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Prepararsi al progetto

Cercare informazioni, supporto e partner

La ricerca di informazioni è un processo continuo, che interessa la formulazione dell’idea progettuale e si estende all’individuazione del bando, alla presentazione del progetto e anche alla sua successiva esecuzione.

In questa prima parte daremo gli spunti per creare la propria “cassetta degli attrezzi” necessaria ad affrontare queste attività preparatorie. Tratteremo tre dimensioni principali, i bandi, i temi e gli attori, tra loro strettamente collegate. Un bando può fornire lo spunto per approfondire un tema, e viceversa; un attore può segnalare temi o opportunità, o essere contattato per affrontarli in modo più efficace.

L’attività preparatoria e di ricerca di informazioni non si esaurisce nel momento in cui si trova un bando o si partecipa a un progetto: deve rappresentare un’attività continua e deve essere parte integrante dei processi di un’organizzazione che intenda lavorare sui progetti europei in modo efficace e sistematico.

Questo punto viene evidenziato nell’esperienza di molte delle interviste raccolte nella nostra sezione dedicata alle “Storie”.

1. Conoscere le opportunità: informarsi su programmi, bandi e scadenze.

La ricerca di informazioni riguarda innanzitutto il monitoraggio delle principali fonti di informazione su programmi, bandi e relative scadenze, per ottenere una conoscenza tempestiva delle opportunità esistenti, per prepararsi e muoversi in tempo utile. Questo è lo scopo di molti dei contenuti di questa Guida. Le principali fonti d’informazione sono:

  • La pagina Bandi di questa Guida, che propone una selezione sia dei bandi a gestione diretta (programmi comunitari) sia dei bandi lanciati nell’ambito dei Fondi Strutturali;
  • La sezione Programmi di questa Guida, che propone semplici schede che permettono di approfondire, attraverso link diretti, la genesi, la documentazione, le istituzioni di riferimento, i bandi e i risultati di tutti i programmi comunitari, nazionali e regionali;
  • Il portale Funding&Tenders della Commissione europea, che raggruppa le informazioni sui bandi, sui documenti di riferimento e sui risultati dei programmi comunitari;
  • Il portale OpenCoesione del Governo italiano, che raggruppa le pagine relative ai bandi, ai temi, ai territori e ai risultati dei programmi finanziati dai Fondi Strutturali;
  • Materiali o informazioni messi a disposizione da punti di contatto nazionali dei vari programmi europei, da antenne o reti tematiche (vedi sotto).

Per evitare di perdere opportunità importanti si consiglia di aggiornarsi sull’insieme di queste piattaforme, almeno per quanto riguarda i settori e i programmi di maggiore interesse.

Per essere davvero pronti, è necessario “puntare” in modo sistematico i programmi comunitari più interessanti per il proprio settore di intervento. Conoscerli in modo approfondito permette di sapere quali tipologie di bandi e progetti occorre monitorare con più attenzione.

È particolarmente importante consultare i programmi di lavoro annuali o pluriennali (workplan) dei programmi europei, disponibili sui siti web delle autorità di riferimento e in una apposita sezione del portale Funding&Tenders. Qui vengono elencate le date indicative di pubblicazione degli inviti a presentare proposte. Molti programmi prevedono grandi “calls” annuali che contengono al loro interno le varie scadenze relative (ad esempio) alle diverse “finestre” di presentazione dei progetti o alle diverse linee di intervento del programma. Consigliamo di cercare e utilizzare questi workplan, quando disponibili, per poter avviare il lavoro di preparazione del progetto ancor prima della pubblicazione della call.

2. Conoscere il settore: approcci, progetti ed esperienze.

In secondo luogo, ma non meno importante, la ricerca di informazioni ha una finalità tematica, legata alla necessità di presentare una proposta il più possibile puntuale ed aggiornata, che risponda a problemi sentiti, contenga elementi di innovazione e sia ben informata rispetto ad altre esperienze, in corso o pregresse. In questo ambito, le possibili fonti di informazione sono tanto ampie quanto lo possono essere i settori specifici in cui si opera e si può realizzare un progetto. Proponiamo a seguire una selezione delle fonti di aggiornamento di natura più generale e trasversale, potenzialmente utili a più settori, programmi e ambiti d’intervento.

Ricordiamo innanzitutto gli strumenti di approfondimento proposti dalla nostra Guida:

  • Una sezione Guide e strumenti, che propone altre fonti di informazione e approfondimento.
 

