Rapports sur les projets européens

Comment et pourquoi parler de reporting

Le reporting est l’un des concepts les plus fréquemment associés au monde de l’europlanning. Dans certains cas, c’est aussi l’un des processus considérés comme les plus difficiles par ceux qui s’en approchent.

Pour résumer les principaux points de la question, le « reporting » est un processus qui

Il concerne la planification, la gestion et l’établissement de rapports financiers ;
Il est étroitement lié aux autres aspects de la vie du projet (préparation de la proposition, budgétisation, exécution des activités, archives du projet, relations avec les partenaires, suivi, rapports) ;
Elle est encadrée par un certain nombre de principes généraux, que nous aborderons dans cette étude approfondie, et par un certain nombre de procédures et de critères plus spécifiques définis dans les programmes et les appels d’offres, pour lesquels une analyse au cas par cas est nécessaire ;
Cela est nécessaire pour obtenir des fonds européens. Un mauvais rapport peut entraîner un surcroît de travail considérable, le non-décaissement d’une partie du financement ou une demande de remboursement de la part de l’autorité de gestion. Au contraire, un bon rapport soutient et est soutenu par un bon suivi et une bonne exécution technique des activités du projet ;
Elle trouve son fondement et ses lignes directrices dans un certain nombre de règlements de base, mais ceux-ci laissent la définition de la nature spécifique des pièces justificatives accompagnant les demandes de paiement (un aspect central du reporting) aux autorités qui gèrent les différents programmes.

Les procédures, les critères et les documents requis – et par conséquent les modalités d’établissement des rapports – peuvent donc varier en fonction du type de fonds, des programmes et de l’organisation interne des différents appels. Pour cette raison, il n’est pas possible de fournir un traitement universel, complet et exhaustif du sujet, mais il est possible de fournir les outils de base pour traiter de manière adéquate les rapports.

Les bases de la déclaration : les règlements

Le règlement 2018/1046 du 18 juillet 2018 (« règlement financier ») établit les règles financières applicables au budget général de l’Union. En fait, les « projets européens » (entendus de manière générique et déclinés à leur tour en divers types et modes de mise en œuvre) sont le principal moyen par lequel le budget de l’UE est mis en œuvre. Le règlement financier prévoit notamment

Une indication spécifique des règles et instruments applicables aux programmes en gestion directe, gérés directement par les services de la Commission européenne et ses agences exécutives ;
Certaines règles générales s’appliquent aux fonds à gestion indirecte (délégués à des pays tiers ou à d’autres organismes, les détails des règles applicables étant précisés dans des accords spécifiques) et aux fonds structurels (dont la gestion est partagée avec les États membres et qui sont soumis à des règles spécifiques).

Les dispositions et instruments concernant spécifiquement les Fonds structurels sont contenus dans le règlement 2021/1060 du 24 juin 2021 (« Dispositions communes » applicables aux Fonds structurels et aux autres fonds dont la gestion est partagée avec les États membres).

Voici quelques-uns des concepts les plus importants énoncés dans ces règlements. Veuillez vous référer aux programmes et appels à propositions individuels pour des informations plus précises et spécifiques. Il existe en fait plusieurs méthodes de déclaration et une certaine discrétion est laissée aux différentes autorités de gestion des fonds en ce qui concerne leur application.

Les formes de contribution (et de rapport)

Dans le contexte des subventions, c’est-à-dire la forme de « projet européen » la plus traitée dans notre guide, les contributions de l’Union européenne peuvent prendre l’une des formes suivantes, dont découlent diverses formes de rapports.

Remboursement des coûts éligibles réellement encourus : une forme de contribution liée à la méthode de rapport la plus courante, c’est-à-dire le remboursement des dépenses éligibles, documentées par des pièces justificatives et communiquées au bénéficiaire dans les délais.
Coûts unitaires : contribution versée en référence à un « montant par unité », couvrant toutes ou certaines catégories de coûts éligibles (lorsque la catégorie de coûts, le montant unitaire et le nombre maximal d’unités sont clairement identifiés à l’avance). Dans ce cas, le rapport consiste à documenter correctement le nombre d’unités auxquelles le montant par défaut est appliqué et à exécuter correctement la formule de calcul.
Financement forfaitaire (ou lump-sum) : une contribution couvrant des catégories spécifiques de coûts éligibles, pour laquelle un pourcentage (prédéterminé) est appliqué au montant des autres coûts éligibles. Dans ce cas, le processus de déclaration exige une documentation appropriée de la « base » des coûts éligibles sur laquelle le taux fixe est calculé, ainsi que le calcul correct du pourcentage indiqué.
Sommes forfaitaires : une contribution qui couvre de manière générale (et même forfaitaire ) toutes ou certaines catégories spécifiques de coûts éligibles (clairement et préalablement identifiées). La subvention peut être subordonnée à la réalisation de « macro » critères définis en amont (par exemple, la production d’un résultat ou le franchissement d’une étape du projet).
Financement non lié aux coûts des opérations : contribution couvrant, par exemple, le fonctionnement et l’activité permanente d’organisations considérées (en elles-mêmes) comme particulièrement importantes pour l’accomplissement de la mission de l’UE.

