Esistono molti sistemi, articoli e libri dedicati al project management ma forse non tutti sanno che la Commissione europea ha elaborato una propria metodologia, denominata OpenPM2.
OpenPM2 una metodologia per tutti gli europrogettisti
La metodologia OpenPM2 è dedicata a tutti i project manager e a tutti i gruppi di progetto alla ricerca di un sistema gratuito, efficace e semplice per elaborare e gestire i loro progetti europei. OpenPM² si adatta infatti a qualsiasi tipo di progetto, ma è considerato dalla Commissione europea l’ideale per fondi, programmi, progetti e sovvenzioni dell’UE.
È un sistema che si ispira a decenni di buone pratiche nell’ambito dei progetti europei. È stato formalizzato nel 2007, è stato ulteriormente rinnovato nel 2018 ed è oggi utilizzato dalla Commissione e dal Consiglio europeo, dai principali servizi e istituzioni dell’Unione europea e dalle diverse Agenzie incaricate dell’esecuzione dei programmi e delle politiche dell’UE.
Che siate alle prime armi nel settore dell’europrogettazione, europrogettisti esperti e desiderosi di affinare strumenti e tecniche, enti pubblici o organizzazioni in cerca di uno “standard” per la gestione dei vostri progetti, OpenPM2 è il sistema che fa per voi.
Una guida esaustiva
La guida di OpenPM2 è direttamente scaricabile dal sito della Commissione europea. La Guida Open PM2 è anche disponibile in italiano, per un più facile accesso agli ottimi strumenti di project management offerti da Open PM2 a tutti gli europrogettisti del nostro paese.
Analizziamone insieme i contenuti principali:
- Una definizione della guida stessa, dei suoi obiettivi e dei suoi potenziali beneficiari. Non sono molto diversi da quelli della nostra Guida, ma hanno un deciso orientamento alla formalizzazione di elementi, processi e metodologie utili all’elaborazione e alla gestione di un progetto;
- Un’analisi dei principali concetti utilizzati in questo ambito. Rispondere alle prime, basilari domande (che cos’è un “progetto”?) ci porta sulla buona strada (un “progetto” ha tempi assegnati, un carattere “unico”, precisi output e varie limitazioni che ne definiscono il perimetro di intervento);
- Una panoramica della metodologia PM2, con particolare riferimento al suo utilizzo nelle diverse fasi della vita di un progetto, alle diverse forme documentali in cui si evolve (dalla prima bozza al rapporto finale, passando per le fasi intermedie) e alle “domande infrequenti” che fanno la differenza nella vita di un progetto;
- Un’analisi dei principali attori nella vita di un progetto, del loro posizionamento reciproco e del loro ruolo: perché ogni progetto è fatto innanzitutto di persone e funziona quando le persone o i gruppi che ne fanno parte riescono a dare il meglio di sé;
- Un’analisi che ci porta, passo a passo e capitolo dopo capitolo, a seguire l’evoluzione di un progetto dal suo inizio alla sua fine, con consigli specifici e una dettagliata trattazione delle fasi intermedie, degli elementi da produrre, dei progressivi checkpoints e delle responsabilità nello svolgimento dei vari processi;
- I diversi aspetti che è necessario tenere sotto controllo durante tutto il ciclo di vita di un progetto: la performance, i tempi, i costi, le relazioni, i bisogni, i cambiamenti, i rischi, le questioni e le decisioni, la qualità, i prodotti, la transizione, gli aspetti operativi e la gestione delle risorse esterne.
I contenuti di OpenPM2 hanno dunque un taglio simile ad una delle sezioni della nostra Guida: getting started… al lavoro! – e ne rappresentano un immancabile integrazione. E rappresentano quanto di più ampio e sistematico possiamo proporvi in questa sezione dedicata alle guide di approfondimento.
OpenPM2 Una guida pronta all’uso
La guida di OpenPM2 va oltre quanto strettamente indicato nel manuale: documenti e soluzioni presentati nei diversi capitoli sono accompagnati da una esaustiva raccolta di modelli pronti all’uso per elaborare e gestire il vostro progetto. Esistono modelli per sistematizzare le prime idee progettuali, modelli per valutarne la rilevanza e l’efficacia nel settore e per i beneficiari di riferimento, modelli per pianificare tempi, modi, responsabilità e risorse all’interno del vostro progetto, modelli per mantenere il controllo di tutti gli aspetti illustrati nella guida e altro ancora.
I modelli sono disponibili in formato .docx e .xlsx, in modo da essere rapidamente utilizzati, modificati ed adattati alle vostre esigenze. Una vera miniera di idee e di approcci per chi lavora con i progetti.
OpenPM2 prevede anche la possibilità di una navigazione più interattiva e di un supporto da parte dei curatori del sistema attraverso un’apposita piattaforma “wiki” accessibile utilizzando un EU Login. Sempre attraverso l’EU Login è possibile scaricare una panoramica della guida tradotta in italiano. Non ricordate come funziona l’EU Login? Potete anche fare riferimento a queste semplici istruzioni, la registrazione è rapida e gratuita: e come abbiamo ricordato in passato, essere registrati vi sarà utile per molte attività nell’ambito del progetti europei.
È possibile ottenere una certificazione nell’applicazione di OpenPM2, anche se il relativo programma di formazione è al momento accessibile soltanto al personale delle istituzioni comunitarie.
Open PM2, un “modo di pensare” i progetti europei”
La nostra Guida dedica ampio spazio al “modo di pensare” i progetti europei e cerca di fornire una risposta alle molte domande riguardanti l’ambito dell’europrogettazione. Ma ora mettiamo insieme le due cose e proviamo a porci “la domanda delle domande”: cosa dobbiamo chiederci quando affrontiamo un progetto europeo, per “pensarlo” nel modo giusto?