Tra le proposte della nostra sezione Guide e strumenti, segnaliamo in particolare:

  • Alcune guide con taglio più generale, come la pagina di ricerca fondi della Commissione europea (con ricerca per tipologia, per programma e per argomento) e la Guida di EPRS (servizio di ricerca del Parlamento europeo);
  • Una piattaforma dedicata al settore della cooperazione allo sviluppo, chiamata Capacity4Dev, che contiene analisi e gruppi tematici, articoli, contatti e spunti utili in moltissimi ambiti.

Ricordiamo inoltre che anche alcuni programmi europei hanno specifiche guide, accessibili attraverso il portale Funding&Tenders o attraverso i siti delle rispettive autorità di gestione, agenzie e contact point nazionali. Nello stesso modo, le organizzazioni-ombrello europee e i propri partner sono, in tutti i casi, una preziosa fonte di ispirazione e informazione.

Infine, è possibile aggiornarsi partecipando attivamente (o seguendo in streaming) i più importanti eventi dedicati al proprio settore. Abbiamo dedicato un articolo a questa forma di approfondimento. Ne riprendiamo i punti principali:

  • Le “settimane europee” e le “giornate europee” sono occasioni privilegiate di aggiornamento e scambio tra gli attori impegnati in un determinato settore: Digitale, Gioventù, Ambiente, Sviluppo, Regioni e Città, Sport, Mobilità, Industria, Dati… solo per citarne alcune;
  • Nell’ambito dei programmi europei vengono organizzati Infoday a livello europeo e nazionale per illustrare opportunità e novità ai potenziali beneficiari, normalmente al momento del lancio di nuovi programmi di lavoro e di nuove call;
  • La Commissione europea ha un’apposita pagina eventi con workshop e webinar organizzati ogni giorno e un servizio streaming per accedere direttamente a i relativi materiali video. Le agenzie esecutive, le agenzie nazionali, le istituzioni e i principali programmi europei hanno inoltre propri canali YouTube attraverso i quali accedere ad altri materiali.

3. Conoscere gli attori: partner e reti di supporto.

In terzo luogo, il lavoro preparatorio per avvicinarsi a un progetto europeo ha un’importante componente relazionale. I progetti europei richiedono partnership capaci di far emergere le idee migliori e riunire le capacità per realizzarle; ed esistono varie organizzazioni e reti di sostegno per avvicinare i progetti europei ai loro potenziali beneficiari.

Le relazioni con partner e reti sono un ingrediente indispensabile per costruire progetti europei di successo e permettono di conoscere le novità e le opportunità nel proprio settore. Abbiamo quindi dedicato vari articoli specifici a questo tema. Riprendiamo gli spunti principali.

Per quanto riguarda la ricerca dei partner:

  • Nell’ambito del portale Funding&Tenders (citato più sopra) esiste un sistema unico di ricerca partner e un sistema unico di ricerca dei progetti realizzati sui diversi programmi europei. I database di progetti realizzati sono infatti sia una fonte di aggiornamento su quanto già realizzato, sia una fonte di potenziali partner su temi e programmi di interesse;

Esiste inoltre una pagina dedicata della Commissione europea (e un articolo dedicato sulla nostra Guida) che riprende queste e altre piattaforme di raccolta dei risultati dei progetti europei.

Altri aspetti importanti riguardanti la gestione della partnership sono illustrati in un capitolo dedicato.

Per quanto riguarda le strutture di supporto, consigliamo di:

  • Informarsi e conoscere le iniziative specifiche di supporto nel proprio territorio, tra cui quelle organizzate dai partner della Guida;
  • Fare riferimento ad agenzie e punti di contatto nazionali, che hanno lo scopo specifico di avvicinare i beneficiari nazionali alle opportunità offerte dai programmi europei;
  • Contattare e associarsi alle organizzazioni-ombrello attive a livello europeo in moltissimi settori, utili per conoscere le opportunità, conoscere buone pratiche ed evoluzioni nel proprio settore, instaurare un dialogo costruttivo con le istituzioni europee e incontrare nuovi partner in tutta Europa;
  • Valutare un contatto diretto con le Agenzie, le Direzioni Generali e i funzionari della Commissione, che però deve avvenire in casi specifici e giustificati, dando la priorità ai vari punti di contatto già esistenti presenti sul proprio territorio, in Italia o nel proprio settore. Esistono a questo scopo un sistema di ricerca dei riferimenti delle varie istituzioni e un repertorio elettronico di tutte le istituzioni comunitarie e dei relativi funzionari;

Iniziare la propria esperienza nell’ambito dei progetti europei in partnership con organizzazioni che hanno già lavorato con successo in questo ambito e sono disponibili a svolgere il ruolo di capofila. Valutando anche il coinvolgimento di consulenti esperti nell’ambito dei progetti europei (il cui ruolo va ben integrato in quello dell’organizzazione) e un rafforzamento del proprio staff attraverso corsi e percorsi di specializzazione dedicati.

