Il existe de nombreux systèmes, articles et livres consacrés à la gestion de projet, mais tout le monde ne sait peut-être pas que la Commission européenne a développé sa propre méthodologie, appelée OpenPM2.
OpenPM2 une méthodologie pour tous les euro-projecteurs
La méthodologie OpenPM2 s’adresse à tous les chefs de projet et à toutes les équipes de projet qui recherchent un système gratuit, efficace et simple pour traiter et gérer leurs projets européens. OpenPM² convient à tout type de projet, mais est considéré par la Commission européenne comme idéal pour les fonds, programmes, projets et subventions de l’UE.
Il s’agit d’un système inspiré par des décennies de bonnes pratiques dans les projets européens. Formalisé en 2007, il a été renouvelé en 2018 et est désormais utilisé par la Commission et le Conseil européen, les principaux services et institutions de l’UE et les différentes agences chargées de la mise en œuvre des programmes et politiques de l’UE.
Que vous soyez novice en matière d’Europrojets, un Europrojecteur expérimenté désireux d’affiner ses outils et techniques, une autorité publique ou une organisation à la recherche d’un « standard » pour la gestion de ses projets, OpenPM2 est le système qu’il vous faut.
Un guide complet
Le guide OpenPM2 est directement téléchargeable sur le site de la Commission européenne. Le guide Open PM2 est également disponible en italien, pour faciliter l’accès aux excellents outils de gestion de projet offerts par Open PM2 à tous les gestionnaires d’Europrojets dans notre pays.
Analysons ensemble ses principaux contenus :
- Une définition du guide lui-même, de ses objectifs et de ses bénéficiaires potentiels. Elles ne sont pas très différentes de celles de notre guide, mais elles sont clairement orientées vers la formalisation d’éléments, de processus et de méthodologies utiles au développement et à la gestion de projets ;
- Une analyse des principaux concepts utilisés dans ce domaine. La réponse aux premières questions de base (qu’est-ce qu’un « projet » ?) nous met sur la bonne voie(un « projet » a des délais déterminés, un caractère « unique », des résultats précis et diverses limitations qui définissent son champ d’application) ;
- Un aperçu de la méthodologie PM2, avec une référence particulière à son utilisation dans les différentes phases de la vie d’un projet, aux différentes formes documentaires dans lesquelles elle évolue (du premier projet au rapport final, en passant par les phases intermédiaires) et aux « questions peu fréquentes » qui font la différence dans la vie d’un projet ;
- Une analyse des principaux acteurs de la vie d’un projet, de leur positionnement les uns par rapport aux autres et de leur rôle : parce que tout projet est avant tout constitué de personnes et qu’il fonctionne lorsque les personnes ou les groupes qui en font partie sont en mesure de donner le meilleur d’eux-mêmes ;
- Il nous amène, étape par étape et chapitre par chapitre, à suivre l’évolution d’un projet du début à la fin, avec des conseils spécifiques et une discussion détaillée des étapes intermédiaires, des éléments à produire, des points de contrôle progressifs et des responsabilités au cours des différents processus ;
- Les différents aspects qui doivent être maîtrisés tout au long du cycle de vie d’un projet : performance, temps, coûts, relations, besoins, changements, risques, questions et décisions, qualité, produits, transition, aspects opérationnels et gestion des ressources externes.
Le contenu d’OpenPM2 s’apparente donc à l’une des sections de notre Guide : pour commencer… à travailler ! – et en sont le complément inévitable. Ils sont les plus vastes et les plus systématiques que nous puissions vous proposer dans cette section consacrée aux guides approfondis.
OpenPM2 Un guide prêt à l’emploi
Le guide OpenPM2 va au-delà de ce qui est strictement indiqué dans le manuel : les documents et solutions présentés dans les différents chapitres sont accompagnés d’une collection exhaustive de modèles prêts à l’emploi pour traiter et gérer votre projet. Vous y trouverez des modèles pour systématiser les idées de projet initiales, des modèles pour évaluer leur pertinence et leurefficacité dans le secteur et pour les bénéficiaires cibles, des modèles pour planifier le temps, les méthodes, les responsabilités et les ressources au sein de votre projet, des modèles pour maintenir le contrôle de tous les aspects décrits dans le guide, et bien d’autres choses encore.
Les modèles sont disponibles au format .docx et .xlsx, ce qui permet de les utiliser, de les modifier et de les adapter rapidement à vos besoins. Une véritable mine d’idées et d’approches pour ceux qui travaillent sur des projets.
OpenPM2 offre également la possibilité d’une navigation plus interactive et d’un soutien de la part des conservateurs du système par l’intermédiaire d’uneplateforme « wiki » spéciale accessible à l’aide d’un login européen. Un aperçu du guide traduit en italien peut également être téléchargé via le login de l’UE. Vous ne vous souvenez pas du fonctionnement de EU Login ? Vous pouvez également vous référer à ces instructions simples. L’inscription est rapide et gratuite et, comme nous l’avons mentionné par le passé, elle sera utile pour de nombreuses activités liées aux projets européens.
Il est possible d’obtenir une certification pour l’application d’OpenPM2, bien que le programme de formation correspondant ne soit actuellement accessible qu’au personnel des institutions de l’UE.
Open PM2, un “modo di pensare” i progetti europei”
Notre guide consacre une large place à la « façon de penser » les projets européens et tente de répondre aux nombreuses questions concernant le domaine de l’Europlanning. Mais maintenant, mettons les deux choses ensemble et essayons de poser « la question des questions » : que devons-nous nous demander lorsque nous traitons d’un projet européen, afin de le « penser » de la bonne manière ?