Les différentes formes de contribution peuvent être combinées au sein d’un même programme ou projet. Les modalités applicables sont définies (par les programmes, les appels et les autorités de gestion des fonds) en fonction du type d’intervention requis, de ses objectifs et des méthodes comptables de ses bénéficiaires potentiels.

En particulier, les modes de contribution de type coût unitaire, taux forfaitaire et montant forfaitaire sont particulièrement utilisés lorsque l’activité exercée et les paramètres identifiés permettent un paiement sur une base plus simple mais néanmoins objective (par exemple, production d’un produit « matériel » et spécifique, remboursé sous forme de montant forfaitaire ; remboursement de jours de travail à un coût unitaire prédéfini ; etc.)

Les prêts à taux fixe peuvent être utilisés pour couvrir les coûts indirects d’un projet, c’est-à-dire les coûts encourus pour la gestion générale de l’activité mais qui ne sont pas directement imputables au projet lui-même. Dans ce cas, les coûts indirects sont remboursés sous la forme d’un pourcentage fixe des coûts directs éligibles. Le pourcentage est prédéfini par l’autorité de gestion, tandis que le montant des coûts directs éligibles auquel le pourcentage s’applique doit être documenté et rapporté.

Le financement forfaitaire peut également être utilisé pour simplifier les rapports : par exemple, il peut être demandé d’exprimer les coûts directs de personnel sous la forme d’un pourcentage prédéfini des autres coûts directs éligibles et à déclarer, ou inversement, les autres coûts directs sous la forme d’un pourcentage prédéfini des coûts directs de personnel éligibles et à déclarer.

Comment les fonds européens sont-ils utilisés ?

Ce qui vient d’être illustré (et, en général, ce qui a été proposé dans cette étude approfondie) peut s’appliquer à diverses formes d’utilisation des fonds européens, mais il est particulièrement approprié pour une forme spécifique : les subventions, qui sont la forme la plus connue d’utilisation des fonds européens.

Dans un souci d’exhaustivité, nous énumérons ci-dessous les possibilités d’utilisation des fonds européens, chacune d’entre elles faisant l’objet de règles spécifiques au sein du règlement financier.

a. Subventions : Cofinancement accordé à une organisation pour la réalisation d’un projet (ou d’une activité) conforme aux objectifs des institutions de l’UE. Il s’agit de la principale forme de financement des organisations à but non lucratif, celle à laquelle on fait généralement référence lorsqu’on parle de « projets européens » et celle qui est la plus largement abordée dans notre guide Europlanning. Elles se répartissent à leur tour en deux grandes catégories : les subventions pour des actions ou des projets (la catégorie la plus connue et la plus répandue) et les subventions de fonctionnement (destinées à financer le travail d’organismes spécifiques dont l’action s’inscrit dans le cadre d’une politique de l’UE).

b. Approvisionnement : les paiements pour la fourniture de biens, de travaux ou de services spécifiquement requis pour répondre aux besoins particuliers des institutions de l’UE. Ils sont normalement destinés à des organisations privées spécialisées dans la fourniture d’un certain type de produit, de travail ou de service.

c. Prix : les paiements effectués en reconnaissance des lauréats du concours (personnes ou organisations méritantes).

d. Prêts : financement accordé contre l’engagement de le rembourser, normalement avec un certain intérêt. Ils sont normalement gérés par des institutions financières ou des intermédiaires financiers. Les prêts et les garanties (voir le point suivant) sont choisis comme forme d’intervention par les institutions de l’UE, en particulier lorsqu’il est nécessaire d’atténuer les conditions du marché qui empêchent les banques privées ou les établissements de crédit de prêter normalement (par exemple, les taux adoptés par les banques ne sont pas abordables pour les bénéficiaires ou les interventions financées ont un rendement économique trop incertain ou à trop long terme pour être financées par une entité privée).

e. Garanties : les fonds utilisés pour faciliter les prêts par des tiers (institutions financières ou intermédiaires financiers). Le créancier (c’est-à-dire le prêteur d’un prêt) peut avoir recours à la garantie fournie en cas de non-remboursement par l’emprunteur.

f. Contributions : sommes déboursées, généralement au niveau national ou régional, pour faciliter les activités et les investissements dans des zones où les opérateurs économiques seraient désavantagés en termes physiques (par exemple, conditions géographiques défavorables) ou en termes de marché (par exemple, revenus économiquement non viables).

