Berichterstattung in europäischen Projekten

Wie und warum man über die Berichterstattung spricht

Die Berichterstattung ist einer der Begriffe, die am häufigsten mit der Welt der Europlanung in Verbindung gebracht werden. In einigen Fällen ist es auch einer der Prozesse, die von denjenigen, die sich damit befassen, als am schwierigsten angesehen werden.

Um in einer ersten Zusammenfassung die wichtigsten Punkte des Themas zu benennen, ist ‚Berichterstattung‘ ein Prozess, der

Es geht um Finanzplanung, Verwaltung und Berichterstattung;
Sie ist eng mit den anderen Aspekten des Projektlebens verknüpft (Antragsvorbereitung, Budgetierung, Durchführung von Aktivitäten, Projektarchiv, Beziehungen zu Partnern, Überwachung, Berichterstattung);
Sie ist eingebettet in eine Reihe von allgemeinen Grundsätzen, die wir in dieser ausführlichen Studie erörtern werden, und in eine Reihe von spezifischeren Verfahren und Kriterien, die in Programmen und Ausschreibungen festgelegt sind und für die eine Einzelfallanalyse erforderlich ist;
Dies ist notwendig, um europäische Mittel zu erhalten. Eine mangelhafte Berichterstattung kann zu erheblichem Mehraufwand, zur Nichtauszahlung eines Teils der Mittel oder zur Rückforderung der Mittel durch die Verwaltungsbehörde führen. Im Gegenteil, eine gute Berichterstattung unterstützt und wird unterstützt durch eine gute Überwachung und technische Ausführung der Projektaktivitäten;
Sie hat ihre Grundlage und Leitlinien in einer Reihe von Grundverordnungen, aber diese überlassen die Definition der spezifischen Art der Belege, die den Zahlungsanträgen beigefügt werden (ein zentraler Aspekt der Berichterstattung), den Behörden, die die verschiedenen Programme verwalten.

Die Verfahren, Kriterien und erforderlichen Unterlagen – und folglich auch die Berichterstattungsmodalitäten – können daher je nach Art der Fonds, der Programme und der internen Organisation der einzelnen Aufforderungen variieren. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, eine allgemeingültige, vollständige und erschöpfende Behandlung des Themas zu liefern, aber es ist möglich, die grundlegenden Werkzeuge zu liefern, um angemessen mit der Berichterstattung umzugehen.

Die Grundlagen der Berichterstattung: Die Vorschriften

Die Verordnung 2018/1046 vom 18. Juli 2018 („Haushaltsordnung“) legt die Finanzvorschriften für den Gesamthaushaltsplan der Union fest. In der Tat sind „europäische Projekte“ (allgemein verstanden und wiederum in verschiedenen Arten und Durchführungsmodi dekliniert) das Hauptmittel, mit dem der EU-Haushalt umgesetzt wird. Die Haushaltsordnung sieht insbesondere vor:

Ein spezifischer Hinweis auf die Regeln und Instrumente, die für direkt verwaltete Programme gelten, die direkt von den Dienststellen der Europäischen Kommission und ihren Exekutivagenturen verwaltet werden;
Einige allgemeine Regeln gelten für indirekt verwaltete Fonds (die an Drittländer oder andere Einrichtungen delegiert wurden, wobei die Einzelheiten der anwendbaren Regeln in spezifischen Vereinbarungen festgelegt sind) und Strukturfonds (deren Verwaltung mit den Mitgliedstaaten geteilt wird und für die spezifische Regeln gelten).

Die Bestimmungen und Instrumente, die speziell die Strukturfonds betreffen, sind in der Verordnung 2021/1060 vom 24. Juni 2021 („Gemeinsame Bestimmungen“ für die Strukturfonds und andere Fonds, deren Verwaltung mit den Mitgliedstaaten geteilt wird) enthalten.

Hier sind einige der wichtigsten Konzepte, die in diesen Verordnungen festgelegt sind. Genauere und spezifische Informationen entnehmen Sie bitte den einzelnen Programmen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen. Es gibt in der Tat verschiedene Berichtsmethoden, deren Anwendung im Ermessen der verschiedenen Verwaltungsbehörden der Fonds liegt.

Die Formen des Beitrags (und der Berichterstattung)

Im Zusammenhang mit Zuschüssen, d.h. der in unserem Leitfaden am ausführlichsten behandelten Form des „europäischen Projekts“, können die Beiträge der Europäischen Union eine der folgenden Formen annehmen, aus denen sich verschiedene Formen der Berichterstattung ergeben.

Erstattung der tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten: Form des Beitrags, die an die typischste Berichterstattungsmethode gebunden ist, d.h. Erstattung der förderfähigen Ausgaben, die durch Belege nachgewiesen und dem Begünstigten rechtzeitig gemeldet werden.
Einheitskosten: Beitrag, der unter Bezugnahme auf einen „Betrag pro Einheit“ gezahlt wird, der alle oder bestimmte Kategorien von förderfähigen Kosten abdeckt (wobei sowohl die Kostenkategorie, der Betrag pro Einheit als auch die Höchstzahl der Einheiten im Voraus klar festgelegt werden). Die Berichterstattung besteht in diesem Fall darin, die Anzahl der Einheiten, auf die der Standardbetrag angewendet wird, korrekt zu dokumentieren und die Formel für die Berechnung korrekt auszuführen.
Pauschalfinanzierung: Ein Beitrag, der bestimmte Kategorien förderfähiger Kosten abdeckt, für die ein (vorher festgelegter) Prozentsatz auf den Betrag anderer förderfähiger Kosten angewendet wird. In diesem Fall erfordert der Berichtsprozess eine ordnungsgemäße Dokumentation der „Basis“ der förderfähigen Kosten, auf der der feste Satz berechnet wird, und die korrekte Berechnung des angegebenen Prozentsatzes.
Pauschalbeträge: ein Beitrag, der allgemein (und zwar pauschal ) alle oder bestimmte Kategorien förderfähiger Kosten abdeckt (klar und im Voraus festgelegt). Die Gewährung des Zuschusses kann an die Erfüllung von im Vorfeld definierten „Makro“-Kriterien geknüpft sein (z.B. die Produktion einer Leistung oder das Erreichen eines Projektmeilensteins).
Finanzierungen, die nicht mit den Kosten von Operationen zusammenhängen: Beiträge, die beispielsweise die Funktionsweise und die laufende Tätigkeit von Organisationen abdecken, die (an sich) als besonders wichtig für die Erfüllung des Auftrags der EU gelten.

