• 3.1

Préparation du projet

Recherche d'informations, de soutien et de partenaires

La recherche d’informations est un processus continu, qui va de la formulation de l’idée du projet à l’identification de l’appel à propositions, en passant par la présentation du projet et son exécution ultérieure.

Dans cette première partie, nous donnerons des conseils pour créer votre propre « boîte à outils » nécessaire pour aborder ces activités préparatoires. Nous aborderons trois dimensions principales, les appels, les thèmes et les acteurs, qui sont étroitement liés. Un appel d’offres peut inciter à approfondir un thème, et vice versa ; un acteur peut signaler des thèmes ou des opportunités, ou être contacté pour les aborder plus efficacement.

Les activités de préparation et de recherche d’informations ne s’arrêtent pas à la découverte d’un appel à propositions ou à la participation à un projet : elles doivent être une activité permanente et faire partie intégrante des processus d’une organisation qui entend travailler sur des projets européens de manière efficace et systématique.

Ce point est mis en évidence dans l’expérience de nombreux entretiens recueillis dans notre section« Histoires« .

1. Connaître les opportunités : s’informer sur les programmes, les appels et les délais.

La recherche d’informations consiste avant tout à surveiller les principales sources d’information sur les programmes, les appels d’offres et leurs échéances, afin de connaître à temps les opportunités existantes, de se préparer et d’agir en temps utile. C’est l’objet d’une grande partie du contenu de ce guide. Les principales sources d’information sont les suivantes :

  • La page Appels d ‘offres de ce guide propose une sélection d’appels gérés directement (programmes de l’UE) et d’appels lancés dans le cadre des Fonds structurels ;
  • La section Programmes de ce guide propose des fiches simples qui fournissent des informations approfondies, via des liens directs, sur la genèse, la documentation, les institutions de référence, les appels et les résultats de tous les programmes européens, nationaux et régionaux ;
  • Le portail Funding&Tenders de la Commission européenne, qui rassemble des informations sur les appels, les documents de référence et les résultats des programmes de l’UE ;
  • Le portail OpenCoesione du gouvernement italien, qui rassemble des pages sur les appels, les thèmes, les territoires et les résultats des programmes financés par les Fonds structurels ;
  • Les pages des autorités de gestion des programmes(directions générales ou agences pour les programmes de l’UE ; directions régionales, agences ou ministères pour les Fonds structurels) ;
  • Matériel ou informations mis à disposition par les points de contact nationaux des différents programmes européens, relais ou réseaux thématiques (voir ci-dessous).

Afin de ne pas manquer des opportunités importantes, il est conseillé de se tenir au courant de toutes ces plateformes, au moins en ce qui concerne les secteurs et les programmes qui vous intéressent le plus.

2. Connaissance du secteur : approches, projets et expériences.

Deuxièmement, mais non moins important, la recherche d’informations a un objectif thématique, lié à la nécessité de présenter une proposition qui soit aussi opportune et actuelle que possible, qui réponde aux problèmes ressentis, qui contienne des éléments d’innovation et qui soit bien informée par rapport à d’autres expériences, actuelles ou passées. À cet égard, les sources d’information possibles sont aussi vastes que les secteurs spécifiques dans lesquels un projet fonctionne et peut être réalisé. Nous proposons ci-dessous une sélection de sources d’actualisation de nature plus générale et transversale, potentiellement utiles pour plusieurs secteurs, programmes et domaines d’action.

Rappelons d’abord les outils d’approfondissement proposés par notre guide:

  • Une section  » Guides et outils » propose d’autres sources d’information et de réflexion.

Parmi les propositions de notre section Guides et outils, nous soulignons particulièrement :

  • Certains guides ont une portée plus générale, comme la page de recherche de fonds de la Commission européenne (avec recherche par type, par programme et par thème) et le guide EPRS (service de recherche du Parlement européen) ;
  • Une plateforme dédiée au domaine de la coopération au développement, appelée Capacity4Dev, qui contient des analyses et des groupes thématiques, des articles, des contacts et des points de vue utiles dans de nombreux domaines.

