• 3.2

Ein Projekt präsentieren

Die wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte

Die Phase der Projekterstellung beginnt nach einer sorgfältigen Lektüre der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen und sobald sichergestellt ist, dass die wichtigsten Startbedingungen erfüllt sind, d.h:

  • Das Vorhandensein einer Projektidee, die für den Aufruf geeignet ist (in thematischer Hinsicht und in Bezug auf die Förderfähigkeit der vorgeschlagenen Art von Aktivität);
  • Das Vorhandensein einer Ausschreibung im Rahmen der Möglichkeiten der Organisation (auch in Bezug auf Ressourcen und Zeitplan);
  • Das Vorhandensein einer nach administrativen Kriterien förderfähigen Partnerschaft mit soliden und ergänzenden technischen und organisatorischen Ressourcen.

Die wichtigsten Elemente für die Ausarbeitung des Vorschlags sind:

  • Sorgfältige Lektüre der Leitlinien und Anhänge des Aufrufs;
  • Die Überprüfung und Aktualisierung der Akteurs- und Kontextanalyse;
  • Die klare und strukturierte Definition von Projektzielen und -ergebnissen;
  • Die Antwort auf die rechtzeitigen Anforderungen des Anrufs;
  • Die endgültige Strukturierung der Partnerschaft und der Arbeitsgruppe;
  • Die genaue Beschreibung der Aktivitäten, möglicherweise in ‚Arbeitspaketen‘ organisiert;
  • Die Erstellung eines realistischen und präzisen Zeitplans (Gantt-Diagramm);
  • Die Fertigstellung eines strengen und begründeten Finanzplans (sowohl in Bezug auf die von den Partnern zur Verfügung gestellten Mittel als auch auf den geforderten Beitrag);
  • Die Beschreibung der Strategie für die Überwachung, Bewertung und Verbreitung der Projektergebnisse.

Bei der Ausarbeitung des Vorschlags müssen in erster Linie die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannten Bewertungskriterien berücksichtigt werden.

Ganz allgemein kann auf fünf Kriterien verwiesen werden, die im Zusammenhang mit Projekten als „universell“ gelten: Relevanz, Effizienz, Wirksamkeit, Auswirkungen und Nachhaltigkeit. Diese Kriterien werden in den folgenden Kapiteln ausführlicher behandelt. Neben diesen Kriterien lassen sich noch weitere nennen, die besonders häufig vorkommen und konzeptionell mit den fünf bereits genannten zusammenhängen:

  • Die Originalität und Innovativität der Projektidee, d.h. die Elemente der Neuartigkeit im Vergleich zu früheren oder laufenden Initiativen. In einigen Fällen (z.B. im Bereich Forschung und Innovation) ist die Anwendung modernster Ansätze und technischer Expertise erforderlich. Bei EU-Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen muss auch die Fähigkeit des Projekts hervorgehoben werden, Lösungen einzubeziehen und bereitzustellen, die in verschiedenen Kontexten verwendet werden können, neue Möglichkeiten zu eröffnen und einen (direkten, indirekten oder potenziellen) Nutzen für das gesamte europäische Gebiet zu bieten;
  • Die Durchführbarkeit und Konkretheit des vorgelegten Vorschlags, in dem die durchgeführten Maßnahmen, ihr Zweck, der Prozess und die verwendeten Ressourcen klar sind (auch und gerade für diejenigen, die mit dem Projekt nicht vertraut sind). Die Klarheit der Sprache und der Darstellung des Vorschlags (vor allem, wenn es sich nicht um die eigene Sprache handelt) und die Anwendung eines logischen Rahmens sind ein grundlegender Aspekt einer guten Projektarbeit.

Tipps zum Schreiben eines Projekts

1. Verstehen Sie, was Sie tun und warum Sie es tun.

Bevor Sie mit der Ausarbeitung eines Projekts beginnen, sollten Sie einige der Techniken der Stakeholder- und Bedürfniskartierung anwenden, die es ermöglichen, Probleme und Lösungen mit mehr Weitblick und Klarheit anzugehen. Sie werden in anderen Kapiteln dieses Abschnitts ausführlich vorgestellt, aber wir illustrieren hier einige von ihnen.