L'éligibilité des coûts et les principes généraux d'établissement des rapports

Pour être inclus dans le budget d’un projet et, en particulier, pour pouvoir être remboursés dans le cadre d’une subvention, les coûts doivent être éligibles, c’est-à-dire qu’ils doivent entrer dans l’une des catégories (spécifiquement prévues dans le programme ou l’appel) pour lesquelles le cofinancement de l’UE est autorisé. L’éligibilité couvre plusieurs dimensions :

Le type d’activité (par exemple, les activités de formation, l’échange de bonnes pratiques, le développement d’un produit ou d’un service, la communication, etc. peuvent être considérés comme éligibles) ;
Le type de coût (par exemple, les frais de déplacement, les coûts de main-d’œuvre du personnel ou des prestataires externes, la location de salles et d’espaces, l’impression de matériel, l’achat ou la location de matériel et d’équipement, les coûts indirects, etc ;
Le champ géographique de référence (les programmes ou les appels définissent les pays ou les territoires dans lesquels les activités du projet peuvent être menées) ;
Le cadre temporel de référence (les coûts doivent être encourus et se référer temporellement à la période de mise en œuvre du projet ou d’éligibilité des dépenses. À de rares exceptions près, les coûts remboursables ne peuvent pas se rapporter à une période antérieure au démarrage du projet ou postérieure à son achèvement, à des projets déjà entamés ou à des actions achevées, que les paiements correspondants aient déjà été effectués ou non).

Afin de répondre aux différents critères d’éligibilité, la convention de subvention (la base contractuelle pour la mise en œuvre d’un projet) doit inclure (comme éléments minimaux) une indication de la date et de la durée du projet, une description des activités prévues, le montant maximum du financement, un budget pour l’action et la forme de la subvention.

Outre le respect des règles d’éligibilité, les coûts faisant l’objet d’une demande de remboursement doivent respecter plusieurs principes généraux :

Pertinence. Les coûts doivent être cohérents avec les définitions et les éléments de coût, les quantités et les limites, les valeurs unitaires et les valeurs totales explicitement indiquées dans le budget approuvé du projet, l’appel à propositions et le programme ;
Nécessité. Les coûts déclarés doivent être nécessaires à la mise en œuvre des actions prévues par le projet, telles que définies dans la proposition soumise et approuvée (résultats, activités, plan de travail), et doivent pouvoir y être rattachés ;
Efficacité. Les coûts déclarés doivent être réellement encourus par le bénéficiaire et clairement liés au projet ;
La vérifiabilité. Les coûts remboursés doivent être démontrables, c’est-à-dire qu’il doit y avoir une documentation adéquate pour prouver leur décaissement (par exemple, des factures acquittées ou des documents de même valeur) ; ou il doit y avoir une base documentaire autorisant leur remboursement (par exemple, des montants forfaitaires, des taux fixes ou des coûts unitaires prévus dans l’appel et dans le projet approuvé) ;
Traçabilité. Les coûts déclarés doivent être traçables grâce à une comptabilité correcte et complète. Elles doivent notamment être enregistrées dans les documents comptables, budgétaires et de gestion financière du bénéficiaire, conformément aux principes et règles comptables qu’il applique en vertu de la législation en vigueur ;
Légalité. Les coûts déclarés doivent être conformes aux exigences légales (règles budgétaires, fiscales et de sécurité sociale nationales) ;
Raisonnable. Les coûts déclarés doivent être conformes aux principes d’économie, d’efficience, d’efficacité et de bonne gestion financière. Les bénéficiaires sont censés agir avec « rationalité économique » pour éviter les coûts inutiles, redondants ou excessivement élevés, en essayant de les maintenir au niveau le plus bas compatible avec les activités et les résultats du projet en termes quantitatifs et qualitatifs.