Scegliere il bando

Il primo discrimine per la scelta del bando è dato dalla corrispondenza tematica e sostanziale tra gli obiettivi del progetto e i gli obiettivi del bando. Come già illustrato, ogni bando europeo vuole dare una risposta a priorità politiche definite da chi finanzia e lo gestisce. Ogni proposta di progetto deve dare un contributo convincente a queste priorità.

Prima di monitorare i bandi è dunque opportuno definire in modo chiaro l’obiettivo e la logica d’intervento generale del proprio progetto. Questo non preclude la possibilità di adattare l’idea progettuale a un bando specifico, ma evita che l’associazione di un bando all’idea progettuale risulti eccessivamente complessa o non ottimale. Esiste infatti un’ampia varietà di bandi pubblicati e ciascun bando è diverso per criteri di ammissibilità e tipologia di azioni finanziabili. Abbiamo a questo tema un apposito articolo.

Inoltre, a seconda del tipo di programma e del tipo di intervento prescelto varia anche il grado di complessità dei bandi. Esiste una differenza tra i bandi finanziati dai fondi strutturali e quelli finanziati dai programmi europei, illustrata a seguire. Ma anche all’interno dei programmi europei esiste un diverso grado di elaborazione e di complessità tra programmi che hanno per missione l’innovazione e l’avanzamento dell’Europa in settori “di frontiera”, o sulle grandi sfide del mondo di oggi (es. Horizon Europe) e programmi che hanno per missione il coinvolgimento dei cittadini o la realizzazione di progetti per i giovani (es. Erasmus+ e CERV). Senza dimenticare il supporto di punti di contatto nazionali, che, in tutti i casi, hanno l’obiettivo di avvicinare i progetti europei ai cittadini, come illustrato più sopra. Abbiamo dedicato un apposito articolo anche al tema della “fattibilità” di un progetto per organizzazioni meno strutturate.

Il secondo discrimine per la scelta del bando è dato dalla territorialità dell’idea progettuale: il progetto può acquisire maggiore concretezza e impatto con una realizzazione a livello europeo (che preveda il coinvolgimento di attori in altri Stati) oppure a livello locale

Laddove i programmi di cooperazione territoriale e i bandi finanziati dai fondi strutturali si applicano per definizione a un determinato territorio, i programmi comunitari a gestione diretta sono maggiormente focalizzati su una specifica tematica (ambiente, salute, cittadinanza, ecc…). Inoltre, i bandi finanziati dai fondi strutturali hanno al centro la realizzazione di azioni utili ed efficaci per il territorio di riferimento, mentre i bandi finanziati dai programmi europei richiedono normalmente interventi in grado di portare un contributo a più paesi e territori d’Europa, con caratteristiche più stringenti in termini di innovatività, replicabilità, “valore aggiunto europeo” e scalabilità.

Questa prima considerazione permette di definire, in prima battuta, a quale delle grandi tipologie di progetti europei l’idea progettuale potrà fare riferimento: fondi strutturali, programmi di cooperazione territoriale o programmi comunitari.

Al fine di ottenere maggiori possibilità di finanziamento, la proposta deve declinarsi secondo quanto richiesto dal bando, pena risultare non pertinente o inadatta a rispondere alle richieste dell’Ente finanziatore. Quanto da esso previsto (in termini di priorità e azioni, ma anche di ammissibilità, territorialità e altri criteri formali) deve dunque essere analizzato attentamente e comparato in modo critico con la propria idea progettuale.

Un terzo discrimine, molto importante, è infatti dato dai criteri di ammissibilità, che possono riguardare varie dimensioni:

  • la tipologia di organizzazioni finanziabili (ad esempio, i bandi possono essere o meno aperti a soggetti “profit”, a enti pubblici o a diverse forme di associazione o di impresa),
  • i territori ammissibili (v. sopra),
  • i tipi di azioni ammissibili (ad esempio, possono essere o meno ammissibili azioni di formazione, di diffusione e disseminazione, di scambio di buone pratiche, di ricerca, di realizzazione di piattaforme, di sviluppo di prototipi, ecc.),
  • i tipi di costi ammissibili (ad esempio, può essere o meno ammissibile il rimborso di costi di staff, di costi amministrativi, di viaggio, per attrezzature, materiali, servizi esterni, ecc.), nonché la soglia massima di finanziamento erogabile (espressa sia in valore assoluto, sia in percentuale) sul totale dei costi del progetto;
  • criteri formali di varia natura, come ad esempio le dimensioni e la copertura geografica della partnership, la capacità e il livello di esperienza pregresso su tematiche tecniche, le capacità organizzative e di staff delle organizzazioni proponenti, l’equilibrio finanziario e l’assenza di situazioni di esclusione (bancarotta, frode, procedimenti giudiziari e amministrativi, irregolarità fiscali e contributive, ecc.).

