NOTE

[10] Pour en savoir plus :

Comme les autres, ce chapitre ne prétend pas à l’exhaustivité, compte tenu de l’ampleur du sujet, mais vise à rassembler certains points importants qui n’ont pas encore été abordés dans les chapitres précédents. La plupart des sujets abordés peuvent être explorés de manière plus détaillée et plus précise (et même avec une certaine systématicité) sur le site suivant OpenPM2le guide de gestion de projet de la Commission européenneainsi que sur les « Guides pour les participants » mis à disposition par les différents programmes européens, adaptés aux besoins spécifiques de chaque type de programme.
Dans le cadre d’OpenPM2ils sont particulièrement intéressants pour approfondir le contenu de ce chapitre :
- L’analyse détaillée des phases de la vie d’un projet du début à la fin, avec des conseils spécifiques et une discussion sur les étapes intermédiaires, les livrables, les points de contrôle progressifs et les responsabilités au cours des différents processus ;
- Les différents aspects que vous devez garder sous contrôle tout au long du cycle de vie d’un projet : performance, temps, coûts, relations, besoins, changements, risques, questions et décisions, qualité, produits, transition, aspects opérationnels et gestion des ressources externes.

Autres aspects généraux et conceptuels, résumant la logique du guide OpenPM2dans une étude approfondie consacrée aux « approches mentales » et aux « questions peu fréquentes » dans les projets européens. les « approches mentales » et les « questions peu fréquentes » dans les projets européens.
Pour plus de détails sur d’autres aspects de ce chapitre, nous vous recommandons la mise à jour du Guide sur l’évaluation des projets européens. l’évaluation des projets européens et l l’inscription en ligne pour participer aux appels à propositions de l’UE
En ce qui concerne l’activité d’écriture, nous vous recommandons le « manuel de rédaction claire« de la Commission européenne [c’est un « classique » mais avec des liens instables, je vous recommande de déplacer les liens vers le dépôt].

Elaborer et gérer un projet

¹⁰ En conclusion de ce chapitre, nous fournissons quelques éléments supplémentaires de nature pratique qui sont utiles pour concevoir et gérer un projet de manière efficace. Il s’agit d’indications très générales, identifiant un « dénominateur commun » parmi les projets européens : beaucoup dépend du type de projet, de la nature du financement, du domaine d’intervention, des règles et des formats utilisés pour chaque programme et appel.

Principaux éléments d'un appel et d'une proposition

La rédaction d’un projet commence par une lecture très attentive de l’appel à propositions. Les éléments d’une proposition de projet suivent une structure générale similaire, bien qu’ils varient en fonction du type de projet. Le texte suivant présente le contenu typique d’un appel et d’une proposition des Fonds structurels – similaire, en tout état de cause, au contenu d’un appel et d’une proposition typiques des projets en gestion directe.

Comme les principales sections et le contenu d’un avis nous pouvons identifier :

L’appel à propositionsL’appel à propositions : informations sur le pouvoir adjudicateur, l’objet du projet et le montant de référence ; informations juridiques, économiques, financières et techniques (garanties et sûretés exigées, modalités de paiement, formes juridiques autorisées en cas de consortiums, exigences en matière de capacité économique et financière, exigences en matière de capacité technique) ; critères d’attribution, calendrier et échéances.
Le décretémis par l’autorité de gestion, donne l’approbation officielle pour la publication de l’avis public.
Le document de référenceLe document de base : Indication de la documentation régionale, nationale et européenne pertinente.
Le cahier des chargesLe cahier des charges reprend tous les points énoncés dans l’appel d’offres et présente quelques règles supplémentaires : modalités de participation, procédures d’attribution, calendrier et modalités de soumission des offres (normalement divisées en documentation administrative, documentation technique et offre économique).
Le cahier des chargesDocument technique présentant les spécifications nécessaires à la mise en œuvre du projet : description des objectifs et des résultats attendus, caractéristiques des activités requises, méthodes de mise en œuvre, présentation du groupe de travail. Les spécifications et les cahiers des charges sont souvent présentés ensemble.