Rappelons également que certains programmes européens disposent également de guides spécifiques, accessibles via le portail Funding&Tenders ou via les sites web des autorités de gestion, agences et points de contact nationaux respectifs. De même, les organisations faîtières européennes et leurs partenaires sont, dans tous les cas, une source précieuse d’inspiration et d’information.

Enfin, vous pouvez vous tenir au courant en participant activement aux événements les plus importants de votre secteur (ou en les diffusant en continu). Nous avons consacré un article à cette forme d’étude approfondie. En voici les grandes lignes :

  • Les « semaines européennes » et les « journées européennes » sont des moments privilégiés de mise à jour et d’échange entre les acteurs impliqués dans un domaine donné : numérique, jeunesse, environnement, développement, régions et villes, sport, mobilité, industrie, données… pour n’en citer que quelques-uns ;
  • Dans le cadre des programmes européens, des journées d’information sont organisées aux niveaux européen et national pour expliquer les opportunités et les nouveautés aux bénéficiaires potentiels, généralement à l’occasion du lancement de nouveaux programmes de travail et d’appels à propositions ;
  • La Commission européenne dispose de sa propre page d’événements avec des ateliers et des webinaires quotidiens, ainsi qu’un service de streaming permettant d’accéder directement au matériel vidéo correspondant. Les agences exécutives, les agences nationales, les institutions et les principaux programmes européens disposent également de leurs propres chaînes YouTube qui permettent d’accéder à d’autres documents.

3. Connaître les acteurs : partenaires et réseaux de soutien.

Troisièmement, le travail préparatoire à l’approche d’un projet européen comporte une composante relationnelle importante. Les projets européens nécessitent des partenariats capables de faire émerger les meilleures idées et de réunir les compétences pour les mettre en œuvre ; et diverses organisations et réseaux de soutien existent pour rapprocher les projets européens de leurs bénéficiaires potentiels.

Les relations avec les partenaires et les réseaux sont un ingrédient indispensable à la réussite des projets européens et vous permettent de connaître les nouveaux développements et les nouvelles opportunités dans votre secteur. Nous avons donc consacré plusieurs articles spécifiques à ce sujet. En voici les principaux éléments.

En ce qui concerne la recherche de partenaires :

  • Dans le cadre du portail Funding&Tenders (mentionné ci-dessus), il existe un système unique de recherche de partenaires et un système unique de recherche de projets mis en œuvre dans le cadre des différents programmes européens. Les bases de données des projets réalisés sont en fait à la fois une source de mises à jour sur ce qui a déjà été réalisé et une source de partenaires potentiels sur des sujets et des programmes d’intérêt ;

D’autres aspects importants concernant la gestion du partenariat sont expliqués dans un chapitre spécifique.

En ce qui concerne les structures de soutien, nous recommandons

  • Il s’agit d’agences et de points de contact nationaux dont l’objectif spécifique est de rapprocher les bénéficiaires nationaux des opportunités offertes par les programmes européens ;
  • Contacter et s’associer à des organisations faîtières actives au niveau européen dans un large éventail de secteurs est utile pour connaître les opportunités, les bonnes pratiques et les développements dans votre secteur, établir un dialogue constructif avec les institutions européennes et rencontrer de nouveaux partenaires à travers l’Europe ;
  • Envisager des contacts directs avec les agences, les directions générales et les fonctionnaires de la Commission, mais dans des cas spécifiques et justifiés, en privilégiant les différents points de contact qui existent déjà sur votre territoire, en Italie ou dans votre secteur. A cet effet, il existe un système de recherche de référence des différentes institutions et un répertoire électronique de toutes les institutions communautaires et de leurs fonctionnaires ;

Démarrer leur propre expérience dans le domaine des projets européens en partenariat avec des organisations qui ont déjà travaillé avec succès dans ce domaine et qui sont prêtes à jouer le rôle de chef de file. Envisagez également la participation de consultants expérimentés dans le domaine des projets européens (dont le rôle devrait être bien intégré à celui de l’organisation) et le renforcement de leur personnel par le biais de cours dédiés et de cours de spécialisation.