  • Die ‚Stakeholder-Analyse‘ besteht aus einer Bestandsaufnahme der Ressourcen, Interessen, Probleme, Beziehungen, Kapazitäten und Interessen der Akteure rund um das Projekt und der anschließenden Definition der ‚Zielgruppen‘, der zu befriedigenden Bedürfnisse und der zu entwickelnden Synergien.
  • Die ‚Bedarfsanalyse‘ besteht aus einer Beschreibung der Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen im Zusammenhang mit einem Kontext oder ‚Zielgruppen‘, den Merkmalen einer aktuellen (‚Ist‘) und einer gewünschten (‚Soll‘) Situation, den Diskrepanzen, die es zu beseitigen gilt, und den dafür erforderlichen Schritten.
  • Die „Szenarienbildung“ besteht darin, verschiedene mögliche Szenarien vorzustellen (explizit im Vorschlag) oder (intern, während der Ausarbeitung des Vorschlags) aufzuzeigen, die den Bedarf, die Annahmen und die Risiken im Zusammenhang mit der Aktivität aufzeigen – und die praktischen Möglichkeiten, ihnen zu begegnen.

2. Behalten Sie den Überblick.

Die verschiedenen Elemente, die für die Präsentation eines Projekts erforderlich sind, laufen parallel und beeinflussen sich gegenseitig: Ausarbeitung des Vorschlags und Ausarbeitung des Budgets; Vorschlag, Budget und Definition der Partnerschaft und der Arbeitsgruppe; Vorschlag, Budget und Definition eines Überwachungs- und Bewertungssystems. Aus diesem Grund ist es ratsam, bei der Ausarbeitung des Projekts Schritt für Schritt vorzugehen und verschiedene Momente der Überprüfung sowohl innerhalb der Partnerschaft als auch mit Personen, die dem Projekt gegenüber „neutral“ sind, vorzusehen. Es können zum Beispiel die folgenden Schritte befolgt werden:

  • Erstellung eines zusammenfassenden Dokuments mit den wichtigsten Informationen aus der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, den Formularen für die Projekteinreichung, Ihrer eigenen Kontext- und Bedarfsanalyse und dem Ansatz, den Sie vorzuschlagen beabsichtigen;
  • Entwicklung einer gut strukturierten Projektlogik mit den typischen Elementen eines logischen Rahmens und den wichtigsten Punkten eines Überwachungs- und Bewertungsrahmens;
  • Ausarbeitung eines ersten Entwurfs des Projekts, in dem die Anforderungen des Antragsformulars im Lichte der ausgearbeiteten Ideen entwickelt werden; gefolgt von weiteren Entwürfen bis hin zum endgültigen Entwurf – und ebenso vielen Prüfpunkten.

Wenn man Schritt für Schritt vorgeht, kann man sich Fragen stellen, die verschiedenen Aspekte des Projekts aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten (strategisch, praktisch, budgetär…) und sie im Lichte der Bewertungskriterien, der operativen Auswirkungen und der Notwendigkeit, besondere und innovative Aspekte einzubringen, anpassen, so dass im Vorschlag eine echte Projekt-‚Vision‘ erkennbar wird.

Die Projektvorbereitung ist komplex, was den Inhalt, das Partnerschaftsmanagement, die Finanzplanung und die Einhaltung von Verwaltungsvorschriften betrifft. Schritte und Kontrollpunkte sorgen dafür, dass wichtige Punkte nicht übersehen werden und die verschiedenen Teile des Projekts reibungslos ablaufen.