Gli strumenti disponibili per chi opera nell’ambito dell’europrogettazione (o vi si avvicina) forniscono informazioni, indicazioni operative e elementi concettuali anche di grande rilevanza, ma raramente affrontano un tema più esistenziale: la mentalità, gli atteggiamenti e i comportamenti che permettono di realizzare un progetto europeo di successo. Si tratta di “domande poco frequenti” che spesso non ci poniamo nell’affrontare i progetti europei, ma che possono fare la differenza.
Ve ne proponiamo una rassegna.
I “mindsets” di OpenPM2, ovvero gli “approcci mentali”
1. Utilizzare i migliori strumenti per trovare compromessi efficaci tra tempi, costi, portata e qualità nel realizzare gli obiettivi del progetto.
2. Rimanere consapevoli del fatto che tali strumenti sono al servizio degli obiettivi di progetto, e non viceversa.
3. Rimanere orientati alla concretezza dei risultati in tutte le fasi e in tutte le attività necessarie all’elaborazione e alla gestione di un progetto.
4. Utilizzare la pianificazione come indispensabile strumento organizzativo e di direzione strategica, non come un limite alle opportunità e al valore che il progetto potrebbe generare.
5. Promuovere una cultura di progetto basata sulla collaborazione, su una comunicazione chiara, sul senso di responsabilità e su principi etici e professionali solidi e condivisi.
6. Assegnare ruoli chiari nella gestione del progetto, associandoli alle persone più appropriate a ricoprirli per il bene del progetto.
7. Bilanciare nel modo più produttivo le “P” della gestione del progetto, che possono essere tra loro in conflitto: Produzione, Processi, Pianificazione, Persone, Premi e Patimenti, Partecipazione, Percezione e Politica.
8. Investire nello sviluppo di competenze tecniche e comportamentali per contribuire al meglio alla realizzazione del progetto.
9. Coinvolgere gli stakeholder del progetto nel cambiamento organizzativo necessario per massimizzare i benefici del progetto.
10. Condividere le conoscenze, gestire attivamente le “lessons learnt” e contribuire al miglioramento della gestione del progetto all’interno della propria organizzazione.
Le “IAQ” di Open PM2, ovvero le “Infrequently Asked Questions”
1. Sappiamo cosa stiamo facendo? Sviluppare una visione chiara e condivisa del progetto. Gestire il progetto usando un approccio olistico e ottimizzare l’intero progetto, non solo parti di esso. Seguire un processo, ma rimanere “agili” e cercare di ricordare regolarmente perché si sta facendo qualcosa.
2. Sappiamo perché lo stiamo facendo? Assicurarsi che il progetto sia importante, che a qualcuno importi davvero. Comprendere i suoi obiettivi, il suo valore e il suo impatto, il suo collegamento a una strategia più ampia. Dare in anticipo una definizione di “successo” per il progetto e fornire il massimo valore in termini di risultati concreti e benefici reali.
3. Sono coinvolte le persone giuste? Le persone fanno funzionare i progetti. Il criterio principale per coinvolgere le persone e assegnare i ruoli del progetto deve essere quello di servire i bisogni e gli obiettivi del progetto, non la politica, l’amicizia, la gerarchia funzionale, la vicinanza o la convenienza.
4. Sappiamo chi sta facendo cosa? Sapere cosa si dovrebbe fare e assicurarsi che gli altri sappiano cosa dovrebbero fare. È chiaro a tutti? Definire chiaramente e capire i ruoli, le responsabilità e gli impegni.
5. Andiamo avanti a ogni costo o rischio? Mostrare rispetto per il lavoro delle persone e per le risorse utilizzate, evitando comportamenti e tattiche azzardati. Tenere a mente che non si tratta solo del risultato finale: conta anche il modo in cui ci si arriva. I progetti vanno gestiti sulla base di valori e principi positivi.
6. È importante? Non tutto è ugualmente importante. Identificare e concordare i criteri e i fattori critici di successo del progetto, identificare il miglior risultato ottenibile (minimizzando risorse e rischi), allocare impegno e attenzione (tattica e strategica) a beneficio sia degli obiettivi, sia della sana gestione del progetto.
7. Questo è un compito per “loro” o per “noi”? Assicurarsi che le persone che agiscono sul progetto e quelle che ne beneficiano lavorino in squadra e verso un obiettivo comune. Un buon lavoro di squadra funziona sempre: incoraggiare una comunicazione chiara, efficace e frequente.
8. Dovrei essere coinvolto? Contribuire da qualsiasi posizione. Essere orgogliosi delle competenze, del valore e dell’atteggiamento positivo che si porta al progetto, qualunque esso sia. Aiutare a coinvolgere tutti coloro che devono essere coinvolti. Promuovere e facilitare i contributi di tutte le parti interessate.
9. Siamo migliorati? Impegnarsi a migliorare continuamente se stessi e l’organizzazione raccogliendo e condividendo le conoscenze. Riflettere su come la squadra di progetto può diventare più efficace, aggiustando di conseguenza pratiche e comportamenti.
10. C’è vita dopo il progetto? Il progetto non rappresenta che l’inizio del ciclo di vita del prodotto o del servizio che si intende proporre! Assicurarsi che il progetto contribuisca al suo successo nel lungo termine.
Possono sembrare domande e approcci di carattere molto generale, ma diventano estremamente concreti una volta calati e visualizzati nella vita dei nostri progetti. Cosa ne pensate? Raccontateci la vostra esperienza attraverso il nostro indirizzo e-mail e i nostri canali Facebook e LinkedIn.