Choix de l'avis

Le premier facteur discriminant pour le choix de l’appel est la correspondance thématique et substantielle entre les objectifs du projet et les buts de l’appel. Comme nous l’avons déjà expliqué, chaque appel à propositions européen vise à répondre aux priorités politiques définies par ceux qui le financent et le gèrent. Chaque proposition de projet doit apporter une contribution convaincante à ces priorités.

Avant de suivre les appels d’offres, il est donc conseillé de définir clairement l’objectif et la logique d’intervention globale de votre projet. Cela n’exclut pas la possibilité d’adapter l’idée du projet à un appel spécifique, mais évite d’associer un appel à une idée de projet trop complexe ou sous-optimale. Il existe en effet une grande variété d’appels publiés, et chaque appel diffère en termes de critères d’éligibilité et de types d’actions pouvant être financées. Nous consacrons un article spécial à ce sujet.

En outre, selon le type de programme et le type d’intervention choisi, le degré de complexité des appels varie également. Il existe une différence entre les appels d’offres financés par les fonds structurels et ceux financés par les programmes européens, qui est illustrée ci-dessous. Mais au sein des programmes européens également, il existe un degré d’élaboration et de complexité différent entre les programmes dont la mission est l’innovation et le progrès de l’Europe dans des domaines « frontaliers », ou sur les grands défis du monde actuel (par exemple Horizon Europe) et les programmes dont la mission est l’implication des citoyens ou la réalisation de projets pour les jeunes (par exemple Erasmus+ et le CERV). Sans oublier le soutien des points de contact nationaux qui, dans tous les cas, visent à rapprocher les projets européens des citoyens, comme illustré ci-dessus. Nous avons également consacré un article à la question de la « faisabilité » d’un projet pour des organisations moins structurées.

La deuxième distinction pour le choix de l’appel à propositions est la territorialité de l’ idée du projet : le projet peut acquérir plus de concret et d’impact avec une réalisation au niveau européen (impliquant des acteurs dans d’autres États) ou au niveau local.

Alors que les programmes de coopération territoriale et les appels financés par les Fonds structurels s’appliquent par définition à un territoire spécifique, les programmes de l’UE en gestion directe sont davantage axés sur un thème spécifique (environnement, santé, citoyenneté, etc.). En outre, les appels financés par les Fonds structurels se concentrent sur la mise en œuvre d’actions utiles et efficaces pour le territoire de référence, alors que les appels financés par les programmes européens requièrent normalement des actions capables de contribuer à plusieurs pays et territoires en Europe, avec des caractéristiques plus strictes en termes d’innovation, de reproductibilité, de « valeur ajoutée européenne » et d’évolutivité.

Cette première réflexion permet de définir à quels grands types de projets européens l’idée de projet peut se référer : fonds structurels, programmes de coopération territoriale ou programmes communautaires.

Pour avoir plus de chances d’être financée, la proposition doit être conforme à l’appel à propositions, faute de quoi elle ne sera pas pertinente ou ne répondra pas aux exigences de l’organisme de financement. Ce qu’il prévoit (en termes de priorités et d’actions, mais aussi d’éligibilité, de territorialité et d’autres critères formels) doit donc être soigneusement analysé et comparé de manière critique à sa propre idée de projet.

Une troisième distinction, très importante, concerne en fait les critères d’éligibilité, qui peuvent couvrir plusieurs dimensions :

  • le type d’organisations éligibles au financement (par exemple, les appels peuvent être ouverts ou non aux entités à but lucratif, aux organismes publics ou à différentes formes d’association ou d’entreprise),
  • les territoires éligibles (voir ci-dessus),
  • les types d’actions éligibles (par exemple, la formation, la diffusion et la dissémination, l’échange de bonnes pratiques, la recherche, la création de plateformes, le développement de prototypes, etc,)
  • les types de coûts éligibles (par exemple, le remboursement des frais de personnel, des frais administratifs, des frais de voyage, des frais d’équipement, de matériel, de services externes, etc. peut ou non être éligible), ainsi que le seuil maximum de financement qui peut être accordé (exprimé à la fois en termes absolus et en pourcentage) des coûts totaux du projet ;
  • des critères formels de nature diverse, tels que la taille et la couverture géographique du partenariat, la capacité et le niveau d’expérience antérieure en matière technique, les capacités organisationnelles et humaines des organisations proposantes, l’équilibre financier et l’absence de situations d’exclusion (faillite, fraude, procédures judiciaires et administratives, irrégularités en matière d’impôts et de contributions, etc.)