Die verschiedenen Formen des Beitrags können innerhalb desselben Programms oder Projekts kombiniert werden. Die anwendbaren Modalitäten werden (von den Programmen, Aufforderungen und Fondsverwaltungsbehörden) entsprechend der Art der erforderlichen Intervention, ihren Zielen und den Rechnungslegungsmethoden ihrer potenziellen Empfänger festgelegt.

Stückkosten, Pauschalsätze und Pauschalbeträge werden insbesondere dann verwendet, wenn die ausgeübte Tätigkeit und die ermittelten Parameter eine Zahlung auf einer einfacheren, aber dennoch objektiven Grundlage ermöglichen (z. B. Herstellung eines „Materials“ und eines bestimmten Outputs, die als Pauschalbetrag erstattet werden; Erstattung von Arbeitstagen zu einem vorher festgelegten Stückpreis usw.).

Festzinsdarlehen können zur Deckung der indirekten Kosten eines Projekts verwendet werden, d.h. der Kosten, die für die allgemeine Verwaltung der Aktivität anfallen, aber nicht direkt dem Projekt selbst zugeordnet werden können. In diesem Fall werden die indirekten Kosten als fester Prozentsatz der erstattungsfähigen direkten Kosten erstattet. Der Prozentsatz wird von der Verwaltungsbehörde im Voraus festgelegt, während der Betrag der förderfähigen direkten Kosten, für die der Prozentsatz gilt, dokumentiert und gemeldet werden muss.

Pauschalfinanzierungen können auch dazu dienen, die Berichterstattung zu vereinfachen: So kann beispielsweise verlangt werden, dass die direkten Personalkosten als vordefinierter Prozentsatz anderer förderfähiger und berichtspflichtiger direkter Kosten ausgedrückt werden; oder umgekehrt die anderen direkten Kosten als vordefinierter Prozentsatz der förderfähigen und berichtspflichtigen direkten Personalkosten.

Wie europäische Gelder verwendet werden

Was soeben dargelegt wurde (und was im Allgemeinen in dieser vertieften Studie vorgeschlagen wurde), kann auf verschiedene Formen der Verwendung europäischer Mittel angewandt werden, ist aber für eine bestimmte Form besonders geeignet: Zuschüsse, die bekannteste Form der Verwendung europäischer Mittel.

Der Vollständigkeit halber führen wir im Folgenden die möglichen Verwendungszwecke der europäischen Fonds auf, die jeweils Gegenstand spezifischer Vorschriften der Haushaltsordnung sind.

a. Subventionen: Kofinanzierung, die einer Organisation zur Durchführung eines Projekts (oder einer Aktivität) gewährt wird, das mit den Zielen der EU-Institutionen übereinstimmt. Sie sind die vorherrschende Form der Finanzierung für gemeinnützige Organisationen, diejenige, auf die normalerweise Bezug genommen wird, wenn von ‚europäischen Projekten‘ die Rede ist, und diejenige, die in unserem Europlanning Guide am ausführlichsten behandelt wird. Sie lassen sich wiederum in zwei Hauptkategorien einteilen: Zuschüsse für Maßnahmen oder Projekte (die bekannteste und am weitesten verbreitete Kategorie) und Betriebskostenzuschüsse (zur Finanzierung der Arbeit bestimmter Einrichtungen, deren Tätigkeit in den Rahmen einer EU-Politik fällt).

b. Beschaffung: Zahlungen für die Bereitstellung von Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen, die speziell für den Bedarf der EU-Institutionen erforderlich sind. Sie sind in der Regel für private Organisationen bestimmt, die sich auf die Bereitstellung einer bestimmten Art von Produkt, Arbeit oder Dienstleistung spezialisiert haben.

c. Preise: Zahlungen zur Anerkennung der Gewinner von Wettbewerben (verdiente Personen oder Organisationen).

d. Darlehen: Finanzierungen, die gegen eine Rückzahlungsverpflichtung gewährt werden, normalerweise mit einem bestimmten Zinssatz. Sie werden normalerweise von Finanzinstituten oder Finanzintermediären verwaltet. Sowohl Darlehen als auch Garantien (siehe nächster Punkt) werden von den EU-Institutionen vor allem dann als Interventionsform gewählt, wenn die Marktbedingungen, die einer normalen Kreditvergabe durch private Banken oder Kreditinstitute entgegenstehen, gemildert werden müssen (z. B. sind die von den Banken festgelegten Zinssätze für die Begünstigten nicht erschwinglich oder die finanzierten Interventionen bieten eine zu unsichere oder zu langfristige wirtschaftliche Rendite, als dass sie von einer privaten Einrichtung finanziert werden könnten).

e. Garantien: Mittel, die zur Erleichterung der Kreditvergabe durch Dritte (Finanzinstitute oder Finanzvermittler) verwendet werden. Der Gläubiger (d.h. der Darlehensgeber) kann bei Nichtrückzahlung durch den Darlehensnehmer auf die gestellten Sicherheiten zurückgreifen.

f. Beiträge: Beträge, die in der Regel auf nationaler oder regionaler Ebene ausgezahlt werden, um Aktivitäten und Investitionen in Gebieten zu erleichtern, in denen die Wirtschaftsbeteiligten in physischer Hinsicht (z. B. ungünstige geografische Bedingungen) oder in Bezug auf den Markt (z. B. wirtschaftlich nicht tragfähiges Einkommen) benachteiligt wären.

