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S’accommoder de la…

La recherche d'informations et de partenaires 7

La recherche d’informations est un processus continu, qui va de la formulation de l’idée du projet à l’identification de l’appel à propositions, en passant par la présentation du projet et son exécution ultérieure. Les objectifs de cette recherche sont avant tout les suivants nature thématique et résider :

  • la nécessité de présenter une proposition aussi opportune et actualisée que possible ;

  • la vérification nécessaire que l’idée du projet contient des éléments d’innovation, qu’elle n’est pas redondante avec des projets existants et qu’elle tire parti de l’expérience acquise ;

  • l’importance de comprendre quelles organisations (acteurs territoriaux, organisations ou entreprises) sont déjà actives dans le même secteur, dans la zone de référence et en Europe, de l’expérience desquelles on peut s’inspirer et avec lesquelles on peut développer d’éventuels partenariats ;

  • dans le fait qu’une connaissance approfondie de la zone dans laquelle le projet opère est un gage de fiabilité et de crédibilité et constitue un élément important pour une évaluation positive de la part de l’organisme de financement.

Deuxièmement, mais non moins important, la recherche d’informations implique également de surveiller les principales sources d’information sur les programmes, les appels et les échéances qui s’y rapportent. Comme illustré dans les sections précédentes, les sources de référence varient en fonction du type de projet.

Principales sources d’information pour les projets financés par les programmes opérationnels régionaux ou nationaux:

  • Des sections dédiées sur les sites web des autorités de gestion (autorités régionales ou gouvernement italien), généralement sous le titre « appels et financement » (voir les détails fournis dans les sections précédentes) ;

  • Journaux officiels nationaux et régionaux ;

  • Bulletin d’information et matériel d’information disponibles (sur papier et en ligne) auprès des chambres de commerce, des associations professionnelles et des organisations spécialisées ;

  • Les documents de planification nationaux ou régionaux (expliqués dans les sections précédentes), qui permettent de savoir quels sont les domaines d’investissement stratégiques et sur quels axes s’ouvriront les possibilités de financement.

Principales sources d’information pour les projets financés par les les programmes communautaires en gestion directe:

Services dédiés à la recherche d’appels d’offres, dont le le service Infobandi le service de CSVnet proposé par le présent guide.

Grâce à ces mêmes sources, il est souvent possible d’obtenir des informations sur les projets des appels précédents et des outils de recherche de partenaires.

En fait, les projets sont normalement conçus et mis en œuvre dans le cadre de partenariatsIl est très rare qu’une organisation possède à elle seule toutes les capacités techniques et financières pour mettre en œuvre un projet. Le principe du partenariat réside dans l’adoption d’une approche en réseau, visant à réunir des compétences et des capacités (techniques et financières) complémentaires.

La gestion d’un partenariat relève de la responsabilité du Chef de file (ou coordinateur de projet), qui a pour tâche de :

  • gérer les relations avec tous les partenaires, définir et coordonner la répartition des tâches et des responsabilités depuis l’élaboration de la proposition de projet jusqu’à la fin du projet, assurer la communication interne entre les partenaires ;

  • rédiger un accord de partenariat/consortium dans lequel toutes les dispositions organisationnelles, législatives et économiques sont signées par les partenaires du projet ;

  • gérer les relations avec l’organisme de financement au nom du partenariat.

Trouver des partenaires de projet peut s’avérer complexe. Outre les sources mentionnées ci-dessus, il existe de nombreuses bases de données d’experts et d’organisations actives dans le domaine (subdivisées par domaine d’expertise) qui peuvent être consultées.

Le choix de l'appel 8

Avant de suivre les appels d’offres, il est conseillé de définir clairement l’objectif global et la logique d’intervention de votre projet. Cela n’exclut pas la possibilité d’adapter l’idée du projet à un appel spécifique, mais évite d’associer un appel à une idée de projet trop complexe ou sous-optimale. En effet, il existe une grande variété d’appels d’offres publiés, et chaque appel d’offres est différent en termes de critères de sélection. l’éligibilité et le type d’actions actions éligibles au financement.

Le premier facteur discriminant pour le choix de l’offre est la territorialité de l’idée du projet : le projet peut-il acquérir plus de concret et d’impact avec une mise en œuvre au niveau européen (impliquant des acteurs dans d’autres États) ou au niveau local ?

Alors que les programmes de coopération territoriale et les appels financés par les Fonds structurels s’appliquent par définition à un territoire spécifique, les programmes de l’UE en gestion directe sont davantage axés sur un thème spécifique (environnement, santé, citoyenneté, etc.).

Cette première réflexion permet de définir à quels grands types de projets européens l’idée de projet peut se référer : fonds structurels, programmes de coopération territoriale ou programmes communautaires.

Pour avoir plus de chances d’être financée, la proposition doit être conforme à l’appel à propositions, faute de quoi elle ne sera pas pertinente ou ne répondra pas aux exigences de l’organisme de financement. Ce qu’il prévoit (en termes de priorités et d’actions, mais aussi d’éligibilité, de territorialité et d’autres critères formels) doit donc être soigneusement analysé et comparé de manière critique à sa propre idée de projet. Nous donnons ici un exemple pratique de choix possibles à partir d’une même idée de projet.