Lors du choix d’une offre, il est donc nécessaire de vérifier que ces critères sont compatibles avec la nature de l’organisation, du partenariat et du type de projet à mettre en œuvre. Le non-respect des critères d’éligibilité peut entraîner le rejet immédiat de la proposition.

Un aspect spécifique des critères d’éligibilité, ainsi qu’un aspect spécifique des critères d’éligibilité, concerne les ressources nécessaires au projet. Les avantages du projet doivent être proportionnels aux ressources à mettre à disposition, au temps consacré et à la charge de travail prévue. En effet, la préparation du projet, puis la mise en œuvre du projet lui-même, est une activité qui nécessite des ressources en temps et en personnel à consacrer aux aspects techniques et substantiels de l’activité, ainsi qu’aux aspects de la gestion du projet, de l’établissement de rapports, de la coordination avec les partenaires, de l’administration et de l’établissement de rapports.

En outre, presque tous les appels à propositions comportent une exigence de cofinancement : la contribution de l’UE est subordonnée à une certaine forme d’investissement de la part des parties à l’origine de la proposition, le pourcentage variant en fonction de l’appel et du type de projet. Une partie du cofinancement peut normalement être couverte directement par les partenaires du projet par l’utilisation de personnel interne (heures de travail) ou par des ressources et des contributions externes. Les projets européens interdisent les formes de double financement et la réalisation de bénéfices ou d’excédents grâce au financement reçu.

Ces aspects sont examinés plus en détail dans un chapitre distinct consacré à l’établissement des rapports.

Enfin, un cinquième discriminant est la dimension temporelle, qui doit être prise en compte avant, pendant et à la fin de la mise en œuvre du projet. Il est nécessaire de « s’accommoder du calendrier » afin de vérifier que vous disposez de suffisamment de temps pour préparer une proposition de projet complète, en tenant également compte du temps nécessaire pour relire et corriger l’ensemble du projet avant de soumettre la proposition. La date limite est donc l’un des premiers aspects d’un appel auquel il faut prêter attention.

La durée du projet doit également être examinée avec soin, car le calendrier requis et l’ordre dans lequel les activités sont menées sont des facteurs d’évaluation importants et doivent être compatibles avec les dispositions de l’appel.

L’analyse de la dimension temporelle d’un projet se fait généralement au moyen d’un « calendrier » ou d’un « diagramme de Gantt » (exemple ci-dessous).

Les principaux éléments d'un appel et d'une proposition

La préparation d’un projet commence par une lecture très attentive de l’appel à propositions. Les éléments d’une proposition de projet suivent une structure générale similaire, bien qu’ils varient en fonction du type de projet. Le texte suivant présente (de manière concise et non exhaustive) le contenu le plus typique d’un appel à propositions et d’une proposition de projet.

Fonds structurels : principales sections et contenu d’un appel à propositions.

  • Appel d’offres : informations sur le pouvoir adjudicateur, l’objet du projet et le montant de référence ; informations juridiques, économiques, financières et techniques (cautions et garanties exigées, modalités de paiement, formes juridiques admises en cas de consortium, exigences en matière de capacité économique et financière, exigences en matière de capacité technique) ; critères d’attribution, calendrier et délais.
  • Décret : émis par l’autorité de gestion, il exprime l’approbation officielle de la publication de l’avis public.
  • Document de référence : indication de la documentation régionale, nationale et européenne pertinente.
  • Cahier des charges : il reprend tous les points énoncés dans l’appel d’offres et présente quelques règles supplémentaires : modalités de participation, procédures d’attribution, calendrier et modalités de soumission des offres (normalement divisées en documentation administrative, documentation technique et offre économique).
  • Termes de référence : document technique décrivant les spécifications requises pour la mise en œuvre du projet : description des objectifs et des résultats attendus, caractéristiques des activités requises, méthodes d’exécution, présentation du groupe de travail. Les spécifications et les cahiers des charges sont souvent présentés ensemble.