Die Erstattungsfähigkeit von Kosten und allgemeine Grundsätze der Berichterstattung

Um in ein Projektbudget aufgenommen zu werden und insbesondere für eine Erstattung im Rahmen eines Zuschusses in Frage zu kommen, müssen die Kosten förderfähig sein, d.h. sie müssen in eine der (im Programm oder in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausdrücklich vorgesehenen) Kategorien fallen, für die eine EU-Kofinanzierung zulässig ist. Die Anspruchsberechtigung umfasst mehrere Dimensionen:

Die Art der Aktivität (z. B. Schulungsmaßnahmen, Austausch bewährter Verfahren, Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung, Kommunikation usw. können als förderfähig angesehen werden);
Die Art der Kosten (z. B. Reisekosten, Arbeitskosten von Mitarbeitern oder externen Dienstleistern, Raum- und Platzmiete, Druck von Materialien, Kauf oder Miete von Materialien und Ausrüstung, indirekte Kosten usw.) kann als förderfähig betrachtet werden;
Der geografische Bezugsrahmen (Programme oder Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen definieren die Länder oder Gebiete, in denen die Projektaktivitäten durchgeführt werden können);
Der zeitliche Bezugsrahmen (die Kosten müssen entstanden sein und sich zeitlich auf den Zeitraum der Durchführung des Projekts oder der Förderfähigkeit der Ausgaben beziehen. Von wenigen Ausnahmen abgesehen, dürfen sich die erstattungsfähigen Kosten nicht auf einen Zeitraum vor Beginn oder nach Abschluss des Projekts, auf bereits begonnene Projekte oder auf abgeschlossene Maßnahmen beziehen, unabhängig davon, ob die entsprechenden Zahlungen bereits erfolgt sind oder nicht).

Um die verschiedenen Förderkriterien zu erfüllen, sollte die Finanzhilfevereinbarung (die vertragliche Grundlage für die Durchführung eines Projekts) (als Mindestelemente) eine Angabe des Datums und der Dauer des Projekts, eine Beschreibung der geplanten Aktivitäten, den Höchstbetrag der Finanzierung, ein Budget für die Maßnahme und die Form der Finanzhilfe enthalten.

Neben der Einhaltung der Förderfähigkeitsregeln müssen die Kosten, für die eine Erstattung beantragt wird, mehrere allgemeine Grundsätze erfüllen:

Relevanz. Die Kosten müssen mit den Definitionen und Kostenpositionen, Mengen und Grenzwerten, Einheitswerten und Gesamtwerten übereinstimmen, die ausdrücklich im genehmigten Projektbudget, in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und im Programm angegeben sind;
Die Notwendigkeit. Die angegebenen Kosten müssen für die Durchführung der im Projekt vorgesehenen Maßnahmen, wie sie im eingereichten und genehmigten Vorschlag (Ergebnisse, Aktivitäten, Arbeitsplan) dargelegt sind, notwendig und nachvollziehbar sein;
Effektivität. Die angegebenen Kosten müssen dem Begünstigten tatsächlich entstanden sein und sich eindeutig auf das Projekt beziehen;
Überprüfbarkeit. Erstattete Kosten müssen nachweisbar sein, d.h. es müssen angemessene Unterlagen vorliegen, um ihre Auszahlung zu belegen (z.B. quittierte Rechnungen oder Belege mit demselben Wert); oder es muss eine dokumentarische Grundlage vorliegen, die ihre Erstattung genehmigt (z.B. Pauschalbeträge, feste Sätze oder Stückkosten, die in der Aufforderung und im genehmigten Projekt vorgesehen sind);
Rückverfolgbarkeit. Die ausgewiesenen Kosten müssen durch ordnungsgemäße und vollständige Aufzeichnungen nachvollziehbar sein. Insbesondere müssen sie in den Buchführungs-, Haushalts- und Finanzverwaltungsunterlagen des Empfängers gemäß den Buchführungsgrundsätzen und -regeln, die er nach den geltenden Rechtsvorschriften anwendet, erfasst werden;
Rechtmäßigkeit. Die ausgewiesenen Kosten müssen mit den gesetzlichen Bestimmungen (nationale Haushalts-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften) übereinstimmen;
Angemessenheit. Die ausgewiesenen Kosten müssen mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, Effizienz, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in Einklang stehen. Von den Begünstigten wird erwartet, dass sie mit „wirtschaftlicher Vernunft“ handeln, um unnötige, überflüssige oder zu hohe Kosten zu vermeiden, und versuchen, diese auf dem niedrigsten Niveau zu halten, das mit den Projektaktivitäten und den Ergebnissen in quantitativer und qualitativer Hinsicht vereinbar ist.

