NOTE

[10] Für mehr:

Wie die anderen Kapitel erhebt auch dieses Kapitel angesichts der Breite des Themas keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll einige wichtige Punkte zusammenfassen, die in den vorherigen Kapiteln noch nicht behandelt wurden. Die meisten der behandelten Themen können detaillierter und genauer (und sogar mit einer gewissen Systematik) auf OpenPM2dem Projektmanagement-Leitfaden der Europäischen Kommissionsowie auf den „Leitfäden für Teilnehmer„, die von den verschiedenen europäischen Programmen zur Verfügung gestellt werden und auf die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Programme zugeschnitten sind.
Als Teil von OpenPM2sind sie von besonderem Interesse für die Vertiefung der Inhalte dieses Kapitels:
- Die detaillierte Analyse der Phasen des Lebens eines Projekts vom Anfang bis zum Ende, mit spezifischen Ratschlägen und einer Diskussion über Zwischenstufen, Leistungen, progressive Kontrollpunkte und Verantwortlichkeiten im Verlauf der verschiedenen Prozesse;
- Die verschiedenen Aspekte, die Sie unter Kontrolle halten müssen unter Kontrolle halten müssen während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts: Leistung, Zeit, Kosten, Beziehungen, Bedürfnisse, Änderungen, Risiken, Probleme und Entscheidungen, Qualität, Produkte, Übergang, operative Aspekte und Verwaltung externer Ressourcen.

Weitere allgemeine und konzeptionelle Aspekte, die die Logik des OpenPM-Leitfadens zusammenfassen2finden Sie in einer vertieften Studie, die sich mit „mentale Ansätze“ und „seltene Fragen“ in europäischen Projekten.
Für weitere Details zu anderen Aspekten dieses Kapitels empfehlen wir das Update des Leitfadens zur Bewertung von europäischen Projekten und die Online-Anmeldung für die Teilnahme an EU-Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
Für die Schreibaktivität empfehlen wir das „Handbuch des klaren Schreibens“ der Europäischen Kommission [es ist ein „Klassiker“, aber mit instabilen Links, ich empfehle, die Links in das Repository zu verschieben].

Ausarbeitung und Verwaltung eines Projekts

¹⁰ Zum Abschluss dieses Kapitels stellen wir Ihnen einige zusätzliche praktische Elemente vor, die für die effektive Gestaltung und Verwaltung eines Projekts nützlich sind. Dies sind sehr allgemeine Angaben, die einen ‚gemeinsamen Nenner‘ zwischen den europäischen Projekten erkennen lassen: Vieles hängt von der Art des Projekts, der Art der Finanzierung, dem Interventionsbereich, den Regeln und Formaten ab, die für jedes Programm und jede Ausschreibung verwendet werden.

Hauptelemente einer Aufforderung und eines Vorschlags

Das Schreiben eines Projekts beginnt mit einer äußerst sorgfältigen Lektüre der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen. Die Elemente eines Projektvorschlags folgen einer ähnlichen allgemeinen Struktur, obwohl sie je nach Art des Projekts variieren. Der folgende Text zeigt den typischen Inhalt einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen im Rahmen der Strukturfonds – ähnlich dem Inhalt einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für direkt verwaltete Projekte.

Da die wichtigsten Abschnitte und Inhalte einer Bekanntmachung können wir identifizieren:

Die Aufforderung zur Einreichung von VorschlägenInformationen über den Auftraggeber, den Gegenstand des Projekts und den Referenzbetrag; rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen (geforderte Garantien und Sicherheiten, Zahlungsmodalitäten, zulässige Rechtsformen im Falle von Konsortien, Anforderungen an die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, Anforderungen an die technische Leistungsfähigkeit); Zuschlagskriterien, Zeitplan und Fristen.
Das Dekretwird von der Verwaltungsbehörde erlassen und drückt die offizielle Genehmigung für die Veröffentlichung der öffentlichen Bekanntmachung aus.
Das Hintergrunddokument: Hinweis auf relevante regionale, nationale und europäische Dokumente.
Das Lastenheft: umfasst alle in der Ausschreibung genannten Punkte und enthält einige zusätzliche Regeln: Teilnahmemodalitäten, Vergabeverfahren, Zeitrahmen und Modalitäten für die Einreichung von Angeboten (normalerweise unterteilt in administrative Unterlagen, technische Unterlagen und wirtschaftliches Angebot).
Die SpezifikationenTechnisches Dokument, das die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Spezifikationen enthält: Beschreibung der Ziele und der erwarteten Ergebnisse, Merkmale der erforderlichen Aktivitäten, Methoden der Durchführung, Vorstellung der Arbeitsgruppe. Spezifikationen und Leistungsverzeichnisse werden oft zusammen präsentiert.

Da die wichtigsten Abschnitte und Inhalte eines Vorschlags können wir identifizieren:

Das BewerbungsformularDies ist ein Dokument, in dem der Antragsteller seine persönlichen Daten angibt und formell die Zulassung zur Ausschreibung beantragt.
Administrative DokumentationDokumente im Zusammenhang mit der Einreichung von Selbsterklärungen (gemäß Präsidialerlass 445/200), Bilanzen, Unterlagen zur technischen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit.
Technische DokumentationPräsentation des Projekts gemäß den technischen Spezifikationen, einschließlich Anhängen (z.B. Lebensläufe der Teilnehmer der Arbeitsgruppe).
Finanzielle DokumentationWirtschaftliches Angebot mit Angabe der für die Durchführung aller Aktivitäten erforderlichen Gegenleistung, formuliert unter Berücksichtigung aller im technischen Angebot beschriebenen Elemente, der erforderlichen Einzelheiten und der Beträge/maximalen Finanzierungstranchen.

Richtlinien zur Projekteinreichung

Die Phase der Projekterstellung beginnt, sobald die wichtigsten Bedingungen Voraussetzungen erfüllt sind, nämlich:

Das Vorhandensein einer Projektidee, die für den Aufruf geeignet ist (in thematischer Hinsicht und in Bezug auf die Förderfähigkeit der vorgeschlagenen Art von Aktivität).
Das Vorhandensein einer Ausschreibung im Rahmen der Möglichkeiten der Organisation (auch in Bezug auf die Frist).
Das Vorhandensein einer förderfähigen Partnerschaft im Sinne der Verwaltungskriterien mit soliden und ergänzenden technischen und finanziellen Ressourcen.

Als nächstes werden die Elemente Schlüsselelemente für die Ausarbeitung des Vorschlags sind:

Lesen Sie die Leitlinien sorgfältig durch.
Die Überprüfung und Aktualisierung der Kontextanalyse.
Die klare und strukturierte Definition von Projektzielen und -ergebnissen.
Die Antwort auf die rechtzeitigen Anforderungen des Anrufs.
Die endgültige Strukturierung der Partnerschaft und der Arbeitsgruppe.
Die genaue Beschreibung der Aktivitäten.
Die Erstellung eines realistischen und präzisen Zeitplans (Gantt-Diagramm).
Die Fertigstellung eines strengen und begründeten Finanzplans (sowohl in Bezug auf die von den Partnern zur Verfügung gestellten Mittel als auch auf den geforderten Beitrag).
Die Beschreibung der Verbreitungsstrategie für die Projektergebnisse.

Die Europäische Kommission stellt häufig Vorlagen für die Einreichung von Projektvorschlägen als Teil der der Aufforderung beigefügten Unterlagen. Diese Vorlagen enthalten in der Regel alle oben genannten Elemente sowie eine Struktur zur Beschreibung der Aktivitäten in Form von ‚Arbeitspaketen‘.

Die spezifischen Elemente, die für den Erfolg des Vorschlags am wichtigsten sind, werden normalerweise in der Aufforderung in den Bewertungskriterien definiert.

