Comment contacter les institutions de l’UE ?

Nos réponses
Europlanning

15 Mar 2022

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Dans certains cas, il est utile, voire nécessaire, de contacter les institutions européennes. Voyons comment.

Contacter les fonctionnaires : une prémisse

Dans certains cas, il peut être utile ou nécessaire de pouvoir contacter des fonctionnaires de l’UE qui suivent la mise en œuvre des programmes et projets européens. Les institutions de l’UE offrent des outils spécifiques et très efficaces pour ce faire, au nom du principe d’une administration transparente. Ces outils nous donnent une chance supplémentaire de connaître et de contacter nos interlocuteurs, mais ils doivent être utilisés avec précaution et dans des cas particuliers.

Avant de répondre à la question principale (comment ?), il est donc important de faire quelques remarques préliminaires, en répondant à trois autres questions : qui, lorsque e pourquoi?

Qui contacter ?

Les institutions de l’UE les plus étroitement impliquées dans l’Europlanning sont les suivantes Commission européenne et ses agences exécutiveselles sont responsables de la gestion opérationnelle des des programmes européensles plans de travail, les appels d’offres et les projets.D’autres institutions ont d’autres rôles et fonctions (ici une revue concise et informative de ces derniers). Tous peuvent être pertinents en termes de consultation, d’analyse et de mise en œuvre des politiques européennes ou pour la genèse des fonds et des programmes : nous en parlons ici e iciet il y est fait référence par les liens « Analysis » et « Iter » dans notre prospectus. Des contacts et des références peuvent être trouvés pour toutes ces institutions. Cependant, les services de la Commission européenne et des agences exécutives restent de loin les plus directement liés au monde d’Eurodesign.

Attention: avant de contacter des fonctionnaires des institutions européennes, il convient de se demander s’il n’existe pas des moyens plus appropriés de les contacter, plus conformes à ses besoins et à ses compétences respectives. Nous en discutons ici: avant de penser à contacter un fonctionnaire, il faut se demander si toutes les autres options ont été envisagées et peuvent être plus efficaces et plus appropriées. Les options sont nombreuses : d’autres partenaires ou lesorganisations faîtières actives au niveau européen dans un large éventail de domaines ; lespoints de contact nationaux actifs sur les programmes d’intérêt ; les points d’information spécifiquement dédiés au rapprochement des institutions européennes et des citoyens ( réseau EuropeDirect, Enterprise Europe Network, représentation italienne auprès de l’UE, bureaux de liaison du Parlement européen en Italie et représentations de la Commission européenne en Italie).

Quand contacter les institutions européennes ?

Tout contact doit être pertinent, approprié et conforme aux règles. Le contact direct (adressé directement à un fonctionnaire) ne doit jamais avoir lieu pendant la période de préparation ou d’évaluation du projet, sous peine d’être perçu comme une tentative d’obtenir un avantage déloyal par rapport aux autres candidats. Tout contact doit se faire sur la base des considérations de transparence les plus strictes.

Dans la plupart des cas, à des fins d’europlanification, il est conseillé d’utiliser les canaux généraux et officiels indiqués dans les documents de projet appropriés et sur les sites web pertinents. De nombreux programmes européens disposent de points focaux ou de points de contact nationaux dédiés à cet effet.

Cela permet non seulement d’éviter le risque d’un contact direct perçu comme inapproprié (ou pire, non conforme aux règles), mais aussi de mieux garantir que le message sera pris en compte par une personne capable d’y répondre efficacement.

Pourquoi contacter les institutions de l’UE?

Pourquoi est-il utile de pouvoir contacter directement un fonctionnaire ? Pour diverses raisons. Par exemple :

En outre, il peut être intéressant de connaître la structure d’un département ou d’une unité afin de mieux calibrer ou organiser sa proposition : par exemple, l’analyse d’un organigramme permet de confirmer l’existence d’interlocuteurs sur des aspects d’intérêt spécifique.

Comment contacter les institutions européennes : 1- l’annuaire électronique

Le premier outil fondamental pour trouver les coordonnées des fonctionnaires européens est l’annuaire électronique de l’Union européenne. l’annuaire électronique de l’Union européenne.

Vous pouvez l’utiliser directement en ligne en sélectionnant les institutions souhaitées. Le parcourir peut s’avérer un peu laborieux, car il y a beaucoup de branches successives à sélectionner. Nous pouvons vous donner quelques exemples :

Le point de départ de la recherche est la connaissance des DG et des agences de référence pour votre programme, indiquées dans notre prospectus et dans les fiches relatives aux programmes individuels.

L’annuaire électronique est également disponible en version pdf (un pdf pour chaque institution principale de l’UE). Le document PDF peut être parcouru plus rapidement, mais il est moins détaillé que la version en ligne. Pour revenir aux deux exemples déjà présentés, vous trouverez les mêmes informations (avec moins de détails) ici :

La page d’accueil du répertoire offre également la possibilité d’effectuer une recherche par nompour trouver le contact d’une personne spécifique à partir de son nom.

Comment contacter les institutions de l’UE : 2 – les pages des différentes institutions

Le site web de la Commission européenne constitue un deuxième outil pour trouver des informations et des contacts sur le personnel de ses directions générales et agences exécutives. Il s’agit d’un une section d’information sur sa structure internequi donne accès à une page dédiée à chaque DG et agence exécutive.

Cette page fournit des informations et des liens approfondis sur le travail de chaque DG et agence, un organigramme spécifique et d’autres coordonnées utiles. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une véritable « rubrique », l’organigramme : 1) est un outil utile pour comprendre visuellement la structure interne d’une DG, d’une agence ou d’un service ; 2) peut fournir des informations plus complètes que l’annuaire électronique (cela s’applique, par exemple, aux informations sur les agences exécutives) ; 3) permet de trouver des noms qui peuvent être recherchés directement sur la page d’accueil de l’annuaire électronique (recherche par nom).

Vous trouverez ci-dessous, à titre d’exemple, les références des sites web, des pages d’information et des organigrammes des agences exécutives. À partir de même page vous trouverez des informations similaires concernant les différentes DG.

La structure organisationnelle des appels et des programmes pour les pays tiers est disponible sur des pages spécifiques : SEAE (pays tiers et action extérieure) : l’information | organigramme | délégations.

Comment contacter les institutions européennes : 3 – autres modalités

Bien qu’il puisse sembler désuet, le standard téléphonique de la Commission européenne (numéro de réponse +32 2 299 11 11) reste un moyen efficace de trouver les coordonnées des fonctionnaires de l’UE. Pour faciliter la communication, il est nécessaire d’être clair sur la question à poser et de s’exprimer en anglais, mais il est souvent plus facile et plus efficace de contacter les standardistes.

En outre (nous vous le rappelons à nouveau), les différentes DG, agences et programmes, ainsi que les appels individuels, fournissent des contacts par courrier électronique ou par téléphone ou des formulaires de candidature non « personnalisés », qui doivent être privilégiés dans les cas où il n’est pas strictement nécessaire de contacter une personne spécifique.

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