3. Klare Schrift.

Einfachheit und Klarheit von Sprache und Stil sind ein grundlegender Aspekt eines erfolgreichen Vorschlags. Die Konzepte und Ideen, die zum Ausdruck gebracht werden sollen, müssen in erster Linie für den Verfasser des Vorschlags klar und eindeutig sein. Lassen Sie uns zu diesem Zweck einige Vorschläge aus zwei wichtigen Referenzhandbüchern übernehmen.

  • Stilelemente (William Strunk, Jr., 1918): nur ein Hauptthema für jeden Absatz (der als „Grundeinheit“ eines Textes zu betrachten ist); Verwendung der positiven Form und der aktiven Stimme (sofern nicht anders möglich); Weglassen unnötiger Wörter und Beschränkung von Unterstellungen, Modalausdrücken, Adverbien und Adjektiven auf ein Minimum; nahe beieinander liegende Wörter und Begriffe (und ähnliche Ausdrucksweisen); vorzugsweise nur eine Zeitform (vorzugsweise das Präsens).
  • Klare Schrift (Europäische Kommission, 2016): Denken Sie nach, bevor Sie schreiben (Wer wird das Dokument lesen? Was wollen Sie erreichen? Welche Punkte sollte das Dokument abdecken? Was kann der Leser erwarten? Sind Sie ausreichend direkt und interessant?); Seien Sie kurz und einfach: Dokumente und Sätze sind umso effektiver, je kürzer sie sind (vermeiden Sie offensichtliche Ausdrücke, Klischees, überflüssige oder redundante Elemente, Wiederholungen, Mehrdeutigkeit und Jargon, halten Sie sich an einen Durchschnitt von 20 Wörtern pro Satz und prüfen Sie, ob jeder Abschnitt und jedes Wort wirklich notwendig ist); streben Sie nach Effektivität der Kommunikation (drücken Sie so viel wie möglich konkrete Konzepte aus, „begraben“ Sie wichtige Informationen nicht in Wörtern oder Sätzen und fügen Sie die „stärksten“ Elemente am Ende der Sätze ein).

Es ist auch notwendig, Texte mehrmals zu überarbeiten, zu kürzen und zu überprüfen; und sich mit den Computerwerkzeugen vertraut zu machen, um scheinbar triviale, aber reale und häufige Probleme zu vermeiden (z.B. Schwierigkeiten bei der Verwaltung der Formatierung und der Revisionen eines Dokuments oder bei der Identifizierung verschiedener Versionen).

4. Vertiefen und verbessern, immer.

Diese Aspekte erschöpfen nicht die Vorschläge und bewährten Verfahren, die für die Entwicklung eines guten europäischen Projekts nützlich sind. Zusätzliche Aspekte, die besonders umfangreich und komplex sind, werden in späteren Kapiteln dieses Abschnitts ausführlicher behandelt. Andere Aspekte werden in unserem Abschnitt über Einblicke behandelt.

Wir raten Ihnen, sich weiterhin zu informieren, zu vertiefen und zu verbessern, durch den Leitfaden und durch alle möglichen Anregungen aus anderen Quellen, aus der Praxis, durch den Rat und das Beispiel von Kollegen und Partnern.

Der Haushalt und administrative Aspekte

Die Arbeit an einem Projekt erfordert nicht nur Wissen, Ideen und Kreativität, sondern auch ein gewisses Maß an Sorgfalt und Strenge. Das gilt für alle Aspekte und insbesondere für die Erstellung des Budgets und die Verwaltung der administrativen Aspekte.

Die wichtigsten Elemente für die Erstellung eines Budgets sind:

  • Sensibilisierung für den Aufruf und das Programm, insbesondere im Hinblick auf die Förderkriterien, die Formen der Beteiligung und die zu verwendenden Modelle;
  • Eine gute Kenntnis der verschiedenen Komponenten des Projekts und ihrer Aktivitäten sowie eine kontinuierliche Abstimmung mit den Mitgliedern des Teams, das für die Ausarbeitung des technischen Teils des Vorschlags zuständig ist;
  • Ein spezifischer und detaillierter Überblick über die (materiellen, finanziellen und personellen) Ressourcen, die für jede Aktivität benötigt werden, ihre Kosten für die Organisation und den Beitrag der Partner und externen Organisationen;
  • Die Fähigkeit, all diese Aspekte miteinander in Beziehung zu setzen, d.h. die Kriterien, die Formen, die verfügbaren und die benötigten Ressourcen.