Kofinanzierung (und verwandte Aspekte)

Von einigen Ausnahmen abgesehen, dürfen die für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Mittel nicht vollständig aus dem EU-Zuschuss stammen, sondern müssen aus einer Kofinanzierung stammen. Die für die Kofinanzierung erforderlichen Mittel können verschiedene Formen annehmen: Drittmittel, wirtschaftliche Ressourcen des Begünstigten, durch Projektmaßnahmen erzielte Einnahmen oder Sachleistungen. Dabei müssen einige zusätzliche Einschränkungen berücksichtigt werden:

Verbot der Kumulierung. Im Rahmen derselben Finanzierungslinie der Gemeinschaft kann nur ein Zuschuss für eine einzige Maßnahme gewährt werden. Eine Aktion kann über getrennte Haushaltslinien kofinanziert werden. Der Antragsteller muss Informationen über Mehrfachanträge und Mehrfachfinanzhilfen für dieselbe Maßnahme vorlegen;
Verbot der Doppelfinanzierung. Unter keinen Umständen dürfen dieselben Kosten zweimal finanziert werden. Quellen und Beträge von EU-Mitteln, die im Zusammenhang mit derselben Aktion erhalten oder beantragt wurden, müssen im Voraus angegeben werden. So können zum Beispiel die Kosten ein und desselben Mitarbeiters, auch wenn er an mehreren europäischen Projekten beteiligt ist, nicht in einer Höhe erstattet werden, die seinen gesamten Zeitaufwand übersteigt (was eine Doppelfinanzierung bedeuten würde);
Verbot von Gewinn. Während eine Kofinanzierung durch Projekteinnahmen möglich ist, haben Zuschüsse nicht den Zweck oder die Wirkung, einen Gewinn für den Begünstigten zu erwirtschaften. Der Gewinn ist definiert als der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben, der ausgewogen berechnet wird und sich strikt an dem orientiert, was durch die Projektaktivitäten erreicht und erzeugt wurde. Ausnahmen von dieser Regel sind jedoch möglich (z.B. Einnahmen, die die Kontinuität der Aktivitäten nach dem Finanzierungszeitraum gewährleisten).

Rechtfertigung der Ausgaben

Der Nachweis der im Rahmen eines Projekts tatsächlich angefallenen Ausgaben, der für die Berichterstattung und die Beantragung von Erstattungen erforderlich ist, erfordert im Allgemeinen Unterlagen, die die folgenden Aspekte belegen:

Der Ursprung der Leistung oder Lieferung, d.h. das Dokument, auf dessen Grundlage eine bestimmte Ware oder Dienstleistung erbracht wurde. Die Referenzdokumente sind Verträge (Werk- oder Dienstleistungsverträge), Abtretungserklärungen, Bestellungen usw;
Die Beschreibung der Dienstleistung oder Lieferung, die (neben den oben genannten Dokumenten in allgemeiner Form) in anderen, präziseren und spezifischeren Dokumenten zu finden ist: Rechnungen, Quittungen, Gutscheine, Tätigkeitsberichte und Stundenzettel – Dokumente, die die Quantität und Qualität der nicht nur vereinbarten, sondern auch tatsächlich erbrachten Waren und Dienstleistungen sowie deren tatsächliche Relevanz für das Projekt belegen;
Die tatsächliche Bezahlung der Dienstleistung oder Lieferung, die in der Regel durch Kopien von Überweisungen, Kontoauszügen und Quittungen nachgewiesen wird;
Der Zusammenhang der Dienstleistung oder Lieferung mit dem Projekt und den spezifischen Posten, die im Budget vorgesehen sind und gemäß den Ausschreibungsregeln als förderfähig gelten. Um dies zu beweisen, ist es notwendig, diese Dokumente zu ordnen und einen übersichtlichen Bericht zu erstellen, der es ermöglicht, ihren Zusammenhang mit den Projektaktivitäten und dem Budget zu rekonstruieren.

All diese Dokumente dienen dazu, die Einhaltung der bereits oben beschriebenen Förderkriterien und Berichterstattungsgrundsätze zu belegen (Förderfähigkeit nach Art der Aktivität, Art der Kosten, geografischem Umfang und Zeitrahmen; Grundsätze der Relevanz, Notwendigkeit, Wirksamkeit, Überprüfbarkeit, Rückverfolgbarkeit, Rechtmäßigkeit und Angemessenheit).

Diese Dokumente bilden die Grundlage für die Berichterstattung, die im Wesentlichen aus ihrer Sammlung, Archivierung, Organisation, Überprüfung und Synthese besteht. Damit die Berichterstattung effektiv ist, ist sie notwendig:

Im Vorfeld, dass das Budget (Kostenlinien) und die Projektaktivitäten (Arbeitsplan) realistisch, wahrheitsgetreu und überprüfbar durch diese Dokumente erstellt worden sind;
Dabei ist es wichtig, dass es ein System, einen Prozess und personelle Ressourcen gibt, die sich mit der Sammlung und ordnungsgemäßen Archivierung dieser Dokumente befassen;
Im nachgelagerten Bereich müssen die Informationen effizient zusammengefasst und Berichte erstellt werden, und zwar auf der Grundlage der in der Aufforderung und im Programm festgelegten Verfahren.

Die Berichterstattung ist natürlich einfacher, wenn die geltenden Verfahren Stückkosten, Pauschalsätze oder Pauschalbeträge vorsehen, aber in allen Fällen ist es notwendig, das Vorhandensein bestimmter Parameter zu begründen, um einen Antrag zu begleiten (z.B. Einheit, auf die Stückkosten anzuwenden sind, Basis, auf der Pauschalsätze zu berechnen sind, Output oder andere Parameter für die Zahlung von Pauschalbeträgen).

Im Folgenden geben wir einen Überblick darüber, wie einige der häufigsten Kostenpositionen in einer Berichtsaktivität behandelt werden können.