Cofinancement (et aspects connexes)

À quelques exceptions près, les ressources nécessaires à la mise en œuvre d’un projet ne doivent pas provenir entièrement de la subvention de l’UE et doivent être le résultat d’un cofinancement. Les ressources nécessaires au cofinancement peuvent prendre différentes formes : financement par des tiers, ressources économiques du bénéficiaire, revenus générés par les actions du projet ou contributions en nature. Certaines contraintes supplémentaires doivent être prises en compte :

Interdiction de cumul. Une seule subvention peut être accordée pour une même action au titre de la même ligne de financement communautaire. Une action peut être financée conjointement sur des lignes budgétaires distinctes. Le demandeur doit fournir des informations sur les demandes et subventions multiples relatives à la même action ;
Interdiction du double financement. Les mêmes coûts ne peuvent en aucun cas être financés deux fois. Les sources et les montants des financements de l’UE reçus ou demandés dans le cadre de la même action doivent être indiqués à l’avance. Par exemple, les frais d’une seule et même personne, même si elle est employée sur plusieurs projets européens, ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de remboursement pour un montant supérieur à son temps total d’engagement (ce qui impliquerait un double financement) ;
Interdiction de profit. Si le cofinancement par les recettes du projet est possible, les subventions n’ont pas pour objet ou pour effet de produire un profit pour le bénéficiaire. Le bénéfice est défini comme l’excédent des recettes sur les dépenses, calculé en équilibre et strictement sur ce qui a été réalisé et généré par les activités du projet. Toutefois, des exceptions à cette règle sont possibles (par exemple, les revenus destinés à assurer la continuité des activités après la période de financement).

Justification des dépenses

La justification des dépenses réelles encourues dans le cadre d’un projet, qui est nécessaire pour établir un rapport et demander un remboursement, nécessite, en général, des documents prouvant les aspects suivants :

L’origine de la prestation ou de la fourniture, c’est-à-dire le document sur la base duquel un bien ou un service particulier a été fourni. Les documents de référence sont les contrats (contrats de travail ou de service), les lettres de mission, les bons de commande, etc ;
La description du service ou de la fourniture, qui peut être trouvée (en plus des documents mentionnés ci-dessus en termes généraux) dans d’autres documents plus précis et spécifiques : factures, reçus, coupons, rapports d’activité et feuilles de temps – documents prouvant la quantité et la qualité des biens et services non seulement convenus, mais également effectivement fournis – et leur pertinence réelle pour le projet ;
Le paiement effectif du service ou de la fourniture, qui est généralement attesté par des copies de virements, des relevés bancaires et des reçus ;
La relation du service ou de la fourniture avec le projet et les éléments spécifiques budgétisés et considérés comme éligibles selon les règles de l’appel d’offres. Pour le prouver, il est nécessaire d’organiser ces documents et de rédiger un rapport concis qui permette de reconstituer leur relation avec les activités et le budget du projet.

Tous ces documents servent à prouver le respect des critères d’éligibilité et des principes d’établissement des rapports déjà décrits ci-dessus (éligibilité par type d’activité, type de coût, portée géographique et calendrier ; principes de pertinence, de nécessité, d’efficacité, de vérifiabilité, de traçabilité, de légalité et de vraisemblance).

Ces documents constituent la base du processus d’élaboration du rapport, qui consiste principalement à les collecter, les archiver, les organiser, les vérifier et les synthétiser. Pour que les rapports soient efficaces, ils sont nécessaires :

En amont, que le budget (lignes de coûts) et les activités du projet (plan de travail) ont été établis de manière réaliste, sincère et vérifiable à travers ces documents ;
Dans le processus, qu’il existe un système, un processus et des ressources humaines dédiés à la collecte et à l’archivage adéquat de ces documents ;
En aval, qu’il y ait un travail effectif de synthèse des informations et de préparation des rapports, sur la base des procédures prévues dans l’appel et le programme.

Il est évidemment plus facile de faire rapport si les procédures applicables prévoient des coûts unitaires, des taux forfaitaires ou des montants forfaitaires, mais dans tous les cas, il est nécessaire de justifier l’existence de certains paramètres pour accompagner une demande (par exemple, l’unité à laquelle les coûts unitaires doivent être appliqués, la base sur laquelle les taux forfaitaires doivent être calculés, le rendement ou d’autres paramètres pour le paiement des montants forfaitaires).

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la manière dont certains des éléments de coût les plus fréquents peuvent être traités dans le cadre d’une activité de déclaration.

Il est évident que les mêmes postes de dépenses doivent être déclarés de la même manière par l’organisation chef de file et par les partenaires du projet. Pour ce faire, l’organisation chef de file doit fournir à tous les partenaires des orientations, des outils, des modèles et un soutien clairs. En fait, le chef de projet est responsable de la collecte, de la synthèse et de la cohérence des rapports de l’ensemble du projet, et il est dans son intérêt que l’activité soit menée de manière efficace et cohérente à tous les niveaux et par tous les partenaires du projet.