Bei der Ausarbeitung des Vorschlags müssen zunächst die folgenden Kriterien berücksichtigt werden Kriterien berücksichtigt werden: Relevanz, Effizienz, Effektivität, Auswirkungen und Nachhaltigkeit.

Neben diesen Kriterien können noch weitere, besonders häufige genannt werden, die konzeptionell mit den fünf bereits aufgeführten zusammenhängen:

Die Originalität und Innovativität der Projektidee, d.h. die Elemente der Neuartigkeit im Vergleich zu früheren oder laufenden Initiativen. In einigen Fällen (z.B. im Bereich Forschung und Innovation) ist die Anwendung modernster Ansätze und technisches Fachwissen erforderlich;
Die europäische Dimension des Projekts (auch als europäischer Mehrwert definiert), d.h. die Fähigkeit des Projekts, Lösungen einzubeziehen und bereitzustellen, die in verschiedenen Kontexten verwendet werden können, neue Möglichkeiten zu eröffnen und durch seine Umsetzung direkt oder indirekt dem gesamten europäischen Territorium und anderen Gebieten als dem spezifischen der Intervention zu nutzen;
Das ‚beste Preis-Leistungs-Verhältnis‘, d.h. die Gewährleistung, dass das Projekt das beste Ergebnis und die beste Qualität mit dem geringsten Einsatz von Ressourcen liefert.

Die Klarheit im Sprachgebrauch und in der Darstellung des Vorschlags (insbesondere wenn die Sprache, in der man schreibt, nicht die eigene ist) und die Annahme des logischen Rahmens sind in jedem Fall ein Aspekt von erheblicher Bedeutung bei der Ausarbeitung eines Projekts.

Da in vielen Fällen die Einreichung von Vorschlägen über spezielle Web-PlattformenSie sollten sich auch die Zeit nehmen, die Gebrauchsanweisungen zu analysieren, die normalerweise in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sind. Von einer Einreichung kurz vor dem Abgabetermin wird abgeraten, um zu verhindern, dass technische Probleme oder eine Überlastung des Servers die Einreichung bis zum angegebenen Termin unmöglich machen.

Starten Sie das Projekt

Das Schreiben eines Projekts ist sicherlich eine Herausforderung, aber es ist die Umsetzung und Verwaltung des Projekts, die das größte Engagement erfordert.

Wenn ein Projekt vergeben wird, erstellt die Finanzierungseinrichtung (eine nationale Behörde oder die Europäische Kommission) einen Vertrag der normalerweise vom Lead Partner unterzeichnet wird, der die Mitglieder der Partnerschaft vertritt (im Rahmen einer entsprechenden Delegationsvereinbarung). Der Unterzeichnung des Vertrags mit der Europäischen Kommission können Ergänzungen und Überarbeitungen vorausgehen: Dies ist die Phase, in der sich die Vertragspartner auf die technischen und wirtschaftlichen Details einigen, die der Verwirklichung des Projekts zugrunde liegen.

Der Vertrag regelt den Beginn und die Dauer der Aktivitäten sowie die rechtlichen und finanziellen Aspekte (Vorfinanzierung, Aufteilung des Budgets auf die Partner, Abschlussbericht), das Verfahren (Überwachung der Aktivitäten) und die Berichterstattung/Verbreitung der Ergebnisse.

Das Projekt beginnt in der Regel mit einer Auftaktveranstaltung (Kick-off-Meeting) mit der Teilnahme aller Partner.

Mit dem Start des Projekts übernimmt der Lead Partner die Verantwortung für die Kommunikation mit der Europäischen Kommission, die Koordinierung der Partner, die Kontrolle des Budgets und die Umsetzung der Aktivitäten zum geplanten Zeitpunkt.