Fonds structurels : Principales sections et contenu d’une proposition

  • Demande de participation : document dans lequel le candidat soumet ses données personnelles et demande formellement à être admis à l’appel.
  • Documents administratifs : documents relatifs à la présentation des auto-déclarations (conformément au décret présidentiel 445/2000), bilans, documents relatifs à la capacité technique et économique.
  • Documentation technique : présentation du projet tel que spécifié dans les spécifications techniques, y compris les annexes (par exemple, les CV des participants au groupe de travail).
  • Documentation financière : offre économique indiquant la contrepartie demandée pour la mise en œuvre de toutes les activités, formulée en tenant compte de tous les éléments décrits dans l’offre technique, des éléments détaillés demandés et des montants/contingents de financement maximaux.

Programmes de l’UE : principales sections et contenu d’un appel à propositions.

  • Lignes directrices pour les demandeurs de subventions, c’est-à-dire l’annonce elle-même. Comprend des informations :

    1. Contexte (fondements stratégiques et besoins auxquels l’appel entend répondre),
    2. Sur les objectifs (à reprendre dans son propre projet),
    3. Sur le budget disponible (total, maximum et minimum pour chaque projet et parts de financement),
    4. sur les critères d’éligibilité (des demandeurs, des actions et des types de coûts),
    5. Sur les modalités de participation (portails, processus de sélection, formulaires et autres informations).

      Certains appels d’offres sont en fait des « groupes d’appels d’offres » qui comprennent des objectifs, des budgets et des critères spécifiques pour chacun des appels d’offres.

  • Parmi les principales annexes normalement associées à chaque avis figurent
    1. Le formulaire de demande (modèle de soumission de projet) ;
    2. La grille d’évaluation (critères et notes sur la base desquels la proposition sera évaluée ; ils comprennent généralement une évaluation des capacités du consortium et de l’équipe, de la pertinence de l’action par rapport aux objectifs et aux besoins exprimés dans l’appel, de la cohérence et de la solidité de la proposition, de l’approche identifiée, de sa faisabilité, de son impact potentiel et de sa durabilité, ainsi que de son efficacité par rapport aux ressources mises en œuvre) ;
    3. Autres annexes et modèles (par ex. budget, cadre logique et convention de subvention ; listes de contrôle administratives et de procédure ; documents à joindre ; etc.)

Programmes communautaires : principales sections et contenu d’une proposition.

  • Formulaire de demande : il s’agit de la partie la plus « substantielle » d’une proposition de projet. Il peut inclure une courte note succincte de présentation qui, dans certains cas, est évaluée pour présélectionner les projets avant que la proposition proprement dite ne soit soumise. Le formulaire de candidature doit comprendre l’identification formelle des participants au consortium et de leurs associés, des éléments de nature technique (c’est-à-dire la description du projet, l’approche, le plan d’action, l’équipe de projet, dans certains cas le cadre logique et d’autres aspects) ;
  • Documents justificatifs : des documents justificatifs peuvent être joints au formulaire de candidature (ou téléchargés sur la plateforme de soumission de projets) afin de confirmer l’éligibilité des partenaires au regard des critères d’exclusion et des critères relatifs à leur capacité technique et financière ;
  • Budget : le budget du projet se présente normalement sous la forme d’une feuille de calcul divisée en plusieurs sections et lignes de coûts : ressources humaines, déplacements, équipement et matériel, frais de bureau, autres coûts spécifiques, réserve pour imprévus, impôts et taxes, travail bénévole et contributions en nature, sources de cofinancement. Il peut être demandé d’inclure les quantités, les coûts unitaires ainsi qu’une explication et une justification des coûts présentés dans le budget. La nature du budget peut également changer en fonction des modalités d’établissement des rapports du projet (voir la section consacrée à ce sujet). Les coûts, le cofinancement (et les types et pourcentages correspondants) doivent être conformes aux contraintes indiquées dans l’appel à propositions.