Die Erstellung eines Budgets ist also keine „Restaktivität“ in einem Projekt, sondern (ganz im Gegenteil) der konkreteste und formalisierteste Teil des Projektvorschlags. Sie erfordert technischen Weitblick, Erfahrung, Prognosefähigkeiten, Vertrautheit mit Zahlen und Tabellenkalkulationen, die Fähigkeit zu verhandeln, zu erklären, einzubeziehen und zu überzeugen (ein Budget wird in jeder Partnerschaft ausgiebig diskutiert), Ordnung in Archiven und Dokumenten, Kenntnis des Marktes und der Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, die für das Projekt benötigt werden.

Wie bei der Ausarbeitung eines Vorschlags erfolgt die Budgetierung schrittweise und unterliegt häufigen Revisionen:

  • Ein erster Entwurf kann aus einer detaillierten Analyse der personellen und materiellen Ressourcen bestehen, die für die Durchführung der verschiedenen Aktivitäten erforderlich sind. Deren Werte und Umfang können variieren und je nach dem Umfang der im Vorschlag vorgesehenen Aktivitäten schrittweise angepasst werden;
  • Sobald diese Aspekte konsolidiert sind, ist es möglich, ein erstes Budget zu erstellen, das dem Format und den Kriterien der Aufforderung entspricht. Diese formale Überprüfung kann zu neuen Überlegungen, Anpassungen des Vorschlags und Änderungen in der Partnerschaft führen;
  • Die endgültige Version des Budgets erfordert in der Regel zahlreiche Lesungen, Überprüfungen und Genehmigungen durch die Partner, die aufgefordert werden, Ressourcen bereitzustellen (die teilweise aus dem Projektbudget erstattet werden) und die Verantwortung für Aktivitäten und ‚Arbeitspakete‘ zu übernehmen.

Es ist jedoch diefederführende Organisation, die die Verantwortung für die Kommunikation mit der Europäischen Kommission, die Koordination der Partner, die Budgetkontrolle und die Durchführung der Aktivitäten in der geplanten Art und Weise und im geplanten Zeitrahmen übernimmt. Während des Durchführungszeitraums des Projekts erhält die federführende Organisation die Kofinanzierungsbeträge und zahlt den anderen Partnern ihren Anteil an den Kosten und dem Fortschritt ihrer Aktivitäten.

Die Budgetverwaltung während der Projektausführung erfordert:

  • Ein angemessener und geplanter Prozess der Ressourcenmobilisierung in Form von Ausgabenverpflichtungen und Verfahren;
  • Die Sammlung, Organisation und Archivierung der Dokumentation mit gemeinsamen Kategorien und Instrumenten für die gesamte Partnerschaft und in Übereinstimmung mit den im Projekt vorgesehenen Budgetposten und Berichtsmethoden;
  • Besonderes Augenmerk muss auf die regelmäßige und abschließende Berichterstattung, den kontinuierlichen Dialog mit der Verwaltungsbehörde und die Aufbewahrung der Dokumentation für den erforderlichen Zeitraum (normalerweise mindestens 5 Jahre) gelegt werden.

Diese Aspekte werden in einem separaten Kapitel über die Berichterstattung ausführlicher behandelt.

Ähnliche Überlegungen gelten für die administrativen Aspekte, die für die Einreichung eines Projekts erforderlich sind. Zu diesen Aspekten gehören insbesondere:

  • Überprüfung der Förderfähigkeitsbedingungen für Partner, Kosten und Projektaktivitäten;
  • Die Sammlung von Belegen, die für die Präsentation des Projekts erforderlich sind (z.B. Unterlagen, die die Förderkriterien und die technischen, finanziellen und personellen Kapazitäten der Partner belegen);
  • Die korrekte Registrierung des federführenden Partners und der Partner auf den entsprechenden Portalen, die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vorgesehen sind (insbesondere bei EU-Programmen);
  • Das Hochladen der verschiedenen Teile des Vorschlags in die entsprechenden Portale für die elektronische Einreichung (e-submission).