Comme les principales sections et le contenu d’une proposition nous pouvons identifier :

Le formulaire de candidatureIl s’agit d’un document dans lequel le candidat soumet ses données personnelles et demande formellement à être admis à l’appel.
Documentation administrativeDocuments relatifs à la présentation des auto-déclarations (conformément au décret présidentiel 445/200), des bilans, des documents relatifs à la capacité technique et économique.
Documentation techniquePrésentation du projet tel que spécifié dans les spécifications techniques, y compris les annexes (par exemple, les CV des participants aux groupes de travail).
Documentation financièreOffre économique indiquant la contrepartie requise pour la réalisation de toutes les activités, formulée en tenant compte de tous les éléments décrits dans l’offre technique, des éléments détaillés requis et des montants/tranches de financement maximaux.

Lignes directrices pour la soumission de projets

La phase de rédaction du projet commence une fois que les principales conditions de départ, à savoir

L’existence d’une idée de projet adaptée à l’appel (en termes thématiques et en termes d’éligibilité du type d’activité proposé).
L’existence d’un appel d’offres dans les limites des capacités de l’organisation (également en termes de délai).
L’existence d’un partenariat éligible au regard des critères administratifs, doté de ressources techniques et financières solides et complémentaires.

Ensuite, les éléments éléments clés pour la préparation de la proposition sont les suivants :

Lire attentivement les lignes directrices.
La vérification et la mise à jour de l’analyse du contexte.
La définition claire et structurée des objectifs et des résultats du projet.
La réponse aux demandes ponctuelles de l’appel.
La structuration finale du partenariat et du groupe de travail.
La description précise des activités.
L’élaboration d’un calendrier réaliste et précis (diagramme de Gantt).
La finalisation d’un plan financier rigoureux et justifié (à la fois en termes de ressources mises à disposition par les partenaires et de contribution demandée).
La description de la stratégie de diffusion des résultats du projet.

La Commission européenne fournit souvent des modèles pour la soumission de propositions de projets, dans le cadre des documents joints à l’appel. Ces modèles comprennent normalement tous les éléments susmentionnés, ainsi qu’une structure permettant de décrire les activités par « lots de travaux ».

Les éléments spécifiques qui pèsent le plus lourd dans la réussite de la proposition sont normalement définis dans l’appel dans le cadre des critères d’évaluation.

La rédaction de la proposition doit d’abord prendre en compte les critères décrits ci-dessus : pertinence, efficience, efficacité, impact et durabilité.

Outre ces critères, il est possible d’en mentionner d’autres particulièrement fréquents, qui sont conceptuellement liés aux cinq critères déjà énumérés :

L’originalité et le caractère innovant de l’idée du projet, c’est-à-dire les éléments de nouveauté par rapport aux initiatives précédentes ou en cours. Dans certains cas (par exemple dans le domaine de la recherche et de l’innovation), l’application d’approches de pointe et d’une expertise technique est nécessaire ;
La dimension européenne du projet (également définie comme la valeur ajoutée européenne), c’est-à-dire la capacité du projet à impliquer et à fournir des solutions qui peuvent être utilisées dans différents contextes, à ouvrir de nouvelles opportunités, à bénéficier directement ou indirectement, par sa mise en œuvre, à l’ensemble du territoire européen et à des zones autres que celle spécifique de l’intervention ;
Le « meilleur rapport qualité-prix », c’est-à-dire veiller à ce que le projet produise le meilleur résultat et la meilleure qualité en utilisant le moins de ressources possible.

La clarté dans l’utilisation de la langue et dans l’exposition de la proposition (surtout si la langue dans laquelle on écrit n’est pas la sienne) et l’adoption du cadre logique sont dans tous les cas un aspect d’une importance considérable dans la rédaction d’un projet.

Étant donné que, dans de nombreux cas, la soumission des propositions se fait par l’intermédiaire de plates-formes webIl faut également consacrer du temps à l’analyse des instructions d’utilisation, qui sont normalement incluses dans la documentation de l’appel d’offres. La soumission à une date proche de la date limite est découragée afin d’éviter que des problèmes techniques ou une surcharge du serveur ne rendent impossible la soumission dans le délai imparti.

Lancement du projet

La rédaction d’un projet est certainement un défi, mais c’est la mise en œuvre et la gestion du projet qui exigent le plus d’engagement.