Selbstverständlich müssen dieselben Ausgabenposten gleichermaßen von der federführenden Organisation und den Projektpartnern gemeldet werden. Dies erfordert, dass die federführende Organisation allen Partnern klare Leitlinien, Instrumente, Vorlagen und Unterstützung zur Verfügung stellt. Der Projektleiter ist nämlich für die Erfassung, Synthese und Konsistenz der Berichterstattung des gesamten Projekts verantwortlich und es liegt in seinem Interesse, dass die Aktivität auf allen Ebenen und von allen Projektpartnern effektiv und konsistent durchgeführt wird.

Kostenarten: Personalkosten

Die Personalkosten können eine wichtige Komponente der Gesamtkosten für die Durchführung eines europäischen Projekts sein, bei dessen Aktivitäten in vielen Fällen Menschen oder die Arbeit von Menschen zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels im Vordergrund stehen.

Für die Meldung der Personalkosten auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten werden in der Regel folgende Unterlagen angefordert: der Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, F24 für die Zahlung von Steuern und damit verbundenen Beiträgen, ein interner Arbeitsauftrag, der die Dauer und die Anzahl der Stunden angibt, die die betreffende Person für das Projekt aufwenden soll, ein Stundenzettel (mit Aktivitäten, aufgewendeter Zeit, Unterschriften der betreffenden Person und des Verantwortlichen), der Lebenslauf der betreffenden Person (zum Nachweis der Jahre der Erfahrung und der spezifischen Erfahrung der Person).

Ähnliches gilt für externes oder mehrwertsteuerlich registriertes Personal und Mitarbeiter, mit dem möglichen zusätzlichen Vorteil (in Bezug auf Einfachheit und Geradlinigkeit der Berichterstattung), einen Vertrag und eine Ad-hoc-Zahlung für projektbezogene Aktivitäten vorlegen zu können.

Natürlich ist diese Liste nur ein Anhaltspunkt: Für einige Aufforderungen und Programme können andere oder weniger Unterlagen als angegeben erforderlich sein, insbesondere in Fällen, in denen die Erstattung von Personalkosten auf der Grundlage von Stückkosten (vordefinierter Betrag pro Tag und Art des Stellenprofils) oder auf der Grundlage eines Pauschalsatzes (Anwendung eines vorher festgelegten Prozentsatzes auf andere Arten von förderfähigen Kosten) erfolgt.

Die Meldung von Personalausgaben erfordert einige besondere Vorkehrungen. Zum Beispiel:

Die Personalkosten sind eine von den Verwaltungs- und Bürokosten und den Gemeinkosten getrennte Kategorie, die normalerweise separat behandelt werden (z.B. als Teil der sogenannten indirekten Kosten – siehe nächster Absatz);
Es ist nicht möglich, Personalkosten als solche zu melden, sondern nur Ausgaben für Aktivitäten, die tatsächlich und spezifisch im und für das Projekt durchgeführt werden (dies können keine Aktivitäten sein, die in jedem Fall durchgeführt würden). Diese Aktivitäten (und die damit verbundenen personellen Ressourcen) müssen natürlich im Projektbudget und im Arbeitsplan vorgesehen werden;
Wenn Sie über Projekte berichten, an denen verschiedene Länder beteiligt sind, müssen Sie sich auf unterschiedliche arbeitsrechtliche Bestimmungen einstellen (in Bezug auf Vertragsformen, Arbeitszeiten, Urlaub, Abwesenheiten und Feiertage, Sozialversicherung usw.).

Kostenarten: Verwaltungs- und Bürokosten

In diese Kategorie kann ein sehr breites Spektrum an Kosten fallen:

Infrastrukturbezogene Kosten (z.B. Miete, Reinigung, Wartung, Möbel);
Kosten für Versorgungsleistungen (z.B. Strom, Wasser, Heizung, Telefon- und Internetanschluss);
Kosten für Büroverbrauchsmaterial (z.B. Papier, Schreibwaren, Nachfüllpackungen);
Kosten für Bürotätigkeiten (z.B. Buchhaltung, Archiv, Empfang, Sekretariat).

Es handelt sich um Kosten, bei denen es fast immer schwierig ist, einen direkten Zusammenhang mit dem Projekt und seinen Aktivitäten nachzuweisen. Viele der in dieser Kategorie aufgeführten Kosten werden bei vielen Ausschreibungen und Projekten nicht als förderfähig angesehen. Wenn sie als zulässig erachtet werden, ist dies normalerweise der Fall:

Oder weil sie einen direkten Bezug zu dem Projekt haben und daher unter andere Kostenarten fallen. Zum Beispiel: 1) Kosten für spezifische Software oder Computerausrüstung, die für eine bestimmte Art von Tätigkeit erforderlich sind und unter die im folgenden Absatz analysierte Kostenart fallen; 2) Kosten für Verwaltungspersonal, das direkt für die Projektaktivitäten eingesetzt wird, die unter die im vorherigen Absatz analysierte Kostenart fallen;
Oder weil die Regeln des Projekts oder der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen sie als indirekte Kosten betrachten und ihre Erstattung in Form von Pauschalbeträgen vorsehen, wobei ein Pauschalsatz auf andere Kategorien von förderfähigen Kosten (direkte Kosten) angewandt wird, die eindeutiger und direkter mit der Durchführung des Projekts verbunden sind.

Kostenarten: Ausrüstung und Materialien (und externe Dienstleistungen)

In diese Kostenkategorie fallen Ausrüstungsgegenstände und materielle Güter, die für die Durchführung des Projekts unmittelbar erforderlich sind. Dabei kann es sich um Computerausrüstung (Hardware oder Software) oder andere langlebige oder verbrauchbare Güter und Ausrüstungen handeln, sofern sie unmittelbar und ausschließlich für die Projektaktivitäten benötigt werden.