In der Tat erfolgt die Einreichung von Vorschlägen in den meisten Fällen über spezielle Webplattformen.

Sie sollten sich Zeit nehmen für die Registrierung, das Hochladen von Vorschlägen in die Portale und die Analyse der Anweisungen für die Nutzung der Portale, die normalerweise in den Aufforderungsunterlagen enthalten sind. Von einer Einreichung kurz vor dem Abgabetermin wird abgeraten, um zu verhindern, dass technische Probleme oder eine Überlastung des Servers die Einreichung bis zum angegebenen Termin unmöglich machen.

Die Verfahren können innerhalb der Strukturfonds und der Programme für territoriale Zusammenarbeit variieren, da die verschiedenen Verwaltungsbehörden unterschiedliche Systeme verwenden können. Innerhalb der EU-Programme sind sie jedoch relativ standardisiert und beziehen sich auf das einheitliche Portal ‚Funding&Tenders‘. Über dieses Portal können Sie Ihr eigenes Konto erstellen („EU Login“), Ihre Organisation registrieren und auf die Anweisungen zur Nutzung der Plattform zugreifen. Es wurde auch ein spezielles PDF-Handbuch mit allen Anleitungen entwickelt. Wir haben diesen Aspekten einen eigenen Artikel gewidmet.

Die administrativen Aspekte bleiben auch nach Einreichung des Projekts bestehen. Wenn ein Projekt bewilligt wird, erstellt die Finanzierungsstelle (eine nationale Behörde oder die Europäische Kommission) einen Vertrag (Finanzhilfevereinbarung), der normalerweise vom federführenden Partner, der die Mitglieder der Partnerschaft vertritt (im Rahmen einer speziellen Delegationsvereinbarung), unterzeichnet wird. Der Vertrag regelt den Beginn und die Dauer der Aktivitäten sowie die rechtlichen und finanziellen Aspekte (Vorfinanzierung, Aufteilung des Budgets auf die Partner, Abschlussbericht), das Verfahren (Überwachung der Aktivitäten) und die Berichterstattung/Verbreitung der Ergebnisse. Bei europäischen Programmen ist die Musterfinanzhilfevereinbarung normalerweise in der Phase der Antragserstellung verfügbar. Der Unterzeichnung des Vertrags mit der Europäischen Kommission können Ergänzungen und Überarbeitungen vorausgehen: Dies ist die Phase, in der sich die Vertragspartner auf die technischen und wirtschaftlichen Details einigen, die der Verwirklichung des Projekts zugrunde liegen. Auch in dieser Phase kann die Verwaltungsbehörde zusätzliche Dokumente anfordern.

Vor der Projekteinreichung sollten der Projektleiter und die Partner eine Partnerschaftsvereinbarung unterzeichnen, die ihre Beziehungen, Rechte und Pflichten, Verantwortlichkeiten und Quoten innerhalb des Projekts regelt. Dabei handelt es sich um ein „privates“ Dokument zwischen den an der Partnerschaft beteiligten Organisationen, das jedoch wichtig ist, um Unstimmigkeiten bei der Vergabe und Durchführung des Projekts zu vermeiden.

Wie imentsprechenden Kapitel erläutert, ist während des Projektdurchführungszeitraums eine regelmäßige administrative Unterstützung erforderlich, um die für die Berichterstattung benötigten Dokumente (Verträge, Rechnungen, Quittungen, Arbeitszeitnachweise usw.) zu den erforderlichen Zeitpunkten zu archivieren und bereitzustellen, die jedoch je nach den in den einzelnen Programmen und Ausschreibungen vorgesehenen Verfahren variieren können.