Types de coûts : coûts de personnel

Les frais de personnel peuvent constituer un élément important du coût total de la mise en œuvre d’un projet européen, dont les activités sont souvent axées sur les personnes ou sur le travail des personnes pour atteindre un objectif commun.

Pour la déclaration des coûts de personnel sur la base des coûts réels, les éléments suivants sont généralement demandés à l’appui : le contrat de travail, les fiches de paie, les formulaires F24 pour le paiement des impôts et des cotisations, un ordre de mission interne indiquant la durée et le nombre d’heures que la personne doit consacrer au projet, une feuille de temps (avec les activités, le temps passé, les signatures de la personne concernée et de la personne responsable), le CV de la personne concernée (pour prouver les années d’expérience et l’expérience spécifique de la personne).

Des éléments similaires peuvent s’appliquer au personnel et aux collaborateurs externes ou assujettis à la TVA, avec l’avantage supplémentaire éventuel (en termes de simplicité et de clarté des rapports) de pouvoir fournir un contrat et un paiement ad hoc pour les activités liées au projet.

Bien entendu, cette liste est indicative : certains appels et programmes peuvent exiger des documents différents ou moins nombreux que ceux indiqués, notamment en cas de remboursement des frais de personnel sur la base d’un coût unitaire (montant prédéfini par jour et par type de profil de poste) ou sur la base d’un taux fixe (application d’un pourcentage prédéterminé sur d’autres types de coûts éligibles).

La déclaration des frais de personnel nécessite des dispositions particulières. Par exemple :

Les frais de personnel constituent une catégorie distincte des frais administratifs et de bureau et des frais généraux, qui sont normalement traités séparément (par exemple, dans le cadre des coûts dits indirects – voir le paragraphe suivant) ;
Il n’est pas possible de déclarer des dépenses de personnel en tant que telles, mais uniquement des dépenses pour des activités effectivement et spécifiquement réalisées dans le cadre du projet et pour celui-ci (il ne peut s’agir d’activités qui seraient réalisées de toute façon). Ces activités (et les ressources humaines correspondantes) doivent bien entendu être prévues dans le budget et le plan de travail du projet ;
Lorsque vous présentez un rapport sur des projets impliquant différents pays, vous devez être prêt à faire face à des réglementations du travail différentes (concernant les formes contractuelles, les heures de travail, les congés, les absences et les jours fériés, la sécurité sociale, etc.)

Types de coûts : coûts administratifs et de bureau

Un très large éventail de coûts peut entrer dans cette catégorie :

Coûts liés à l’infrastructure (par exemple, loyer, nettoyage, entretien, mobilier) ;
Coûts des services publics (par exemple, électricité, eau, chauffage, téléphone et connexions internet) ;
Coûts des consommables de bureau (par exemple, papier, papeterie, recharges) ;
Coûts des activités de bureau (par exemple, comptabilité, archives, réception, secrétariat).

Il s’agit de coûts pour lesquels il est presque toujours difficile de prouver un lien direct avec le projet et ses activités. De nombreux coûts énumérés dans cette catégorie ne sont en fait pas considérés comme éligibles par de nombreux appels et projets. Si elles sont jugées recevables, c’est normalement le cas :

Ou parce qu’ils ont un rapport direct avec le projet et relèvent donc d’autres types de coûts. Par exemple : 1) les coûts de logiciels ou d’équipements informatiques spécifiques, nécessaires à un certain type d’activité, qui relèvent du type de coût analysé au paragraphe suivant ; 2) les coûts du personnel administratif directement affecté aux activités du projet, qui relèvent du type de coût analysé au paragraphe précédent ;
Ou parce que le règlement du projet ou de l’appel à propositions les considère comme des coûts indirects, prévoyant leur remboursement de manière forfaitaire, en appliquant un taux forfaitaire à d’autres catégories de coûts éligibles (coûts directs) plus clairement et directement liés à l’exécution du projet.

Types de coûts : équipements et matériaux (et services externes)

Les équipements et les biens matériels achetés et directement nécessaires à l’exécution du projet entrent dans cette catégorie de coûts. Il peut s’agir d’équipement informatique (matériel ou logiciel) ou d’autres biens et équipements, durables ou consommables, à condition qu’ils soient directement et uniquement nécessaires aux activités du projet.