Les outils mis à la disposition de ceux qui travaillent dans le domaine de l’europlanification (ou qui s’en approchent) fournissent des informations, des indications opérationnelles et des éléments conceptuels, même d’une grande pertinence, mais ils abordent rarement une question plus existentielle : l’état d’esprit, les attitudes et les comportements qui font la réussite d’un projet européen. Il s’agit de « questions peu fréquentes » que nous ne nous posons souvent pas lorsque nous traitons des projets européens, mais qui peuvent faire toute la différence.
Nous vous proposons de les passer en revue.
I “mindsets” di OpenPM2, ovvero gli “approcci mentali”
1. Utiliser les meilleurs outils pour trouver des compromis efficaces entre le temps, le coût, l’étendue et la qualité dans la réalisation des objectifs du projet.
2. Gardez à l’esprit que ces outils servent les objectifs du projet, et non l’inverse.
3. Rester orienté vers le résultat à tous les stades et dans toutes les activités nécessaires au développement et à la gestion d’un projet.
4. Utiliser la planification comme un outil organisationnel indispensable et une orientation stratégique, et non comme une limitation des opportunités et de la valeur que le projet pourrait générer.
5. Promouvoir une culture de projet fondée sur la collaboration, une communication claire, le sens des responsabilités et des principes éthiques et professionnels solides et partagés.
6. Attribuez des rôles clairs dans la gestion du projet, en les associant aux personnes les plus appropriées pour les remplir dans l’intérêt du projet.
7. Équilibrer de la manière la plus productive possible les « P » de la gestion de projet, qui peuvent être en conflit les uns avec les autres : production, processus, planification, personnel, récompenses et gratifications, participation, perception et politique.
8. Investissez dans le développement de compétences techniques et comportementales afin de contribuer au mieux à la mise en œuvre du projet.
9. Impliquer les parties prenantes du projet dans les changements organisationnels nécessaires pour maximiser les avantages du projet.
10. Partager les connaissances, gérer activement les « enseignements tirés » et contribuer à l’amélioration de la gestion de projets au sein de sa propre organisation.
Le “IAQ” di Open PM2, ovvero le “Infrequently Asked Questions”
1. Savons-nous ce que nous faisons ? Développez une vision claire et partagée du projet. Gérez le projet selon une approche globale et optimisez l’ensemble du projet, et pas seulement certaines de ses parties. Suivez un processus, mais restez « agile » et essayez de vous rappeler régulièrement pourquoi vous faites quelque chose.
2. Savons-nous pourquoi nous faisons cela ? Assurez-vous que le projet est important, que quelqu’un s’en préoccupe vraiment. Comprenez ses objectifs, sa valeur et son impact, son lien avec une stratégie plus large. Définissez à l’avance la notion de « réussite » du projet et apportez une valeur maximale en termes de résultats concrets et d’avantages réels.
3. Les bonnes personnes sont-elles impliquées ? Ce sont les gens qui font fonctionner les projets. Le principal critère d’implication des personnes et d’attribution des rôles dans le projet doit être de servir les besoins et les objectifs du projet, et non la politique, l’amitié, la hiérarchie fonctionnelle, la proximité ou la commodité.
4. Savons-nous qui fait quoi ? Sachez ce que vous devez faire et veillez à ce que les autres sachent ce qu’ils doivent faire. Est-ce clair pour tout le monde ? Définir et comprendre clairement les rôles, les responsabilités et les engagements.
5. Allons-nous de l’avant à n’importe quel prix ou risque ? Respectez le travail des autres et les ressources utilisées, en évitant les comportements et les tactiques à risque. Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit pas seulement du résultat final, mais aussi de la manière dont vous y parvenez. Les projets doivent être gérés sur la base de valeurs et de principes positifs.
6. Est-ce important ? Tout n’a pas la même importance. Identifier et convenir des critères et des facteurs critiques de succès du projet, identifier le meilleur résultat possible (en minimisant les ressources et les risques), répartir l’engagement et l’attention (tactique et stratégique) dans l’intérêt des objectifs et d’une bonne gestion du projet.
7. S’agit-il d’une tâche pour « eux » ou pour « nous » ? Veillez à ce que les personnes qui participent au projet et celles qui en bénéficient travaillent en équipe et dans un but commun. Un bon travail d’équipe fonctionne toujours : encouragez une communication claire, efficace et fréquente.
8. Dois-je être impliqué ? Contribuez à partir de n’importe quelle position. Soyez fier des compétences, de la valeur et de l’attitude positive que vous apportez au projet, quel qu’il soit. Contribuer à impliquer tous ceux qui doivent l’être. Promouvoir et faciliter les contributions de toutes les parties prenantes.
9. Avons-nous progressé ? S’engager à s’améliorer continuellement et à améliorer l’organisation en recueillant et en partageant les connaissances. Réfléchissez à la manière dont l’équipe de projet peut devenir plus efficace, en adaptant ses pratiques et son comportement en conséquence.
10. Y a-t-il une vie après le projet ? Le projet n’est que le début du cycle de vie du produit ou du service à proposer ! Veiller à ce que le projet contribue à sa réussite à long terme.
Ces questions et approches peuvent sembler très générales, mais elles deviennent extrêmement concrètes une fois qu’elles sont mises en place et visualisées dans la vie de nos projets. Qu’en pensez-vous ? Faites-nous part de votre expérience via notre adresse e-mail et nos canaux Facebook et LinkedIn.