Er muss seine unmittelbare Relevanz für das Projekt und seine tatsächliche Verwendung für die Projektaktivitäten während des Durchführungszeitraums angeben. Dabei darf es sich nicht um Geräte und Materialien handeln, die für die allgemeine Tätigkeit der Organisation verwendet werden. Im Falle von Verbrauchsgütern muss deren Nutzung vollständig während des Durchführungszeitraums des Projekts erfolgen, während bei langlebigen Gütern die jährliche Abschreibung berechnet werden muss, um ihre Kosten auf den Durchführungszeitraum des Projekts zu beziehen.

Die Kosten für Ausrüstung und Materialien müssen durch formelle, schriftliche Verträge oder Vereinbarungen, Bestellungen, Rechnungen und Überweisungen sowie eindeutige Nachweise über die Art und Verwendung der gelieferten Waren belegt werden. Sie müssen für die Projektaktivität notwendig und im Voraus im Budget und Arbeitsplan enthalten sein.

Es kann erforderlich sein, das Auswahlverfahren für den Kauf nachzuweisen, um die Einhaltung der Kriterien der Sparsamkeit, Effizienz, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung zu belegen. In einigen Fällen, insbesondere bei umfangreichen Dienstleistungen, Lieferungen und Leistungen oder in stärker formalisierten Bereichen (z.B. öffentliche Einrichtungen), kann es notwendig sein, besondere Beschaffungsregeln zu befolgen oder eine spezielle Ausschreibung zu veröffentlichen.

Bei den Kosten für Ausrüstungen und Materialien sollte die Förderfähigkeit von Sonderfällen berücksichtigt werden, z. B. die Möglichkeit, vor Projektbeginn erworbene Ausrüstungen, gebrauchte Ausrüstungen oder Transport- und Installationskosten als förderfähige Kosten zu berücksichtigen. Die Anmietung oder der Erwerb einer Lizenz für den Zeitraum und die Nutzung, die für das Projekt unbedingt erforderlich sind, kann als Alternative validiert werden (und ist in Bezug auf die Berichterstattung oft „flexibler“ als die Verwaltung eines dauerhaften Vermögenswerts und dessen Abschreibung).

Ähnliche Regeln (mit den offensichtlichen Unterschieden aufgrund der Art des betreffenden „Produkts“) gelten für den Erwerb bestimmter Leistungen oder Dienstleistungen.

Eine besondere Kategorie von ‚Produkten‘, nämlich Kommunikations- und Werbematerialien, verdient eine eigene Diskussion. Dazu können ganz unterschiedliche Dienstleistungen gehören, wie Grafikdesign und Druckarbeiten, die Bearbeitung von Audio- und Videomaterial, die Erstellung von Websites, die Übersetzung von produzierten Medien und die Organisation von öffentlichen Veranstaltungen.

Dies sind typische Aktivitäten für europäische Projekte, die naturgemäß sehr eng mit dem Projekt verbunden sind und fast immer zu den förderfähigen Kosten gehören. Allerdings müssen die von der Europäischen Kommission, den Verwaltungsbehörden und den Programm- und Ausschreibungsspezifikationen festgelegten Regeln für die Sichtbarkeit beachtet werden. Dazu gehören Kriterien für die Positionierung von Logos, für die Sichtbarkeit der Geldgeber bei Veranstaltungen und Kommunikationsmaterialien sowie für die Aufnahme von textlichen Hinweisen auf das Projekt und die Herkunft der Mittel.

Bei der Organisation von öffentlichen Veranstaltungen sollten Sie auf die spezifischen Unterkategorien der förderfähigen Kosten (z. B. Saalmiete, Catering, Sicherheit, audiovisuelle Systeme, Reisen der Teilnehmer, Materialien für Öffentlichkeit und Presse usw.) und die jeweils geltenden Projektregeln achten.

Arten von Kosten: Reisekosten

Zu den Reisekosten gehören zum Beispiel: Flug-, Bahn-, Bus- und Fährtickets; Ausgaben für die Nutzung eines Autos für Projektzwecke (Erstattung von Kilometern, Versicherung, Kraftstoff, Mautgebühren, Parkgebühren usw.); Ausgaben für Mahlzeiten, Übernachtungen oder Tagegelder; Reiseversicherungen, Visa, CO2-Ausgleich auf Flugstrecken.

Obwohl es sich hierbei um eine scheinbar eher begrenzte Kategorie von Kosten handelt, können sie bei europäischen Projekten unterschiedlich behandelt werden. Insbesondere können entweder die tatsächlichen Kosten oder Pauschalbeträge angewandt werden, wie z.B. Pauschalbeträge für Unterkunft, Verpflegung und Spesen pro Tag (oder Nacht) oder feste Erstattungssätze, die auf die Entfernung in Kilometern (für Reisekosten) angewendet werden.

Die für das jeweilige Programm oder Projekt geltenden Regeln müssen sorgfältig geprüft werden, aber im Allgemeinen gelten die üblichen Grundsätze: Die Kosten müssen in engem Zusammenhang mit dem Projekt stehen (z.B. Teilnahme von Projektmitarbeitern an relevanten Sitzungen und Veranstaltungen), im Budget und im Aktivitätsplan vorgesehen sein, keine Ausgabenobergrenzen (insgesamt, pro Tag oder pro Reise) überschreiten und ein strenges Verfahren zur Unterstützung von Dokumenten anwenden. Die Kosten müssen in engem Zusammenhang mit dem Projekt stehen (z.B. Teilnahme von Projektmitarbeitern an relevanten Sitzungen und Veranstaltungen), im Budget- und Aktivitätsplan vorgesehen sein, keine Ausgabenobergrenzen (insgesamt, pro Tag oder pro Reise) überschreiten, ein strenges Belegverfahren anwenden und ein Sparsamkeitskriterium anwenden (für dieselbe Strecke sollte die direkteste, vorteilhafteste und wirtschaftlichste Lösung gewählt werden, wobei etwaige Beschränkungen in Bezug auf die Reiseklasse und die Hotelklasse, die für Reisen und Übernachtungen genutzt werden können, zu beachten sind).