Il est nécessaire de préciser sa pertinence directe pour le projet et son utilisation effective pour les activités du projet pendant sa période d’exécution. Il ne peut s’agir d’équipements et de matériels utilisés dans le cadre de l’activité générale de l’organisation. Dans le cas des biens consommables, leur utilisation doit avoir lieu entièrement pendant la période d’exécution du projet, tandis que dans le cas des biens durables, leur amortissement annuel doit être calculé, de manière à rapporter leur coût à la période d’exécution du projet.

Les coûts des équipements et du matériel doivent être justifiés par des contrats ou des accords formels et écrits, des bons de commande, des factures et des transferts, ainsi que par des preuves claires de la nature et de l’utilisation des biens fournis. Ils doivent être nécessaires à l’activité du projet et inclus à l’avance dans le budget et le plan de travail.

Il peut être nécessaire de fournir des preuves de la procédure de sélection suivie pour l’achat afin de prouver la conformité avec les critères d’économie, d’efficience, d’efficacité et de bonne gestion financière. Dans certains cas, notamment pour les services, fournitures et services importants ou dans des domaines plus formalisés (par exemple, les institutions publiques), il peut être nécessaire de suivre des règles de passation de marchés spécifiques ou de lancer un appel d’offres spécifique.

En ce qui concerne les coûts d’équipement et de matériel, il convient d’examiner l’éligibilité de cas spécifiques, tels que la possibilité d’inclure des équipements achetés avant le début du projet, des équipements d’occasion ou des coûts de transport et d’installation en tant que coûts éligibles. La location ou l’acquisition d’une licence pour la période et l’utilisation strictement nécessaires au projet peut être validée comme une alternative (souvent plus « agile » en termes de rapports que la gestion d’un bien durable et de son amortissement).

Des règles similaires (avec les différences évidentes dues à la nature du « produit » en question) s’appliquent à l’acquisition de prestations ou de services spécifiques.

Une discussion séparée mérite une catégorie spécifique de « produits », à savoir le matériel de communication et de promotion. Il peut s’agir de services très différents, tels que la conception graphique et les travaux d’impression, le traitement de matériel audio et vidéo, la production de sites web, la traduction de médias produits et l’organisation d’événements publics.

Il s’agit d’activités typiques des projets européens, par nature très étroitement liées au projet et presque toujours présentes parmi les coûts éligibles. Toutefois, il convient de prêter attention aux règles de visibilité établies par la Commission européenne, les autorités de gestion et les spécifications du programme et de l’appel, qui comprennent des critères pour le positionnement des logos, pour la visibilité des financeurs dans les événements et les supports de communication, et pour l’inclusion de références textuelles au projet et à l’origine du financement.

Dans le cas de l’organisation d’événements publics, il convient de prêter attention aux sous-catégories spécifiques de coûts éligibles (par exemple, location de salles, restauration, sécurité, systèmes audiovisuels, déplacements des participants, matériel destiné au public et à la presse, etc.

Types de coûts : frais de voyage

Les frais de voyage comprennent, par exemple, les billets d’avion, de train, de bus et de ferry ; les dépenses liées à l’utilisation d’une voiture pour les besoins du projet (remboursement du kilométrage, assurance, carburant, péages, parking, etc.) ; les dépenses pour les repas, les nuitées ou les indemnités journalières ; l’assurance voyage, les visas, les indemnités de CO2 sur les liaisons aériennes.

Bien qu’il s’agisse d’une catégorie de coûts apparemment plus circonscrite, elle peut faire l’objet d’un traitement différent dans les projets européens. En particulier, il est possible d’appliquer soit des coûts réels, soit des indemnités forfaitaires, telles que des « per diem » pour couvrir les frais forfaitaires de nourriture, de logement et de dépenses par jour (ou par nuit), ou des taux de remboursement fixes appliqués à la distance en kilomètres (pour les frais de voyage).

Il convient d’examiner attentivement les règles applicables à chaque programme ou projet, mais en général, les principes habituels s’appliquent : les coûts doivent être étroitement liés au projet (par exemple, participation à des réunions et événements pertinents par le personnel du projet), être prévus dans le budget et le plan d’activité, ne pas dépasser les plafonds de dépenses (total, par jour ou par voyage), adopter un processus strict de soutien des documents, et adopter un processus strict de soutien des documents (par exemple, par jour ou par voyage). Les coûts doivent être étroitement liés au projet (par exemple, participation à des réunions et événements pertinents par le personnel du projet), être prévus dans le budget et le plan d’activité, ne pas dépasser les plafonds de dépenses (total, par jour ou par voyage), adopter un processus rigoureux de justificatifs et utiliser un critère d’économie (pour un même itinéraire, il convient de choisir la solution la plus directe, la plus avantageuse et la plus économique, en respectant les limites éventuelles en termes de classe de voyage et de classe d’hôtel pouvant être utilisée pour les déplacements et les nuitées).

