Contattare le istituzioni comunitarie in alcuni casi è utile, o necessario. Scopriamo come.
Contattare i funzionari: una premessa
In alcuni casi può essere utile o necessario poter contattare i funzionari comunitari che seguono l’esecuzione di programmi e progetti europei. Le istituzioni comunitarie offrono strumenti specifici e molto efficaci per fare questo, in nome del principio della trasparenza dell’amministrazione. Questi strumenti ci danno una possibilità in più per conoscere e contattare i nostri interlocutori, ma vanno utilizzati con accortezza e in casi particolari.
Prima di rispondere alla domanda principale (come?) è dunque importante fare alcune premesse, rispondendo ad altre tre domande: chi, quando e perché?
Chi contattare?
Le istituzioni comunitarie più strettamente legate all’europrogettazione sono la Commissione europea e le sue Agenzie esecutive: ad esse spetta la gestione operativa dei programmi europei, dei piani di lavoro, dei bandi e dei progetti.
Altre istituzioni hanno altri ruoli e funzioni (qui una loro rassegna sintetica e informativa). Tutte possono avere una rilevanza in termini consultivi, di analisi ed esecuzione delle politiche europee o per la genesi di fondi e programmi: ne parliamo qui e qui, e a questo si riferiscono i link “Analisi” e “Iter” del nostro prospetto. Di tutte queste istituzioni è possibile reperire contatti e riferimenti. Tuttavia, i servizi della Commissione europea e delle Agenzie esecutive restano di gran lunga i più direttamente legati al mondo dell’europrogettazione.
Attenzione: prima di contattare i funzionari delle istituzioni comunitarie, occorre chiedersi se esistono modalità di contatto più opportune, più in linea con le proprie necessità e con le rispettive competenze.
Ne parliamo qui: prima di pensare di contattare un funzionario, è bene chiedersi se tutte le altre opzioni sono state contemplate e possono risultare più efficaci ed opportune. Le opzioni sono molteplici: altri partner o organizzazioni-ombrello attive a livello europeo in moltissimi settori; punti di contatto nazionali attivi sui programmi di interesse; punti di informazione specificamente dedicati a mettere in contatto istituzioni europee e cittadini (rete EuropeDirect, Enterprise Europe Network, rappresentanza italiana presso l’UE, uffici di collegamento del Parlamento europeo in Italia e rappresentanze in Italia della Commissione europea).
Quando contattare le istituzioni comunitarie?
Ogni contatto deve essere pertinente, opportuno e conforme alle regole. Un contatto diretto (rivolto direttamente a un funzionario) non deve mai avvenire durante il periodo di preparazione o valutazione dei progetti, per evitare che venga visto come un tentativo per acquisire un illecito vantaggio su altri proponenti. Ogni contatto deve avvenire sulla base delle più stringenti considerazioni di trasparenza.
Nella maggior parte dei casi, per scopi legati all’europrogettazione, è consigliabile l’utilizzo dei canali generali e ufficiali indicati negli appositi documenti di progetto e sui siti web di riferimento. Per molti programmi europei sono previsti appositi focal point o national contact point dedicati a questo scopo.
In questo modo non solo si evita il rischio di contatti diretti percepiti come inopportuni (o peggio, non conformi alle regole), ma si hanno anche maggiori garanzie che il proprio messaggio sia preso in carico da qualcuno in grado di rispondere efficacemente.
Perché contattare le istituzioni comunitarie?
Perché dunque può essere utile poter contattare direttamente un funzionario? Per vari motivi. Ad esempio:
- per dare seguito a scambi avviati nel corso di incontri o conferenze (in presenza o virtuali), su aspetti che si sanno essere di sicuro e reciproco interesse;
- per informare o chiedere chiarimenti su aspetti che si sanno essere di interesse per il funzionario, nel corso dell’esecuzione di un progetto;
- per eventuali inviti a eventi, conferenze, iniziative o interviste organizzati nell’ambito della propria attività;
- per ottenere altri ragguagli molto puntuali, cui si crede che solo una persona specifica potrebbe rispondere.
Inoltre, può essere interessante conoscere la struttura di un dipartimento o di una unità per poter calibrare o organizzare al meglio la propria proposta: ad esempio, l’analisi di un organigramma permette di avere la conferma dell’esistenza di interlocutori su aspetti di specifico interesse.