Al momento della scelta di un bando è dunque necessario verificare che tali criteri siano compatibili con la natura dell’organizzazione, della partnership e del tipo di progetto che si intende realizzare. Il mancato rispetto dei criteri di ammissibilità può produrre un’immediata bocciatura della proposta.

Un aspetto specifico dei criteri di ammissibilità, nonché un , riguarda le risorse necessarie al progetto. I benefici del progetto devono essere commisurati alle risorse da mettere a disposizione, al tempo dedicato e al carico di lavoro previsto. Infatti la preparazione del progetto, e poi la realizzazione del progetto stesso, è un’attività che impiega risorse di tempo e di personale da dedicare agli aspetti tecnici e sostanziali dell’attività, e agli aspetti di gestione del progetto, di reportistica, di coordinamento con i partner, di gestione della parte amministrativa e di rendicontazione.

Inoltre, quasi tutti i bandi prevedono un vincolo di cofinanziamento: il contributo comunitario è condizionato a una qualche forma di investimento da parte dei soggetti proponenti, con una percentuale che varia a seconda del bando e della tipologia di progetto. Parte del cofinanziamento può normalmente essere coperto direttamente dai partner di progetto attraverso la valorizzazione del personale interno (ore uomo) o da risorse e contributi esterni. I progetti europei vietano forme di doppio finanziamento e la realizzazione di profitti o surplus tramite i finanziamenti ricevuti.

Questi aspetti sono ulteriormente approfonditi in un apposito capitolo dedicato alla rendicontazione.

Infine, un quinto discrimine è dato dalla dimensione temporale, che va considerata prima, durante e al termine dell’implementazione del progetto. “Fare i conti con il calendario” è necessario per verificare di avere il tempo necessario per preparare una proposta progettuale completa, considerando anche il tempo per rileggere e correggere l’intero progetto prima dell’invio della proposta. La scadenza è pertanto uno dei primi aspetti di un bando cui prestare attenzione.

Occorre valutare con attenzione anche la durata del progetto, in quanto il tempo di realizzazione richiesto e l’ordine di esecuzione delle attività costituiscono fattori di valutazione importanti e devono essere coerenti con quanto previsto dal bando.

L’analisi della dimensione temporale di un progetto avviene tipicamente attraverso un “cronoprogramma” o “diagramma di Gantt” (esempio qui sotto).

Gli elementi principali di un bando e di una proposta

L’attività di preparazione di un progetto inizia con una lettura estremamente attenta del bando.

Nell’analisi di un bando è importante soffermarsi su alcuni elementi formali che possono risultare dirimenti per valutare un’eventuale partecipazione:

  • I criteri di ammissibilità e il tempo disponibile per la presentazione del progetto (aspetti materiali che possono portare a escludere molto rapidamente, per motivi di forza maggiore, la partecipazione a un progetto);
  • Il budget disponibile e il contributo massimo erogabile (che definiscono, congiuntamente, il numero massimo indicativo di progetti finanziabili, e dunque il livello di “competizione” generato dal bando).

A seguire, come già illustrato, vanno considerati tutti gli aspetti di natura sostanziale, quali ad esempio l’allineamento tra gli obiettivi, le azioni ammissibili, i destinatari e il tipo di attività previste per il proprio progetto; i criteri di valutazione e la modulistica da utilizzare.

Gli elementi di un bando e di una proposta progettuale seguono una struttura generale simile, pur variando in funzione del tipo di progetto.

Il testo che segue riporta (in modo sintetico e non esaustivo) i contenuti più tipici di un bando e di una proposta progettuale.

Fondi Strutturali: principali sezioni e contenuti di un bando.

  • Bando: informazioni sull’Amministrazione Aggiudicatrice, sull’oggetto del progetto e sull’importo di riferimento; informazioni di carattere giuridico, economico, finanziario e tecnico (cauzioni e garanzie richieste, modalità di pagamento, forme giuridiche ammesse in caso di consorzi, requisiti di capacità economica e finanziaria, requisiti di capacità tecnica); criteri di aggiudicazione, tempistiche e scadenze.
  • Decreto: emesso dall’Autorità di Gestione, esprime l’approvazione ufficiale per la pubblicazione del bando pubblico.
  • Documento istruttorio: indicazione della documentazione regionale, nazionale ed europea di riferimento.
  • Disciplinare: riprende tutti i punti espressi nel bando e presenta alcune norme integrative: modalità di partecipazione, procedure di aggiudicazione, tempistiche e modalità di presentazione delle offerte (normalmente suddivise in documentazione amministrativa, documentazione tecnica e offerta economica).
  • Capitolato: documento tecnico che illustra le specifiche richieste per la realizzazione del progetto: descrizione delle finalità e dei risultati attesi, caratteristiche delle attività richieste, modalità di esecuzione, presentazione del gruppo di lavoro. Capitolato e disciplinare spesso sono presentati congiuntamente.