Types de coûts : contributions en nature

Les « contributions en nature » sont des ressources non financières mises gratuitement à la disposition d’un bénéficiaire par un tiers : par exemple, la mise à disposition gratuite de terrains ou de bâtiments, d’équipements ou de matériaux, ou encore des activités de recherche ou professionnelles ou un travail bénévole non rémunéré.

Par conséquent, il ne s’agit pas (par définition) de coûts remboursables, mais de ressources potentiellement comptabilisables (soit au titre des programmes européens, soit au titre des Fonds structurels) pour évaluer le montant du cofinancement fourni au projet par des sources « non communautaires ». Toujours par définition, il s’agit de ressources pour lesquelles aucun paiement justifié par des factures ou des documents n’a été effectué.

Ils doivent normalement être présentés séparément des autres coûts et leur contribution au cofinancement total du projet ne doit pas dépasser un pourcentage maximum. Leur quantification économique est basée sur des estimations qui peuvent être fournies soit en amont par les règles applicables, soit par le demandeur sur la base de valeurs de marché et/ou de coûts de travaux équivalents.

Le processus de vérification

Le rapport est donc le processus par lequel le bénéficiaire d’un projet européen s’engage à fournir des demandes de paiement complètes, fiables et sincères, avec les coûts éligibles encourus et conformément à la convention de subvention, étayées par des pièces justificatives adéquates et vérifiables, comme l’exige le règlement financier.

L’autorité responsable du programme peut exiger un certificat attestant que les états financiers suivent la méthodologie et les procédures qu’elle a définies et que les coûts déclarés dans la demande de paiement sont exacts, correctement enregistrés et éligibles conformément à la convention de subvention. Ce certificat, exigé pour de nombreux projets européens à chaque paiement ou solde, est délivré par un auditeur externe reconnu, afin d’étayer la conformité des transactions et des dépenses et de fournir une assurance à l’autorité de gestion dans son rôle de responsable de la régularité du programme et des projets financés. Les éléments considérés comme inéligibles par l’auditeur externe sont exclus des demandes de paiement.

Après la conclusion d’un projet, un contrôle supplémentaire peut être effectué sur l’éligibilité des dépenses et l’exactitude des rapports et des paiements y afférents. Pour les parties considérées comme inéligibles, la part correspondante des fonds européens versés est réclamée. Il est donc nécessaire de conserver tous les éléments et documents justificatifs relatifs au rapport pendant plusieurs années après la fin du projet, en adoptant une approche très prudente dans le mode et le calendrier de stockage (au moins cinq ans à compter de la fin de la dernière année au cours de laquelle des paiements ont été enregistrés).

Conseils pour la préparation des projets

Les chefs de file et les partenaires du projet doiventcomprendre clairement les points suivants et être en mesure de les traduire de manière appropriée dans les formes techniques et financières du projet. Pour chacun de ces points, nous formulons quelques « questions de contrôle » utiles pour anticiper les problèmes les plus courants.