Kostenarten: Sachleistungen

Sachleistungen“ sind nicht-finanzielle Ressourcen, die einem Begünstigten von einer dritten Partei unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden: z.B. die kostenlose Bereitstellung von Grundstücken oder Gebäuden, Ausrüstungen oder Materialien oder Forschungs- oder Berufstätigkeiten oder unbezahlte ehrenamtliche Arbeit.

Daher handelt es sich hierbei (per Definition) nicht um erstattungsfähige Kosten, sondern um potenziell anrechenbare Mittel (entweder im Rahmen der europäischen Programme oder der Strukturfonds), um die Höhe der Kofinanzierung des Projekts aus „Nicht-EU-Quellen“ zu ermitteln. Auch hier handelt es sich per Definition um Mittel, für die keine durch Rechnungen oder Dokumente belegte Zahlung erfolgt ist.

Sie müssen normalerweise getrennt von den anderen Kosten ausgewiesen werden, und ihr Anteil an der gesamten Kofinanzierung des Projekts darf einen bestimmten Prozentsatz nicht überschreiten. Ihre wirtschaftliche Quantifizierung basiert auf Schätzungen, die entweder im Vorfeld durch die geltenden Vorschriften oder durch den Antragsteller auf der Grundlage von Marktwerten und/oder Kosten für gleichwertige Arbeiten vorgenommen werden können.

Der Verifizierungsprozess

Die Berichterstattung ist daher der Prozess, durch den sich der Begünstigte eines europäischen Projekts verpflichtet, vollständige, zuverlässige und wahrheitsgemäße Zahlungsanträge mit den entstandenen förderfähigen Kosten und in Übereinstimmung mit der Finanzhilfevereinbarung vorzulegen, die durch angemessene und überprüfbare Belege gestützt werden, wie in der Haushaltsordnung vorgeschrieben.

Die für das Programm zuständige Behörde kann eine Bescheinigung verlangen, die bestätigt, dass die Abrechnungen den von ihr festgelegten Methoden und Verfahren entsprechen und dass die im Zahlungsantrag angegebenen Kosten wahrheitsgetreu und korrekt erfasst wurden und gemäß der Finanzhilfevereinbarung förderfähig sind. Diese Bescheinigung, die bei vielen europäischen Projekten bei jeder Zahlung oder jedem Saldo erforderlich ist, wird von einem anerkannten externen Prüfer ausgestellt, um die Konformität der Transaktionen und Ausgaben zu belegen und der Verwaltungsbehörde in ihrer Rolle als Verantwortliche für die Ordnungsmäßigkeit des Programms und der finanzierten Projekte Sicherheit zu bieten. Posten, die vom externen Prüfer als nicht förderfähig eingestuft werden, sind von den Zahlungsanträgen ausgeschlossen.

Nach Abschluss eines Projekts kann eine weitere Prüfung der Förderfähigkeit der Ausgaben und der Richtigkeit der Berichterstattung und der damit verbundenen Zahlungen vorgenommen werden. Für die Teile, die als nicht förderfähig angesehen werden, wird der entsprechende Anteil der ausgezahlten EU-Mittel zurückgefordert. Es ist daher notwendig, alle Elemente und Belege im Zusammenhang mit der Berichterstattung für mehrere Jahre nach dem Ende des Projekts aufzubewahren, wobei bei der Art und Weise und dem Zeitpunkt der Aufbewahrung sehr vorsichtig vorgegangen werden muss (mindestens fünf Jahre ab dem Ende des letzten Jahres, in dem Zahlungen verbucht wurden).

Tipps zur Projektvorbereitung

Die Grundlage für die Berichterstattung wird bereits bei der Konzeption und Ausarbeitung des Projektvorschlags gelegt. Leiter und Projektpartner müssendie folgenden Punkte klar verstehen und in der Lage sein, sie angemessen in die technischen und finanziellen Formen des Projekts zu übertragen. Für jeden dieser Punkte formulieren wir einige nützliche ‚Kontrollfragen‘, um die häufigsten Probleme zu erkennen.