Während der Projektdurchführung erhält der Lead Partner die Kofinanzierungsbeträge und zahlt den anderen Partnern ihren Anteil an den Projektkosten und den Fortschritten der entsprechenden Aktivitäten.

Überwachung und Bewertung

Mit dem Start des Projekts wurde der Prozess der Überwachung von Aktivitäten. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der sich vom Anfang bis zum Ende des Projekts erstreckt und darauf abzielt:

die Überprüfung des Fortschritts der Aktivitäten und der Erreichung der erwarteten Ergebnisse;
die Durchführung der erforderlichen Maßnahmen zur Behebung von Schwierigkeiten oder Verzögerungen und die laufende Aktualisierung von Arbeitsprogrammen und Zeitplänen.

Die Organisation häufiger Partnerschaftstreffen kann die Überwachung des Projekts und die kontinuierliche Anpassung des Tätigkeitsprogramms erleichtern. Der Lead Partner oder die Finanzierungsstelle kann auch Fortschrittsberichte anfordern, die die schrittweise Umsetzung veranschaulichen.

Während das Monitoring ein Instrument des operativen Projektmanagements ist, das darauf abzielt, den Fortschritt der Aktivitäten zu analysieren, um Probleme bei der Umsetzung zu erkennen und zu lösen, ist die Bewertung ist ein eher strategischer Prozess, der darauf abzielt, die Ziele, die Auswirkungen und den durch das Projekt erzielten Mehrwert in vorgegebenen Phasen zu bewerten. Daher die Bewertung:

bezieht nicht nur den Projektmanager, sondern auch externe Bewerter und die finanzierende Einrichtung ein,
gewinnt an Bedeutung, je näher das Projekt seinem Zeitlimit kommt und dieses überschreitet,
bietet eine wertvolle Grundlage für Partner, Begünstigte und Geldgeber, um Erfolge und Erfahrungen zu fördern.

Elemente im Zusammenhang mit der Projektüberwachung und -bewertung – Aspekte, die eng mit Indikatoren die im logischen Rahmen identifiziert wurden – werden oben im Abschnitt über Indikatoren und Quellen der Überprüfung im Absatz „Strukturierung der Interventionslogik“.

Der Abschluss des Projekts

Die europäische Finanzierung stammt aus öffentlichen Mitteln: Von jedem Projekt, das einen EU-Beitrag erhält, wird daher erwartet, dass es eine positive Wirkung auf die Gesellschaft hat. A Verbreitungsphase ausreichend lang und sorgfältig ist, um die Ergebnisse des Projekts bekannt zu machen und sicherzustellen, dass so viele Begünstigte wie möglich erreicht werden. Sie besteht darin, die Projektergebnisse zu fördern und einen positiven ‚Multiplikatoreffekt‘ zu erzeugen, so dass das Erreichte nützlich und inspirierend für andere Interventionen ist.

Die Verbreitung der Ergebnisse kann die Nutzung einer speziellen Website umfassen, die im Rahmen des Projekts selbst erstellt wurde, sowie die Organisation von Veranstaltungen und die Verbreitung von Veröffentlichungen. Alle Partner und Interessengruppen sind eingeladen, sich aktiv an dieser Phase zu beteiligen.

Am Ende eines Projekts verlangt die finanzierende Stelle in der Regel einen Abschlussbericht (der die Etappen und die erzielten Ergebnisse zusammenfasst) und ein Finanzdokument.

Das Dokument der Finanzberichterstattung Einzelheiten und Begründungen zu den getätigten förderfähigen Ausgaben und zur Kofinanzierung aus anderen Quellen. Die in der Aufforderung definierten Regeln stellen klar, wie das Projektbudget zu verwalten ist, wie viel Flexibilität erlaubt ist und wie detailliert die Abschlussberichte sein müssen. Manchmal stellt die Europäische Kommission spezielle Formulare zur Verfügung, um die Berichtsphase zu erleichtern und Ordnung in die Projektausgaben und ihre Belege zu bringen.