Les candidatures, les critères d’éligibilité, les formes de contribution et de rapport et les modèles fournis par l’appel et le programme (bien connaître l’appel est une condition préalable nécessaire tant du point de vue opérationnel que du point de vue du rapport).
Une description détaillée des différentes composantes du projet et des activités connexes.
– Les activités sont-elles pertinentes et efficaces pour atteindre les résultats et les objectifs du projet ? (voir la section sur le cadre logique)– Les résultats et les objectifs du projet sont-ils pertinents pour l’appel ? Les activités envisagées pour le projet sont-elles éligibles dans le cadre de l’appel à propositions ?– Quel est le calendrier (indicatif mais réaliste) pour la mise en œuvre de chaque activité ? Quelles sont les activités qui constituent une condition nécessaire (et donc un frein potentiel) à l’avancement du projet ?– Des activités liées à la gestion technique du projet, à sa gestion financière (et à l’établissement de rapports) ainsi qu’à la coordination et à la communication ont-elles été planifiées ?
Un détail des ressources (matérielles, financières et humaines) nécessaires pour chaque activité.
– Combien de ressources sont déjà disponibles, lesquelles doivent être achetées pour mettre en œuvre le projet, et combien de temps faut-il pour les mettre à disposition ?– Le calendrier des activités est-il cohérent avec l’engagement des ressources qu’elles impliquent dans le temps ?– Quels coûts (ou valeurs monétaires) peuvent être associés à chacune des ressources requises ?– Parmi ces ressources (et les activités auxquelles elles se rapportent), lesquelles sont éligibles à un financement par des fonds européens ? Quels sont ceux qui peuvent être utilisés pour le cofinancement (en complément du cofinancement de l’UE) ?– Quels documents justificatifs peuvent être fournis pour chacune des ressources à déclarer ?– Quel partenaire (et si possible quelle personne) est responsable de chaque activité et devra gérer les ressources correspondantes ? – Par quel système (unique et cohérent) les pièces justificatives (par ligne de coût et par partenaire) et les rapports seront-ils collectés et organisés ? Qui s’en occupera ?
Un budget prévisionnel, dans lequel chaque ligne est associée aux paramètres proposés ci-dessus.
– Les catégories de coûts sont-elles cohérentes avec celles prévues dans l’appel ou le programme et leurs critères d’éligibilité ? – Les plafonds de chaque poste sont-ils conformes aux termes de l’appel à propositions ou du programme ?– Les activités, les ressources à engager et les responsabilités correspondantes sont-elles claires et acceptées par tous les partenaires ? Sont-elles bien équilibrées entre les partenaires et cohérentes avec leurs possibilités opérationnelles ?– Quelle est la part des ressources qui ne sont pas disponibles pour les partenaires du projet et pour lesquelles des ressources externes doivent être trouvées ? Peuvent-ils devenir un frein au projet et à sa durabilité ?– Le pourcentage de cofinancement (ou de financement de l’UE) par rapport au budget total est-il conforme aux paramètres indiqués dans l’appel ou le programme ?
Un plan de travail, une proposition de projet et un budget de projet conformes aux modèles requis par le programme ou l’appel.
– Quelle est sa clarté et son efficacité lorsqu’elle est traduite dans sa forme finale et officielle ? – Existe-t-il des divergences entre la version finale et la version antérieure, y compris à la lumière des « questions de contrôle » précédentes ?– En plus d’être bien organisée en termes de rapports, la proposition conserve-t-elle les caractéristiques d’innovation, d’originalité, d’efficacité et de valeur ajoutée nécessaires à la réussite du projet ?

Recommandations pour la réalisation du projet

Il est clair que le processus décrit ci-dessus, ainsi que la phase ultérieure de mise en œuvre du projet, nécessite une collaboration entre différentes compétences et figures professionnelles, ainsi qu’entre les différents partenaires. En fait, les interactions impliquent les personnes qui seront effectivement chargées de rédiger le projet et le budget (1), ainsi que celles qui devront gérer et suivre ses activités (2) et celles qui devront gérer les aspects administratifs et financiers et suivre son reporting (3).

Il est souhaitable que chacune de ces trois fonctions ait un responsable hiérarchique et que l’interaction entre ces trois personnes et fonctions soit continue et efficace tant pendant la phase de préparation que pendant la phase d’exécution du projet.

En ce qui concerne les rapports, l’activité du projet se poursuit avec :

Un processus de mobilisation des ressources adéquat (et correctement planifié), du point de vue des engagements de dépenses (pour maintenir les engagements dans les limites budgétées) et des procédures administratives (pour garantir que chaque étape est correctement documentée à des fins d’établissement de rapports) ;
La collecte, l’organisation et l’archivage de la documentation (en format original et électronique), répartie par catégorie de dépenses, ligne budgétaire et fournisseur/responsable des dépenses, à l’aide de procédures, de modèles, de listes de contrôle et de codes d’identification partagés par tous les partenaires ;
Préparation de rapports périodiques (normalement semestriels ou annuels), comprenant à la fois une partie technique relative aux activités réalisées et l’état des dépenses encourues, sur la base des modèles et des procédures définis dans l’appel ou le programme ;
Préparation du rapport final (normalement plus détaillé et plus complet que le rapport périodique) ;
Interaction avec l’autorité de gestion du programme (pendant toute la durée du projet, en cas de doutes ou de clarifications) et avec l’auditeur externe (en temps voulu, si le projet/programme nécessite une certification externe des comptes) ;
Conservation de la documentation (déclarations et archives des pièces justificatives) aussi longtemps que nécessaire et volonté de fournir des éclaircissements en cas d’audits ultérieurs (normalement, pendant au moins 5 ans à compter de l’année d’achèvement du projet).