Imaginons qu’une entreprise souhaite mettre en œuvre un projet visant à améliorer la production d’énergie à partir de sources renouvelables :

  • Si l’idée de base du projet est d’étudier, de définir et de tester un système innovant de production d’énergie, qui peut conduire à une avancée significative de la technologie existante, les appels à la recherche et à l’innovation du programme Horizon Europe spécifiques au secteur de l’énergie sont certainement les plus appropriés ;

  • Si l’idée du projet est plus axée sur la diffusion de pratiques et de systèmes de pointe déjà existants, les appels à propositions du programme Horizon pour le développement des conditions de marché pour la capitalisation technologique ou les appels à la coopération territoriale, dans des mesures spécifiquement dédiées aux questions énergétiques, devraient être évalués ;

  • Si, en revanche, l’idée du projet vise à réduire les obstacles (réglementaires, commerciaux, financiers, etc.) afin de faciliter la transition de l’Europe vers des formes d’énergie plus propres, un volet spécifique du programme LIFE peut être évalué à cette fin ;

  • Si votre idée a une valeur stratégique potentielle au niveau national, elle peut être éligible au financement de l’instrument de relance, qui consacre une grande partie de l’allocation disponible à ces questions ;

  • Si une intervention est envisagée pour réaliser une étude d’impact sur la production d’énergie à partir de sources renouvelables dans un territoire donné, un appel régional du FEDER pourrait finalement être la meilleure source de financement.

Calendrier et ressources 9

La dimension temporelle doit être prise en compte avant, pendant et à la fin de la mise en œuvre du projet. Il est nécessaire de « s’accommoder du calendrier » afin de vérifier que vous disposez de suffisamment de temps pour préparer une proposition de projet complète, en tenant également compte du temps nécessaire pour relire et corriger l’ensemble du projet avant de soumettre la proposition. La Le délai est donc l’un des premiers aspects d’un appel auquel il faut prêter attention.

Une attention particulière doit également être accordée à la durée du projet, car le délai requis et l’ordre dans lequel les activités sont menées sont des facteurs d’évaluation importants. Ils sont généralement présentés sous la forme d’un « calendrier » ou d’un « tableau de bord ».Diagramme de Gantt« (exemple ci-dessous).

Tout comme le calendrier, les coûts du projet ne doit pas être sous-estimée. La préparation d’un projet est une activité à forte intensité de temps et de personnel. L’estimation des coûts pour l’exécution d’un projet et la préparation du budget qui en découle est une activité complexe qui nécessite une attention particulière :

  • L’existence de dépenses spécifiques éligibles au financement ;

  • L’existence d’un seuil de financement maximal pour l’appel (en valeur absolue et en pourcentage) et la nécessité de fournir un cofinancement adéquat ;

  • La nécessité de répartir les charges, les avantages et les responsabilités de manière équitable et fonctionnelle entre les partenaires ;

  • L’existence de formulaires spécifiques de calcul du budget (parfois assez complexes) ;

  • la nécessité de fournir une estimation correcte des coûts (le projet ne doit pas entraîner de pertes pour les soumissionnaires, mais un budget trop élevé, en particulier s’il n’est pas justifié, peut réduire les chances d’attribution).

L’engagement nécessaire à la préparation d’un projet européen et la contrainte du cofinancement (nécessaires pour la plupart des projets européens) impliquent que la contribution de l’UE est conditionnée – avant tout – par une certaine forme d’investissement de la part des entités proposantes. Comme nous l’avons déjà mentionné, le pourcentage de cofinancement européen varie en fonction du type de projet.

Une partie du cofinancement peut être couverte directement par les partenaires du projet grâce au développement du personnel interne (heures de travail).

Dans certains programmes et exclusivement pour les entités publiques (ou assimilées), la part de cofinancement peut être couverte par le fonds renouvelable ministériel italien.

Dans un souci de synergie entre les projets européens, la programmation communautaire prévoit la possibilité de cumuler Financement de l’UE par les programmes de l’UE et les fonds structurels. Cette possibilité est limitée à certains programmes et exclut la double couverture des mêmes catégories de coûts.

Enfin, lors de la conception d’un projet, il est nécessaire d’évaluer soigneusement les ressources humaines dédiées.

Au moins deux personnes doivent être envisagées au stade de la préparation de la proposition : un expert technique dans le domaine et un gestionnaire de projet, qui est responsable de la coordination avec les partenaires et de la gestion de la partie plus administrative, relative aux procédures typiques des projets européens.

Lors de l’élaboration du projet, il est nécessaire d’évaluer qui et pendant combien de temps sera réellement en mesure de travailler sur les activités prévues, constituant ainsi le futur « groupe de travail » du projet. Les ressources humaines impliquées peuvent faire partie du personnel de l’organisation proposante ou être recrutées spécifiquement pour la mise en œuvre du projet. Les principaux éléments utilisés pour évaluer la qualité de l’équipe sont l’expérience antérieure, le temps consacré au projet, la faisabilité de la charge de travail, la complémentarité des compétences et leur correspondance avec les activités du projet.