Come contattare le istituzioni comunitarie: 1- il repertorio elettronico
Il primo fondamentale strumento per reperire i contatti dei funzionari europei è il repertorio elettronico dell’Unione europea.
È possibile utilizzarlo direttamente online, selezionando le istituzioni desiderate. “Sfogliarlo” può rivelarsi un po’ laborioso, perché esistono moltissime ramificazioni successive da selezionare. Possiamo accompagnarvi in un paio di esempi:
- Commissione europea –> DG EMPL –> Direzione fondi, transizione giusta e analisi –> Direzione fondi, programmazione e implementazione –> Unità FSE+ / Unità imprenditoria sociale e inclusiva / ecc.
- Agenzie –> Agenzie esecutive –> EACEA / CINEA / EISMEA / ecc.
Il punto di partenza per la ricerca è costituito della conoscenza di DG e Agenzie di riferimento per il proprio programma, indicate all’interno del nostro prospetto e nelle schede relative ai singoli programmi.
Il repertorio elettronico è disponibile anche in versione pdf (un pdf per ogni principale istituzione comunitaria). Il documento pdf può essere “sfogliato” più rapidamente, ma fornisce meno dettagli e rispetto alla versione online. Riprendendo i due esempi già presentati, le stesse informazioni (con minori dettagli) si possono trovare qui:
- Repertorio della Commissione europea –> pagina 72 –> DIR G – Funds: programming and implementation / 3. Social and inclusive entrepreneurship;
- Repertorio delle Agenzie –> Agenzie esecutive a partire da pagina 27.
La homepage del repertorio fornisce inoltre la possibilità di effettuare una veloce ricerca per nome, per trovare il contatto di una persona specifica a partire dal suo nome.
Come contattare le istituzioni comunitarie: 2 – le pagine delle singole istituzioni
Il sito della Commissione europea prevede un secondo strumento per reperire informazioni e contatti sullo staff delle sue Direzioni Generali e delle sue Agenzie esecutive. Si tratta di una sezione di informazione sulla sua struttura interna, che permette di accedere a una pagina dedicata per ogni DG e Agenzia esecutiva.
Questa pagina fornisce le informazioni e i link di approfondimento sul lavoro di ogni DG e Agenzia, un organigramma specifico e altre indicazioni utili a contattarne i servizi. Per quanto non si tratti di una vera “rubrica”, l’organigramma: 1) è uno strumento utile per capire visivamente la struttura interna di una DG, Agenzia o servizio; 2) può fornire informazioni più complete rispetto al repertorio elettronico (questo vale, ad esempio, per le informazioni sulle Agenzie esecutive); 3) permette di reperire dei nomi che possono essere ricercati direttamente sulla homepage del repertorio elettronico (ricerca per nome).
Forniamo a seguire, come esempio, i riferimenti dei siti web, delle pagine informative e degli organigrammi delle Agenzie esecutive. A partire dalla stessa pagina si possono trovare informazioni analoghe, riferite alle varie DG.
- EACEA (educazione, gioventù, cittadinanza attiva e cultura) : informazioni | organigramma
- EISMEA (piccole e medie imprese e innovazione) : informazioni | organigramma
- HADEA (salute e digitale) : informazioni | organigramma
- REA (ricerca e innovazione) : informazioni | organigramma
- CINEA (clima, infrastrutture e ambiente) : informazioni | organigramma
La struttura organizzativa di riferimento per i bandi e i programmi destinati ai paesi terzi è disponibile su pagine specifiche: EEAS (paesi terzi e azione esterna) : informazioni | organigramma | delegazioni.
Come contattare le istituzioni comunitarie: 3 – altre modalità
Per quanto possa apparire uno strumento ormai desueto, il centralino della Commissione europea (che risponde al numero +32 2 299 11 11) resta una modalità efficace per reperire i contatti dei funzionari comunitari. Per facilitare la comunicazione occorre aver ben chiara la domanda da formulare ed esprimersi in inglese, ma spesso rivolgersi agli operatori del centralino permette di reperire un contatto in modo più semplice ed efficiente.
Inoltre (lo ricordiamo ancora), le singole DG, Agenzie e Programmi, nonché i singoli bandi, forniscono contatti e-mail, telefonici o form di richiesta non “personalizzati”, che vanno preferiti nei casi in cui non sia strettamente necessario contattare una persona specifica.
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