Die Anträge, die Förderkriterien, die Formen des Beitrags und der Berichterstattung sowie die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und im Programm vorgesehenen Modelle (die genaue Kenntnis der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ist sowohl aus operativer Sicht als auch im Hinblick auf die Berichterstattung eine notwendige Voraussetzung).
Eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Projektkomponenten und der damit verbundenen Aktivitäten.
– Sind die Aktivitäten für die Erreichung der Projektergebnisse und -ziele relevant und effektiv? (siehe Abschnitt über den logischen Rahmen)– Sind die Projektergebnisse und -ziele für die Aufforderung relevant? Sind die für das Projekt vorgesehenen Aktivitäten im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen förderfähig?– Wie sieht der (ungefähre, aber realistische) Zeitplan für die Umsetzung der einzelnen Aktivitäten aus? Welche Aktivitäten stellen eine notwendige Bedingung (und damit eine potenzielle Bremse) für den Fortschritt des Projekts dar?– Wurden Aktivitäten im Zusammenhang mit der technischen Verwaltung des Projekts, seiner finanziellen Verwaltung (und Berichterstattung) sowie Koordinierungs- und Kommunikationsaspekten geplant?
Eine detaillierte Auflistung der (materiellen, finanziellen und personellen) Ressourcen, die für jede Aktivität benötigt werden.
– Wie viele der Ressourcen sind bereits verfügbar, welche der Ressourcen müssen beschafft werden, um das Projekt umzusetzen, und wie viel Zeit wird benötigt, um sie bereitzustellen?– Steht der Zeitplan der Aktivitäten im Einklang mit der Bindung von Ressourcen, die sie im Laufe der Zeit erfordern?– Welche Kosten (oder Geldwerte) können mit jeder der benötigten Ressourcen verbunden werden?– Welche dieser Mittel (und der Aktivitäten, auf die sie sich beziehen) kommen für eine Finanzierung durch europäische Fonds in Frage? Welche können für eine Kofinanzierung (ergänzend zur EU-Kofinanzierung) verwendet werden?– Welche Belege können für jede der zu meldenden Ressourcen vorgelegt werden?– Welcher Partner (und wenn möglich, welche Person) ist für die einzelnen Aktivitäten verantwortlich und muss die entsprechenden Ressourcen verwalten? – Über welches (einheitliche, kohärente) System werden Belege (pro Kostenlinie und pro Partner) und Berichte gesammelt und organisiert? Wer kümmert sich um sie?
Eine Budgetprognose, bei der jede Zeile mit den oben vorgeschlagenen Parametern verknüpft ist.
– Stimmen die Kostenkategorien mit denen überein, die in der Aufforderung oder dem Programm vorgesehen sind, und mit den entsprechenden Förderkriterien? – Entsprechen die Obergrenzen für die einzelnen Posten den Bedingungen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder des Programms?– Sind die Aktivitäten, die bereitzustellenden Ressourcen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten klar und von allen Partnern akzeptiert? Sind sie zwischen den Partnern ausgewogen und mit ihren operativen Möglichkeiten vereinbar?– Wie hoch ist der Anteil der Ressourcen, die den Projektpartnern nicht zur Verfügung stehen und für die externe Ressourcen gefunden werden müssen? Können sie zu einer Bremse für das Projekt und seine Nachhaltigkeit werden?– Entspricht der prozentuale Anteil der Kofinanzierung (oder der EU-Mittel) am Gesamtbudget den in der Aufforderung oder im Programm angegebenen Parametern?
Einen Arbeitsplan, einen Projektvorschlag und ein Projektbudget, die den im Programm oder in der Aufforderung geforderten Modellen entsprechen.
– Wie klar und effektiv ist sie, wenn sie in ihre endgültige, offizielle Form übersetzt wird? – Gibt es Diskrepanzen zwischen der endgültigen Version und dem, was zuvor entworfen wurde, auch im Hinblick auf frühere „Kontrollfragen“?– Ist der Vorschlag nicht nur in Bezug auf die Berichterstattung gut organisiert, sondern weist er auch die für ein erfolgreiches Projekt erforderlichen Merkmale wie Innovation, Originalität, Wirksamkeit und Mehrwert auf?

Empfehlungen für die Realisierung des Projekts

Es liegt auf der Hand, dass der soeben beschriebene Prozess sowie die anschließende Phase der Projektumsetzung eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Kompetenzen und Berufsgruppen sowie zwischen den verschiedenen Partnern erfordert. Die Interaktionen betreffen nämlich die Personen, die für die Erstellung des Projekts und des Budgets verantwortlich sind (1), sowie diejenigen, die die Aktivitäten verwalten und überwachen müssen (2) und diejenigen, die die administrativen und finanziellen Aspekte verwalten und die Berichterstattung verfolgen müssen (3).

Es ist ratsam, dass jede dieser drei Funktionen einen direkten Vorgesetzten hat und dass die Interaktion zwischen diesen drei Personen und Funktionen sowohl in der Vorbereitungs- als auch in der Durchführungsphase des Projekts kontinuierlich und effektiv ist.

An der Berichtsfront geht die Projektaktivität weiter mit:

Ein angemessener (und ordnungsgemäß geplanter) Prozess der Ressourcenmobilisierung unter dem Gesichtspunkt der Ausgabenverpflichtungen (um die Verpflichtungen im Rahmen des Haushaltsplans zu halten) und der Verwaltungsverfahren (um sicherzustellen, dass jeder Schritt zu Berichtszwecken ordnungsgemäß dokumentiert wird);
Die Sammlung, Organisation und Archivierung von Unterlagen (im Original und in elektronischem Format), unterteilt nach Ausgabenkategorie, Budgetlinie und Lieferant/Ausgabeninhaber, unter Verwendung von Verfahren, Vorlagen, Checklisten und Identifikationscodes, die von allen Partnern gemeinsam genutzt werden;
Erstellung regelmäßiger Berichte (in der Regel halbjährlich oder jährlich), die sowohl einen technischen Teil über die durchgeführten Aktivitäten als auch eine Aufstellung der angefallenen Kosten enthalten, basierend auf den in der Aufforderung oder dem Programm festgelegten Mustern und Verfahren;
Erstellung des Abschlussberichts (normalerweise detaillierter und umfassender als der periodische Bericht);
Interaktion mit der Verwaltungsbehörde des Programms (während der gesamten Laufzeit des Projekts, bei Zweifeln oder Unklarheiten) und mit dem externen Prüfer (rechtzeitig, wenn das Projekt/Programm eine externe Bescheinigung der Konten erfordert);
Aufbewahrung der Dokumentation (Abrechnungen und Archivierung der Belege) so lange wie nötig und Bereitschaft zur Klärung im Falle späterer Prüfungen (normalerweise mindestens 5 Jahre ab dem Jahr des Projektabschlusses).