Fondi Strutturali: principali sezioni e contenuti di una proposta.

  • Domanda di partecipazione: documento in cui il proponente presenta le sue generalità e chiede formalmente di essere ammesso al bando.
  • Documentazione amministrativa: documentazione relativa alla presentazione di dichiarazioni sostitutive (ai sensi del DPR 445/2000), bilanci, documenti di capacità tecnica e economica.
  • Documentazione tecnica: presentazione del progetto nel rispetto di quanto specificato nel capitolato tecnico, inclusiva degli allegati (ad esempio i curricula dei partecipanti al gruppo di lavoro).
  • Documentazione finanziaria: offerta economica indicante il corrispettivo richiesto per la realizzazione di tutte le attività, formulata tenendo conto di tutti gli elementi descritti nell’offerta tecnica, degli elementi di dettaglio richiesti e degli importi / quote massime di finanziamento.

Programmi comunitari: principali sezioni e contenuti di un bando.

  • Guidelines for grant applicants, ovvero il bando propriamente detto. Include informazioni:
    1. Di background (fondamenti strategici e bisogni cui intende rispondere il bando),
    2. Sugli obiettivi (da riprendere nel proprio progetto),
    3. Sul budget disponibile (totale, massimo e minimo per ogni progetto e quote di finanziamento),
    4. Sulla tempistica (per la presentazione della proposta e per i passaggi successivi), Sui criteri di ammissibilità (dei proponenti, delle azioni e dei tipi di costo),
    5. Sulle modalità di partecipazione (portali, processo di selezione, formulari e altre informazioni).

      Alcuni bandi sono in realtà “cluster di bandi” che includono al loro interno obiettivi, budget e criteri specifici per ognuno dei singoli bandi propriamente detti.

  • Tra gli allegati principali, normalmente associati a ogni bando, citiamo in particolare:
    1. L’application form (modello per la presentazione del progetto);
    2. L’evaluation grid (criteri e punteggi sulla cui base verrà valutata la proposta; includono in genere una valutazione delle capacità del consorzio e del team, della rilevanza dell’azione rispetto a obiettivi e bisogni espresso dal bando, della coerenza e della solidità della proposta, dell’approccio individuato, della sua fattibilità, del suo potenziale impatto e sostenibilità e della sua efficacia rispetto alle risorse impiegate);
    3. Altri allegati e modelli (es. di budget, di quadro logico e di grant agreement; checklist amministrative e di procedura; documenti da allegare; ecc.).

Programmi comunitari: principali sezioni e contenuti di una proposta.

  • Application form: è la parte più «sostanziale» di una proposta di progetto. Può includere una breve Concept Note, che in alcuni casi viene valutata per pre-selezionare i progetti prima della presentazione della proposta vera e propria. All’interno dell’Application form vanno indicati gli elementi di identificazione formale dei partecipanti al consorzio e loro associati, gli elementi di natura tecnica (ovvero: la descrizione del progetto, l’approccio, il piano d’azione, il team di progetto, in alcuni casi il quadro logico e altri aspetti);
  • Documenti di supporto: all’Application form può essere necessario allegare (o caricare nella piattaforma di presentazione del progetto) documenti di supporto per confermare l’ammissibilità dei partner rispetto ai criteri di esclusione e ai criteri relativi alla loro capacità tecnica e finanziaria;
  • Budget: il budget di progetto è normalmente un foglio di calcolo suddiviso in varie sezioni e linee di costo: risorse umani, viaggi, attrezzature e materiali, costi di ufficio, altri tipi di costi specifici, riserva per imprevisti, tasse e oneri, lavoro volontario e contributi “in kind”, fonti di cofinanziamento. Può essere richiesto di includere quantità, costi unitari e una spiegazione e giustificazione dei costi presentati dal budget. La natura del budget può cambiare anche seconda delle modalità di rendicontazione previste dal progetto (v. sezione dedicata). Costi, cofinanziamenti (e relative tipologie e percentuali) devono essere in linea con i vincoli indicati a bando.