Lorsqu’un projet est attribué, l’organisme de financement (une autorité nationale ou la Commission européenne) établit un contrat qui est normalement signé par le Chef de file représentant les membres du partenariat (dans le cadre d’une convention de délégation appropriée). La signature du contrat avec la Commission européenne peut être précédée d’ajouts et de révisions : c’est la phase au cours de laquelle les contractants se mettent d’accord sur les détails techniques et économiques qui sous-tendent la réalisation du projet.

Le contrat fixe le début et la durée des activités, ainsi que les aspects juridiques et financiers (préfinancement, répartition du budget entre les partenaires, rapport final), procéduraux (suivi des activités) et la communication/diffusion des résultats.

Le projet commence généralement par un événement de lancement (réunion de lancement) avec la participation de tous les partenaires.

Dès le début du projet, le partenaire chef de file assume ses responsabilités en matière de communication avec la Commission européenne, de coordination des partenaires, de contrôle du budget et de mise en œuvre des activités dans les délais prévus.

Pendant la période de mise en œuvre du projet, le Chef de file reçoit les montants du cofinancement et paie aux autres partenaires leur part des coûts du projet et de l’avancement des activités connexes.

Suivi et évaluation

Avec le lancement du projet, le processus de suivi d’activités. Il s’agit d’un processus continu, qui s’étend du début à la fin du projet et qui vise à :

la vérification de l’avancement des activités et de l’obtention des résultats escomptés ;
la mise en œuvre des actions nécessaires pour faire face aux difficultés ou aux retards éventuels et la mise à jour permanente des programmes de travail et des calendriers.

L’organisation de réunions de partenariat fréquentes peut faciliter le suivi du projet et l’ajustement continu du programme d’activités. Le partenaire chef de file ou l’organisme de financement peut également demander des rapports d’avancement illustrant leur mise en œuvre progressive.

Alors que le suivi est un outil utilisé dans la gestion opérationnelle des projets, qui vise à analyser l’avancement des activités afin d’identifier et de résoudre les problèmes de mise en œuvre, l’évaluation est un outil utilisé dans la gestion opérationnelle des projets, qui vise à identifier les problèmes de mise en œuvre. l’évaluation est un processus qui a une valeur plus stratégique et qui vise à évaluer, à des étapes prédéfinies, les objectifs, l’impact et la valeur ajoutée du projet. D’où l’évaluation :

implique non seulement le gestionnaire du projet, mais aussi les évaluateurs externes et l’organisme de financement,
prend de l’importance au fur et à mesure que le projet se rapproche de sa date limite et la dépasse,
constitue une base précieuse pour les partenaires, les bénéficiaires et l’organisme de financement afin de promouvoir les réussites et les enseignements tirés.

Éléments relatifs au suivi et à l’évaluation du projet – aspects étroitement liés aux indicateurs identifiés dans le cadre logique – sont analysés ci-dessus, dans la section sur les indicateurs et les sources de vérification dans le paragraphe « Structurer la logique d’intervention ». « Structurer la logique d’intervention ».

La conclusion du projet

Le financement européen provient de fonds publics : chaque projet bénéficiant d’une contribution de l’UE est donc censé avoir un impact positif sur la société. A phase de diffusion suffisamment longue et soignée est essentielle pour faire connaître les résultats du projet et s’assurer que le plus grand nombre possible de bénéficiaires est atteint. Elle consiste à promouvoir les résultats du projet et à générer un « effet multiplicateur » positif, de sorte que ce qui a été réalisé soit utile et inspirant pour d’autres interventions.

La diffusion des résultats peut inclure l’utilisation d’un site web spécifique créé dans le cadre du projet lui-même, l’organisation d’événements et la diffusion de publications. Tous les partenaires et parties prenantes sont invités à participer activement à cette phase.

À la fin d’un projet, l’organisme de financement demande généralement un rapport final (résumant les étapes et les résultats obtenus) et un document financier.

Le document de l’information financière le détail et la justification des dépenses éligibles encourues et des cofinancements provenant d’autres sources. Les règles définies dans l’appel précisent la manière dont le budget du projet doit être géré, le degré de flexibilité autorisé et le niveau de détail requis dans le rapport final. La Commission européenne met parfois à disposition des formulaires spécifiques pour faciliter la phase de déclaration et ordonner les dépenses du projet et les pièces justificatives.